Sind Sie bereit für das Management einer Remote Workforce?

Deutschland und die DACH-Region lagen beim Thema Remote-Arbeit und HomeOffice im europäischen Vergleich bisher gerade einmal im Mittelfeld. Laut Statistischem Bundesamt arbeiten in Deutschland rund 11 Prozent der Erwerbstätigen gewöhnlich oder manchmal daheim. In den Niederlanden und Norwegen sind es hingegen bereits knapp 40, in der Schweiz rund 28, in Großbritannien 25, in Österreich 22 und in Frankreich über 20 Prozent(i)(ii). Durch die aktuellen Maßnahmen zum „Social Distancing“ im Kampf gegen Covit-19 stiegen diese Zahlen rapide an. Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom arbeitet zurzeit jeder Zweite (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im HomeOffice(iii). Während viele Firmen durch die fortschreitende Digitalisierung und neue Arbeitsmodelle bereits die Grundlagen für digitales Remote-Arbeiten geschaffen haben, ist dies für andere Unternehmen eine völlig neue Situation. Es gibt Mitarbeiter, die nach 30 Jahren Berufsleben in diesen Wochen ihren ersten HomeOffice-Tag erleben. Vor allem für Unternehmen und Verantwortliche, die ihre Teams und Mitarbeiter sehr plötzlich auf einen völlig neuen Arbeitsmodus umstellen müssen, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu beachten.

Transparenz und regelmäßige Kommunikation
Wenn Mitarbeiter in einer Krise isoliert sind, dauert es meist nicht lange, bis diese sich Sorgen um ihre persönliche Sicherheit und die Sicherheit am Arbeitsplatz machen oder sich Gerüchte unter Kollegen verbreiten. Wenn Sie Ihre Belegschaft aus Sicherheitsgründen unter Quarantäne gestellt haben, aber auch in jeder anderen Krisensituation, sollten Sie deshalb die Richtlinien Ihres Unternehmens sowie dessen Pläne zur Bewältigung der Krise klar kommunizieren. Selbst wenn es noch keine endgültige Strategie gibt, sollten Sie kommunizieren, dass das Management daran arbeitet und wie die ersten Schritte aussehen (könnten). Geben Sie zudem Empfehlungen von Behörden und die Gründe für Ihre Entscheidung weiter. Informieren Sie Ihre Angestellten was Sie tun, um das Unternehmen in Bewegung zu halten, und wie Mitarbeiter durch ihr Engagement sowie Schutzmaßnahmen für ihre persönliche Sicherheit zum Erfolg dieser Bemühungen beitragen können. Aktualisieren Sie diese Informationen regelmäßig und informieren Sie die Mitarbeiter, sobald Änderungen eintreten.

Persönlicher Kontakt – auch aus der Ferne
Der Aufbau einer effektiven täglichen Kommunikation mit einer dezentralisiert arbeitenden Belegschaft ist unerlässlich. Das gilt nicht nur für Krisen-Szenarien, sondern auch dann, wenn Ihr Team hauptsächlich aus Außenmitarbeitern besteht, die selten ins Büro kommen.E-Mail-Verkehr allein reicht meist nicht aus.Verwenden Sie Kommunikationskanäle wie Arbeits-Chat-Plattformen, die lockerer und persönlicher sind und eine bessere Verbindung zwischen den Mitarbeitern fördern.Planen Sie außerdem regelmäßige persönliche Treffen Ihrer Teams per Videokonferenz.Die Interaktion und das wechselseitige Engagement tragen dazu bei, dass sich Remote-Mitarbeiter einbezogen und verantwortlich fühlen.

Es ist notwendig, Mitarbeiter in Krisensituationen von Anfang an zu unterstützen, um zu zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind. Wenden Sie sich an einzelne Mitarbeiter, um zu beurteilen, wie diese persönlich betroffen sind. Bieten Sie im Bedarfsfall die Möglichkeit zum Gespräch an, sei es über die Personalabteilung oder per Videokonferenz mit einem Berater.

Grenzen beachten
Es ist aber auch wichtig, dass sich die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht komplett auflösen, nur weil die Mitarbeiter nicht in einem geregelten Bürobetrieb tätig sind. Nehmen Sie während der normalen Arbeitszeit Kontakt auf, erwarten Sie keine Antworten spät in der Nacht. Denken Sie andererseits daran, dass viele Angestellte mit Kindern möglicherweise auch mit Schulschließungen konfrontiert sind und niemanden haben, der sich um die Kinder kümmert. Berücksichtigen Sie also nach Möglichkeit auch die individuellen Umstände. Diese Regeln gelten im Übrigen ebenfalls für die Mitarbeiter. Ermutigen Sie diese, auch im HomeOffice strukturiert zu arbeiten und Pausen sowie Arbeitszeiten einzuhalten. Auch wenn flexibles Arbeiten ein wichtiger Vorteil neuer Arbeitsmodelle ist, zeigen zahlreiche Studien, dass Struktur und eine gewisse Trennung von Arbeit und Freizeit sehr wichtig sind, um produktiv arbeiten zu können(iv).

Der Blick über den Tellerrand
Viele Unternehmen, insbesondere wenn sie von physischen Lieferketten oder dem persönlichen Kundenkontakt abhängen, sind aktuell großen Geschäftsrisiken ausgesetzt. Es gibt aber auch schon positive Beispiele von Firmen, die ihre Geschäftsmodelle umstellen und Produkte sowie Dienstleistungen über neue Wege anbieten. So haben einige deutsche Textilunternehmen ihre Fabriken spontan auf die Produktion von Gesichtsmasken umgestellt – nicht nur um zu helfen, sondern auch um Kurzarbeit und Entlassungen zu verhindern. Aber auch im Bereich Kundenberatung und Dienstleistung finden Organisationen neue Wege. Finanz- oder Versicherungsberater steigen beispielsweise auf Videokonferenzen um, denn gerade jetzt suchen viele Kunden nach Ratschlägen, wie sie mit Verdienstausfällen umgehen können. IT-Anbieter arbeiten auf Hochtouren, um Kunden mit Cloud IT-Infrastrukturen für dezentrales Arbeiten auszurüsten. Selbst Fitnessstudios bieten Online-Kurse an, mit denen sich ihre Mitglieder auch zu Hause fit halten können, um sich so ihre Klientel zu erhalten. Sprechen Sie mit Kunden und überlegen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern, wie Sie Ihren Kunden weiterhin einen Mehrwert und Unterstützung anbieten können.

Mitarbeiterentwicklung als Chance in der Krise
Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung sind in Krisenzeiten wichtiger denn je. Konkret wird dies sichtbar, wenn beispielsweise neue Technologien eingesetzt werden, um die Arbeitsleistung aufrecht zu erhalten. Zwar gibt es viele Mitarbeiter, die heute bereits mit Tools für Remote-Arbeit vertraut sind, aber es gibt auch Firmen, bei denen HomeOffice und die entsprechende technische Ausstattung bisher die Ausnahme sind. Egal, ob es sich um die aktuelle Ausnahmesituation durch Covit-19 oder um eine andere Umstellung der Geschäftsprozesse handelt: was sich zunächst als eine Herausforderung präsentiert, bei der man sich auf neue Tools und Prozesse einstellen muss, kann sich auch als Chance zur persönlichen sowie unternehmerischen Weiterentwicklung erweisen.

Digitale HR-, HCM- und Lernplattformen machen das Lernen auch vom HomeOffice oder jedem anderen Ort aus möglich. Zudem zeigen sie, bei welchen Mitarbeitern sich eine Weiterbildung oder Umschulung anbieten würde, falls durch die Krisensituation oder eine generelle Umstellung im Unternehmen einige Aufgaben bzw. Rollen wegfallen und an anderer Stelle neue Jobs entstehen. In einigen Fällen ist das Erwerben neuer Qualifikationen also sogar notwendig. Ferner fühlen sich Mitarbeiter, denen in ihrer Rolle die persönliche Führung fehlt, inspiriert und unterstützt, wenn sie ermutigt werden, von zu Hause aus neue Fähigkeiten zu erwerben.

Mitarbeitermotivation über Digitale Tools
Digitale Tools eignen sich auch sehr gut, um das Gemeinschaftsgefühl beim Remote-Arbeiten aufrecht zu erhalten. Besonders in Krisen ist dies von entscheidender Bedeutung, um ein Gefühl der Isolation auszugleichen. Moderne HR- und HCM-Lösungen bieten zahlreiche Möglichkeiten, um Mitarbeitern digitale Belohnungen für besonderen Einsatz, herausragende Leistungen oder das Erwerben neuer Qualifikationen zukommen zu lassen und dieses auch im Team sichtbar zu machen.  Aber auch digitale Geburtstagskarten, das Anstoßen auf Erfolge im Video-Team-Meeting oder Wettbewerbe im Team – mit entsprechenden Belohnungen – eignen sich für die Motivation einer digitale Remote Workforce Community.

„Die Umstellung auf ein Remote-Arbeitsmodell ist eine große Herausforderung, insbesondere für Unternehmen, die normalerweise nicht auf diese Weise arbeiten“, erklärt Talent Management-Expertin Doris Niederwieser von SumTotal Systems. „Nicht nur der Einsatz moderner technischer Tools, sondern auch die richtigen Führungsqualitäten, die Unterstützung und Empathie signalisieren, sind entscheidend, damit Unternehmen funktionsfähig bleiben und Herausforderungen bewältigen.“

Weitere Informationen rund um die Themen HCM, Personal und Talent Management sowie Corporate Learning finden Sie auch unter www.sumtotalsystems.de

i https://www.destatis.de/Europa/DE/Publikationen/Bevoelkerung-Arbeit-Soziales/Arbeitsmarkt/broeschuere-arbeitsmark-blick-0010022189004.pdf?__blob=publicationFile
ii https://www.blick.ch/news/wirtschaft/weniger-als-die-haelfte-der-chefs-erlaubt-das-arbeiten-zuhause-schweizer-firmen-pfeifen-auf-homeoffice-id7929685.html
iii https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Corona-Pandemie-Arbeit-im-Homeoffice-nimmt-deutlich-zu
iv https://science.orf.at/v2/stories/2884143/ – https://www.charityjob.co.uk/careeradvice/keep-work-and-home-life-separate/