Projekt-Controlling mittels „Mitlaufender Kalkulation“ transparent und effizient gestalten

Der Flughafen Köln/Bonn verwaltet mehr als 90 eigene Gebäude. Für die IT-gestützte Planung und Umsetzung von Umbau- und Modernisierungsmaßnahmen oder Neubauten erkannte der Flughafen Handlungsbedarf, da sich insbesondere die transparente Kostenverfolgung schwierig gestaltete. Der Flughafen Köln/Bonn nutzt für das Kostencontrolling und die Beschaffung SAP, deshalb sollte die Kostenplanung und -verfolgung möglichst dort integriert werden. Weiterhin sollten zukünftig, frühere Schwachstellen, wie fehlende Kostentransparenz (in Plan und Ist), aufwendige Vergleiche von Kennzahlen über verschiedene Systeme hinweg oder mangelnde Vergleichbarkeit von verschiedenen Projekten, abgestellt werden. Weitere Zielsetzungen der Umsetzung waren unter anderem die Vermeidung von fehlerhaften Fremdbuchungen auf Projekte und die Etablierung eines fachbereichsübergreifenden Reportingwerkzeugs.

Einheitliche Strukturierung der Projekte nach DIN 276

Um eine möglichst breite Akzeptanz zu schaffen, bildete die im Bauwesen geläufige DIN 276 die Grundlage für die Projektstrukturierung. Diese unterteilt Projektkosten in Kostengruppen, was im SAP Project System (SAP PS) als hierarchisch angeordnete PSP-Elemente dargestellt wurde. Der Anlageprozess für neue Projekte wird durch die Nutzung standardisierter Templates unterstützt und dadurch stark vereinfacht. Diese vereinheitlichte Projektstruktur stellt die Basis für viele Folgeprozesse im Rahmen der Projektabwicklung dar.

Kostenplanung, Budgetierung und BANF-Freigabestrategie

Ein Kernrprozess ist die Planung von Kosten für das durchzuführende Vorhaben als Basis für eine erfolgreiche Abwicklung. Mittels der standardisierten Struktur wird ein effizienter Planungsprozess sichergestellt. Ebenfalls entsteht dadurch eine Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Projekten. Änderungen während der Projektlaufzeit können in verschiedenen Versionen gepflegt werden und im Reporting miteinander verglichen werden. Der am Flughafen etablierte Prozess sieht vor, dass eine initiale Kostenplanung als Antrag für ein zu vergebendes Investitionsbudget genutzt wird. Nach einer erfolgten Genehmigung wird gegen dieses Projekt-Budget, bei kostenverursachenden Buchungen, eine Verfügbarkeitsprüfung vollzogen. Durch dieses Vorgehen wird eine Überschreitung des vergebenen Budgets vermieden. Darüber hinaus hat sich der Flughafen dazu entschieden, mittels einer von bdf entwickelten Erweiterung, den jeweiligen Projektverantwortlichen frühzeitig in die projektbezogene Bestellabwicklung einzubinden. In der Vergangenheit kam es bei Bestellungen häufig zu fehlerhaften Kontierungen, sodass falsche Projektbudgets belastet wurden. Die entwickelte Freigabestrategie ermöglicht es dem, im Projekt hinterlegten, Verantwortlichen künftig Bestellanforderungen workflow-basiert zu prüfen und damit schon frühzeitig falsch zugeordnete Bestellungen abzulehnen.

Reporting mit der bdf MIKA

Elementarer Bestandteil eines gut funktionierenden Projekt Controllings ist das Berichtswesen. Hier erweist sich der FKB-spezifisch angepasste bdf MIKA Report als ein wertvolles Werkzeug. Der Bericht bietet weitreichende Funktionalitäten und eine besondere Informationstiefe. So ist es möglich, neben der Selektion einzelner Projekte, auch über den in den PSP-Elementen gepflegten Verantwortlichen in den Bericht einzusteigen. Dies versetzt die Projektleiter und Controller in die Lage in einem Bericht zusammenfassend alle ihre Projekte einzusehen. Neben der reinen PSP-Hierarchie sammelt die mitlaufende Kalkulation (MIKA) auch alle weiteren auf die PSP-Elemente kontierten Objekte, wie Bestellanforderungen (BANF), Bestellungen (inkl. Bestellpositionen) und Instandhaltungsaufträge ein und bietet den Nutzern einen ganzheitlichen Überblick über den aktuellen Stand des Projektes.

Martin Wendt, Projektleiter für die Umsetzung der neuen PSP-Struktur am Flughafen Köln/Bonn ist mit dem Ergebnis zufrieden: „Nach der Einführung der optimierten PSP-Struktur und dem neuen Report zur mitlaufenden Kalkulation haben wir viele positive Rückmeldungen erhalten. Die Anwender können sich jetzt viel schneller einen besseren Überblick über die Budget- und Kostensituation eines gesamten Projektes verschaffen. Die neue Funktion der Freigabe des Projektleiters einer BANF wird ebenfalls sehr gelobt. Der Projektleiter hat nun die Chance Buchungen auf sein Budget zu beeinflussen.“