Durch QMS effektivere und effizientere Unternehmensabläufe: das Beispiel Francotyp-Postalia

Dipl. Ing. Lutz Redlinger studierte Nachrichtentechnik an der Technischen Universität in Berlin. Seit März 2003 ist er der integrierte Managementbeauftragte für Qualitätsmanagement, Energiemanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit und Informationssicherheit.

Lange: Herzlichen Dank, dass Sie bereit sind, mit uns über Ihr QMS zu reden. Seit wann ist Ihr Unternehmen denn nach ISO 9001 zertifiziert?

Redlinger: Eingeführt haben wir unser QMS bereits im Januar 2007. Damals noch nach
ISO 9001:2000.

Lange: Welche Motive standen damals bei Ihnen im Vordergrund, ein QMS einzuführen und es dann auch zertifizieren zu lassen?

Redlinger: Im Wesentlichen waren es Kundenforderungen und das Erfüllen von externen Kundenwünschen. Weitere wichtige Aspekte waren auch die Stärkung des präventiven Arbeitens im Unternehmen, das optimierte Lenken von Dokumenten und – durch die internen Audits – die stetige Verbesserung unseres Unternehmens. Das QMS hat uns geholfen, effektivere und effizientere Abläufe im Unternehmen zu etablieren.

Lange: Gibt es organisatorische Erfolge durch den prozessorientierteren Ansatz?

Redlinger: Ja, da gibt es sogar einige Vorteile, die wir aus dem Prozess schöpfen konnten. Zum einen haben wir die Zahl redundanter Abläufe reduziert. Dazu zählen etwa einheitliche Prozessabläufe, das Löschen mehrfach definierter Abläufe zum selben Thema usw. Auch die Optimierung unserer internen Audits sehen wir als Errungenschaft an, genauso wie die nun eindeutigeren Verantwortungsregeln im internen und externen Kundenbezug. Auch das „Kästchendenken“ wurde durch die Prozesswelt deutlich reduziert, da Prozesse auch die internen und externen Schnittstellen klarer zusammenfassen.     

Lange: Die ISO 9001 durchlief ja eine Revision. Diese sollte auch dazu dienen, dass sich Unternehmen im Rahmen von Managementsystemen mehr mit dem eigenem Kontext beschäftigen und daraus Risiken und Chancen fundiert ableiten und dementsprechende Aktivitäten planen können. Was tun Sie denn genau, um Chancen zu identifizieren?

Redlinger: Wir hatten bereits vor der Normeinführung der ISO 9001:2015 u.a. auch unser Prozesscontrolling und die internen Audits entsprechend angepasst. So gehört z.B. zu jedem Auditprotokoll eine SWOT-Analyse für den Vorstand und den auditierten Bereich. Alle Feststellungen aus Audits, Betriebsbegehungen, externen und Kundenaudits, Einzelmeldungen, etc. werden zentral über eine Controlling-Liste gepflegt und hierbei nach Risiken und Chancen gewichtet. In unserer Controlling-Liste werden Potenziale in 5 Stufen klassifiziert:

Z – operatives Ziel (jährlich aus strategischen Zielen abzuleiten)
E – Empfehlung (Chance)
H – Hinweis (geringe Nebenabweichung, einzelne Fehler)
B – Beanstandung (gravierende Nebenabweichung, häufige Fehler)
A – Hauptabweichung (systematische Fehler)

Unsere Anpassungen werden auch immer aus Ergebnissen von Audits abgeleitet, weshalb die Zertifizierung mit dem externen „nicht-betriebsblinden“ Blick für uns von großer Bedeutung ist.

Das vollständige Interview finden Sie auf der Website der GUTcert.