Fünf Tipps für Jira-Einsteiger

Ob Multiprojektmanagement, Skill-Management, Ressourcen-Management oder KI-Unterstützung bei To Do-Listen bzw. Projektplanung: Can Do ist das Daily Tool, das dich beim Planen, Managen, Steuern und Auswerten deiner Projekte optimal unterstützt. Sein klassischer Projektmanagement-Ansatz schafft Struktur, Transparenz und Vergleichbarkeit.

Auf Team-Ebene sind aber manchmal andere Eigenschaften als die Tugenden klassischer Projektmanagement-Methoden gefragt. Das gilt insbesondere – aber nicht nur – für Projekt-Teams in der Software-Entwicklung. Ihre Arbeitsweise und die dortige Produktentwicklung ist prädestiniert für agiles Projektmanagement. Und genau hier kommt Jira, die PM-Software von Atlassian, ins Spiel.

Jira – die ideale Ergänzung zu Can Do

Can Do ist kontaktfreudig: Dank seiner Schnittstellen, Add-Ons und Integrationen gewinnt die KI-gesteuerte Software an Funktionen und kann noch genauer an bestimmte Aufgaben und Einsatzbereiche angepasst werden. Zu den Möglichkeiten gehören unter anderem:

• Einbindung von Standard-SAP-Anwendungen
• Add-On für Salesforce
• Confluence Connect-Schnittstelle
• Exportfunktionen, u.a. für Excel

Unsere persönliche Lieblings-Integration ist aber die mit Jira: Can Do macht es damit möglich, auf Projektteam-Ebene die zunehmend beliebten agile Methoden anzuwenden, während es für das Projektmanagement die unverzichtbaren klassischen Methoden bereithält.

Im Ergebnis entsteht hybrides Projektmanagement, das den jeweiligen Anwendern zahlreiche Funktionen und Vorteile bringt – vor allem aber allen Stakeholdern Spaß bei der täglichen Anwendung macht. 

Jira – dein erster Kontakt mit agilem PM?

Jira ist nicht nur für uns, sondern für zahlreiche Anwender (vom kleinen Team bis zum Enterprise-Unternehmen) State of the Art in Sachen Projekt- und Vorgangsnachverfolgung und einer der prominentesten Vertreter von PM-Software.

Wenn du also Jira gerade ganz neu für dich entdeckst, ist es nicht unwahrscheinlich, dass du auch mit dem Thema agiles Projektmanagement noch nicht bis ins Detail vertraut bist. Unsere Tipps wenden sich an Einsteiger wie dich – aber wir schließen natürlich nicht aus, dass auch so manche/r erfahrene Anwender/in davon profitieren kann … In diesem Sinne: viel Lesevergnügen und Projekterfolg mit unseren Tipps!

Jira – fünf Tipps für deinen leichten Einstieg

1. Jira ist nicht Excel

Man mag es als Betroffene/r ja kaum laut aussprechen, deshalb tun wir es: Nicht wenige Erstanwender von Jira haben bislang mit – ja, genau: Excel – ihre Projekt verwaltet. Natürlich wussten auch alle im Team, dass das so starr wir ineffizient war.

Aber wenn ein Projekt klein ist (oder zu Anfang klein war), nimmt man halt nicht selten, was an Software gerade da ist und womit die meisten bereits umgehen können. Das Problem dabei: Zu Beginn kann man sich mit Excel durch so manches Projekt lavieren. Aber wehe, die Sache wird größer. Oder es bearbeiten mehrere Mitarbeiter/innen die Datei. Oder Prioritäten ändern sich…

Dateianhänge, Chats oder Workflows sind nur wenige Beispiele für Arbeitserleichterungen, die in Jira ein Klacks sind, während sie in einer Excelliste kaum darstellbar ist. Doch der wichtigste Grund für das häufige "Hinbiegen" der Tabellenkalkulation in eine PM-Software war ohnehin nie der Funktionsumfang, sondern schlicht Gewohnheit. "Da mach ich schnell ne Tabelle" ist eben in vielen Teams die Standard-Antwort auf zahlreiche Herausforderungen. Eine Gewohnheit, von der du dich frei machen solltest!

• Neue Software, neue Abläufe, Neues zu lernen: Mach trotzdem einen harten Schnitt. Nachdem du dich einmal bei Jira angemeldet hast, solltest du nie wieder ein Projekt mit Excel abwickeln.
• Strg – F kann jetzt mehr: Wenn du in Excel die Suche bemühst, findet sie für dich die entsprechende/n Textstelle/n. Die Suche in Jira ist gänzlich anders aufgebaut und ungleich mächtiger. So kannst du zum Beispiel die Ergebnisse einer Suche nach Nutzern und Labeln / Stichworten filtern. Mit der "Jira Query Language" JQL steht dir sogar eine Sprache für spezielle Suchabfragen zur Verfügung.
• Ein Scrum Board oder ein Kanban Board in Jira ist einfach hübscher anzusehen als ein Excel-Chart. Und informativer ist es – dank Detailansicht der Karten – auch. Nutze diesen optischen Vorteil, um dein Team auf Jira einzustimmen!
• Jira ist kollaborativ aufgebaut – in jeder Hinsicht. Das bedeutet: Es haben nicht nur mehrere Nutzer zugleich Zugriff auf die Software. Es weiß auch jeder im Team, welche Aufgaben wer zu erledigen hat (und vielleicht noch nicht erledigt hat). Das bedeutet unter Umständen eine ganz andere Teamkultur, als sie zuvor geherrscht hat. Hier musst du unter Umständen noch Überzeugungsarbeit leisten, bevor ihr Jira einsetzt.

2. Tutorials sind keine Beleidigung

"1. Prüfen Sie, ob der Netzstecker eingesteckt ist." – Wer diesem Troubleshooting-Klassiker schon mal begegnet ist, mag kein richtiges Vertrauen in die Problembeseitigungs- und Erklärfähigkeiten desjenigen Unternehmens entwickeln, das einem auf diese Weise zur Seite steht. Zum Glück ist das bei Atlassian, dem Anbieter von Jira, anders: Die Support-Seite zu Jira bietet nicht nur Zugang zu umfangreichen Dokumentation, sondern auch zu einer aktiven und hilfsbereiten Anwender-Community. 

Dazu kommen die Jira-Tutorials sowie die Blogs, Videos und anderen Veröffentlichungen der Jira-Partner. Selbst erfahrene Anwender müssen sich nicht in ihrer Ehre gekränkt fühlen, wenn sie hier Hilfe suchen – alles kann man eben nicht wissen, und bei so viel geballter Information fällt beim Besuch der Support-Seite meist auch noch ein hilfreicher Ratschlag, ein schlauer Workaround oder eine clevere Abkürzung zusätzlich ab. 

3. Der Marketplace ist keine Show

Im Marketplace für Jira findest du eine Menge an sogenannten Apps, die zum Beispiel die Integration mit anderer Software ermöglichen oder die Möglichkeiten von Jira erweitern – etwa um ein dediziertes Test-Management oder grafische Möglichkeiten wie Wireframe-Darstellungen in Vorgängen. Die Apps, die du in Jira einsetzen kannst, sind also kein Software-Bling-Bling, sondern eine wertvolle Hilfe im Alltag.

Für deine ersten Schritte in Jira solltest du dir im Marketplace die Kategorie "Staff Picks" genauer ansehen. Hier sind Apps versammelt, die gewissermaßen zur Grundausstattung gehören.

Wann immer du ein spezifisches Problem oder eine Anforderung hast, die sich mit Jira-Bordmitteln nicht lösen lassen, solltest du den Marketplace besuchen: Sicher bist du nicht der erste, bei dem sich dieses Thema auftut, und wahrscheinlich hat schon jemand eine Lösung dafür entwickelt! Aber Obacht: Vielleicht ist Can Do interessanter für dich. Wie du sicher weißt, kannst du damit auf eine Vielzahl der kostenpflichtigen Apps aus dem Store verzichten. Denn unsere Software vereint viele der nützlichsten Funktionen unter einem Dach.

4. Das Dashboard ist keine Raketentechnik

Falls du tatsächlich deine Projekte bislang mit Excel verwaltet hast, stellt das Dashboard wahrscheinlich die größte und sofort sichtbare Veränderung dar. Und nicht nur das: Das Jira Dashboard wird von jetzt an ziemlich wahrscheinlich dein erster Anlaufpunkt sein, wenn du die tägliche Arbeit mit Jira beginnst. Hier ein paar Tipps für Newbies zum Thema Dashboard:

• Das Jira Dashboard mit seiner Fähigkeit, auch komplexe Projektdaten schnell erfassbar zu visualisieren, ist ein echter Eisbrecher: Wenn in deinem Team noch jemand mit Jira fremdelt, zeig ihm das Jira Dashboard – und sie oder er wird überzeugt sein.
• Im Dashboard kannst Du unter einer Vielzahl von sogenannten Gadgets auswählen. Sie bereiten die von dir gewünschten Informationen auf. Auch hier kommen die Jira Filter zum Zug, die uns schon einmal bei der Suchfunktion begegnet sind. Bevor du nach Gadgets suchst, mach dir erst einmal Gedanken über deren sinnvollen Einsatzzweck – zum Beispiel ein regelmäßiger Wochenreport.
• Gerade für Anfänger können die Funktionen des Jira Dashboards überwältigend sein. Lass dich zu Beginn nicht von den Möglichkeiten blenden: Ein vollgepacktes Dashboard ist oft weniger informativ als eines, das die wirklich relevanten Punkte zeigt.

5. Zaudern ist kein guter Lehrer

Bei deinen Projekten ist gute Planung das A und O. Und sorgfältig, wie du bist, wirst du dir den Einstieg in (oder den Umstieg auf) Jira nicht leicht gemacht haben. Wenn es nun an die konkrete Anwendung geht, stehst du vielleicht vor der Frage: Soll ich erst ein umfassendes Launch.Konzept festlegen, mich einarbeiten und dann irgendwann bei einem Projekt auf Jira umschwenken – oder einfach mal machen und sehen, wohin es mich führt?

Grundsätzlich ist Jira eine Software, die so intuitiv nutzbar ist, dass "Learning by doing" absolut kein Problem darstellt. Und: Wie du weißt, kann man ein Projekt auch zu Tode planen. Darum lautet unsere grundsätzliche Empfehlung: Leg einfach los.

Du musst dir dafür ja nicht gleich das größte und wichtigste deiner Projekte aussuchen. Aber je eher du mit Jira startest, umso früher profitieren deine Teams und dein Projektmanagement von der Software. Du wirst sehen: Der Einstieg wird schneller gelingen als gedacht, und du wirst schon schnell mit nichts anderem mehr arbeiten wollen.

Jira: Viel Spaß!

Zum Schluss wollen wir natürlich nicht vergessen, dir viel Spaß beim Einsatz von Jira zu wünschen. Und genau darauf kommt’s bei einer Projektsoftware nicht zuletzt an: dass sie dir jeden Tag Freude macht und den Projektalltag erleichtert. Und wer weiß, vielleicht bist du ja schon bald bereit für unsere Fünf Tipps für Jira-Profis.

Quellen und Inspiration: Wikipedia.de, Atlassian.com Jira, Webinar von Seibertmedia auf Youtube.com