Wie können Firmenzahlungskarten die Ausgabenverwaltung im Homeoffice vereinfachen?

Auch deutsche Unternehmen sollten ihren Mitarbeitenden diese Flexibilität bieten, vorausgesetzt sie überdenken einige Prozesse, insbesondere die Verwaltung von Geschäftsausgaben, die viel mehr Risiken birgt als angenommen. Einige FinTechs bieten innovative Lösungen an, die zum Beispiel Betrugsfälle bei der Abrechnung von vornherein ausschließen und dem Bedarf nach Transparenz Rechnung tragen.

Unzureichende Kontrolle und Transparenz bei Spesenabrechnungen im Homeoffice

Die Kontrolle von zahlreichen Spesenabrechnungen, die im Betrieb in den unterschiedlichsten Abteilungen anfallen, ist nicht immer einfach. Laut einer Studie von BFM-Business hätten die zuständigen Abteilungen von Großunternehmen mehrere Tage für die Überprüfung aller Belege benötigt; wobei 24 % nicht über die notwendigen Instrumente verfügen, um mögliche Betrugsfälle aufzudecken. Nicht konforme oder betrügerische Spesenabrechnungen haben für europäische KMUs mit mindestens 250 Mitarbeitern schwerwiegende Folgen. Sie können bis zu 13.709 Euro pro Jahr und Betrugsfall verlieren – eine kolossale Summe für mittelständische Betriebe.

Kleine Unregelmäßigkeiten bei Spesen und Reisekosten sind aus der Ferne noch schwerer zu erkennen, insbesondere wenn Verantwortliche keine Reisevollkostenübersicht haben. Lösungen zur Spesenverwaltung können der Finanzabteilung zwar helfen, solche Vorfälle zu bekämpfen, haben aber einen entscheidenden Schwachpunkt: Nicht immer werden Ausgabenrichtlinien und Grenzwerte eingehalten. Dabei erhalten die Finanzleiter:innen im Nachhinein Einblick in die getätigten Ausgaben – erst wenn es zu spät ist, um zu agieren.

Innovative Lösungen erweisen sich diesbezüglich als nützlich und besonders dafür geeignet, die Unternehmensausgaben zu überwachen.

Firmenkarten passen sich veränderten Arbeits- und Konsummodellen an

Die digitale Transformation der Unternehmen schreitet mit der Verbreitung hybrider Arbeit weiter voran. Die geschäftlichen Zahlungsmethoden sind hiervon nicht ausgenommen. Der Anteil online getätigten Ausgaben nimmt auch in Firmen immer mehr zu.

Die Verwaltung aus der Ferne mit dem neuen Paradigma für geschäftliche Ausgaben zu kombinieren, ist nicht einfach. Weiterhin Spesenabrechnungen einzureichen und Angestellte Ausgaben vorstrecken zu lassen, löst das Problem nur teilweise, denn es bleibt die mangelnde Kontrolle. Viele Firmen verwenden eine Unternehmenskarte, die häufig zwischen Abteilungen und Einzelpersonen weitergereicht wird, um Zahlungen zu tätigen. Das stellt langfristig gesehen einen Zeit- und Produktivitätsverlust dar. Für Mitarbeitende im Home-Office wird dies noch komplizierter: Sie müssen sich von Kollegen:innen per Telefon oder E-Mail die Kartendaten übermitteln lassen. Diese Praktik stellt nicht nur eine erhebliche Sicherheitslücke dar, sondern kostet auch Zeit.

Um diese Herausforderungen zu meistern, eignen sich besonders Firmenzahlungskarten.

Heute gibt es geschäftliche Zahlungskarten, die mit innovativen Anwendungen kombiniert sind und es ermöglichen, Geschäftsausgaben einfach und effizient zu verfolgen. Dabei lassen sich virtuelle oder physische Zahlungskarten mit erweiterter Konfiguration erstellen, die eine bessere Kontrolle über die Unternehmensausgaben bieten als traditionelle Karten. Diese Feineinstellung der Zahlungskarten trägt zur Einhaltung der Ausgabenpolitik des Unternehmens bei.

Einerseits gewinnen die Beschäftigten mehr Autonomie bei der Zahlungsabwicklung und müssen keine Kosten mehr vorstrecken. Andererseits sichert sich die Finanzabteilung einen Echtzeitüberblick über alle von den Mitarbeitenden getätigten Ausgaben: eine wahre Win-win-Situation!

Autor: Karim Jouni, CEO und Gründer von Expensya