Case Study: Von der Beschaffung bis zur Zahlungsabwicklung („purchase-to-pay“) – dormakaba optimiert Veranstaltungseinkauf mit meetingmasters.de

dormakaba, ein weltweit führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen rund um die Sicherheit und den Zugang zu Räumen und Gebäuden, hat sich im Juni 2023 im Rahmen einer Ausschreibung für die Zusammenarbeit mit dem MICE-Dienstleister meetingmasters.de entschieden.

Ausgangssituation

Die für die Beschaffung von Veranstaltungsleistungen zuständigen Einkäufer bei dormakaba in Deutschland und der Schweiz waren auf der Suche nach einem Service-Provider, der den gesamten purchase-to-pay-Prozess von der Suche über die Anfrage, Nachverhandlung und Buchung bis hin zur Zahlungsabwicklung übernimmt. Bis dahin wurde der dezentral organisierte Veranstaltungseinkauf manuell durchgeführt: von der zeitintensiven Internetrecherche und manuellen Aufbereitung der Angebote über die individuelle Vertragsgestaltung mit den Locations bis hin zur Zahlungsabwicklung und Anlage jeder gebuchten Location als Kreditor. 

Zielsetzung

Der Fokus der Ausschreibung lag auf einer Kombination aus persönlichem Service und einem professionellem MICE-Einkaufstool mit dem Ziel, den Einkaufsprozess ganzheitlich zu verschlanken. Mit der Einführung einer neuen Verfahrensweise mit Unterstützung eines externen Service-Providers sollten Prozesskosten eingespart, mehr Transparenz der MICE-Ausgaben erlangt werden sowie zu einer Entlastung im Zahlungsmanagement führen.

Ein wesentliches Kriterium für die Auswahl des Dienstleisters war die Entlastung im Zahlungsmanagement: Die Kreditorenbuchhaltung sollte effizienter aufgestellt werden.

Roll-out

Nach dem Zuschlag wurde der Corporate Account mit allen kundenspezifischen Einstellungen im MICE-Tool moreDirect angelegt.

Die Meetingplaner von dormakaba können das MICE-Tool für den Einkauf ihrer Tagungslocations selbst nutzen – ohne Unterstützung der Support Angels – oder sie übergeben den kompletten Prozess an ihren persönlichen Support bei meetingmasters.de. Um die Meetingplaner mit dem Tool und den Services vertraut zu machen, wurden in der Einführungsphase Schulungen in deutscher und englischer Sprache für den Roll-out in Deutschland, der Schweiz und Großbritannien von dem für dormakaba zuständigen Support Angel Nicole Mann durchgeführt. Der gesamte Roll-out-Prozess wurde von einem regelmäßigen partnerschaftlichen Austausch zwischen den Einkäufern von dormakaba und der Projektleitung bei meetingmasters.de begleitet.

Fazit: Prozessoptimierung durch Outsourcing

Die Implementierung eines MICE-Tools bietet großes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung in der Veranstaltungsplanung. Der Erfolg hängt jedoch maßgeblich von einer durchdachten Einführung ab, die sowohl den technischen Roll-out als auch die Schulung der Mitarbeiter umfasst. Durch eine sorgfältige Planung, eine stufenweise Implementierung und kontinuierliche Optimierung lässt sich sicherstellen, dass das Tool langfristig zu einem wertvollen Instrument für das Unternehmen wird.

Durch die Unterstützung der Account Manager mit dem MICE-Tool moreDirect werden die Meetingplaner von dormakaba spürbar entlastet. Mit der Übertragung des Zahlungsmanagements auf meetingmasters.de systematisiert dormakaba die Rechnungsabwicklung im Veranstaltungsmanagement, bündelt sämtliche Zahlungsströme, profitiert von der Liquiditätsbrücke und kann somit den Zahlungsvorgang vereinfachen. Zudem entfällt die zeitraubende Lieferantenprüfung und -anlage. Das führt zu einer deutlichen Senkung der internen Prozesskosten.