Das dürfen Ihre Angestellten von Ihnen verlangen: Urlaubsanspruch, Zeiterfassung und Datenschutz im Überblick

Selten war die wiederkehrende Lebensfreude der Menschen so sehr zu spüren wie in diesem Jahr. Mit teils neuer Belegschaft und frischen Ideen sind auch viele Betriebe der Gastronomie und Hotellerie in diese vielversprechende Saison gestartet. Einiges ist jedoch anders als in den Jahren zuvor. Das Wesen der Arbeit und die Ansprüche der Arbeitnehmer:innen haben sich während der Pandemie tiefgreifend verändert. New-Work-Maßnahmen und Digitalisierungsprozesse sind längst keine Neuheit mehr und technische Tools werden vielerorts als Helfer eingesetzt. Durch den momentan herrschenden Fachkräftemangel ist gutes Personal jedoch gerade hart umkämpft. Daher ist es für Arbeitgeber:innen das A und O für die Belegschaft eine faire Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Doch welche arbeitsrechtlichen Aspekte müssen Entscheider:innen überhaupt beachten und was dürfen Mitarbeiter:innen eigentlich von ihren Vorgesetzten verlangen? Florian Berr, Vice President DACH der Personalplanungssoftware Planday klärt auf und gibt Einblicke rund um die Themen Urlaubsanspruch, Zeiterfassung und Datenschutz.

Zeit ist Geld: Das Recht auf Arbeitszeiterfassung

Egal ob online, per Excel-Liste oder auf einem Blatt Papier: alle erwähnten Szenarien sind möglich, um die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeiter:innen zu erfassen. Denn zumindest in Deutschland gab es rechtlich bis vor Kurzem noch keine klare Regelung zur Zeiterfassung in den Betrieben, geschweige denn eine Pflicht, diese überhaupt zu dokumentieren. Das ist allerdings wichtig, vor allem aus der Perspektive der Angestellten. Sogar im Pandemie-Jahr 2020 haben die Beschäftigten in Deutschland fast 1,7 Milliarden Überstunden angehäuft, wovon insgesamt nur drei Prozent ausbezahlt wurden. Eine systematische Zeiterfassung kann dabei helfen, dieses Problem langfristig zu lösen. Denn: Als Arbeitgeber:in ist man dazu verpflichtet, die Überstunden seiner Fachkräfte auszugleichen. Das kann entweder in Form von Gehalt oder als Freizeitausgleich abgehandelt werden.

Mit dem Grundsatzurteil 1 ABR 22/21 vom BAG (Bundesarbeitsgericht) vom 13. September 2022 soll nun jedoch sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen Klarheit in die Erfassung gebracht werden. Denn Arbeitgeber:innen sind nun dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit registriert werden kann. Dabei müssen nicht nur die Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, sowie die gesamte Sonn- und Feiertagsarbeit erfasst werden, wie es nach dem bisherigen geschriebenen Recht der Fall war. Arbeitgeber:innen müssen nun generell Beginn und Ende sowie die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit und der Arbeitspausen aller Arbeitnehmer:innen aufzeichnen. Dies gilt unabhängig davon, ob jemand im Büro, in der Fabrikhalle, von zu Hause oder remote arbeitet. Begründet wird diese Pflicht mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem sogenannten “Stechuhr–Urteil” des Europäischen Gerichtshofs von 2019.

Gut zu wissen: Auch bei Teilzeitkräften müssen die von Chef:innen geduldeten oder angeordneten Überstunden ausgeglichen werden. Leisten Arbeitnehmer:innen über einen längeren Zeitraum deutlich mehr Stunden als vorgesehen, kann deren Teilzeitstelle auch durch eine stillschweigende Änderung des Arbeitsvertrages zur Vollzeitstelle werden. Daher hat man als Arbeitnehmer:in immer das Recht, seine geleisteten Stunden selbst zu erfassen und die entsprechende Vergütung dafür einzufordern. Digitale Tools schaffen hierbei Transparenz für alle Beteiligten und verhindern, dass eine der beiden Parteien bei den Stundennachweisen in Erklärungsnot gerät.

Ebenso gilt es für Entscheider:innen darauf zu achten, dass die gesetzlichen Pausenzeiten des Personals eingehalten werden. Diese werden zwar nicht vergütet, sind aber dennoch essenzieller Bestandteil der Zeiterfassung. Angestellten steht nach einer Arbeitszeit von mehr als sechs und bis zu neun Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. Wer mehr als neun Stunden an einem Tag arbeitet, hat ein Anrecht auf mindestens 45 Minuten Pause. Insgesamt darf niemand länger als sechs Stunden am Stück ohne Unterbrechung seiner Tätigkeit nachgehen. Arbeitgeber:innen sind dazu verpflichtet, die Einhaltung dieser Pausen zu überwachen und die Missachtung von Pausenzeiten gegebenenfalls auch arbeitsrechtlich zu sanktionieren. Bei Verstößen drohen den Vorgesetzten sonst Bußgelder bis zu 15.000 Euro oder in besonders gravierenden und vorsätzlich begangenen Fällen sogar Freiheitsstrafen von bis zu sechs Monaten.

Transparenz & Sicherheit: Einsicht in personenbezogene Daten

Dank neuester digitaler Tools und Apps ist die elektronische Datenerfassung so einfach wie nie zuvor. Dabei werden aber neben Arbeitszeiten auch personenbezogene Daten der Mitarbeiter:innen gespeichert. Bisher enthält das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) keine genauen Vorgaben zum Thema Datenschutz beim Prozess der Zeiterfassung. Dennoch müssen sich Betriebe in jedem Fall konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verhalten. Das bedeutet für Arbeitgeber:innen: Es besteht die Pflicht, dass Personaldaten vor einem Zugriff von außen geschützt werden müssen. Außerdem dürfen Firmen ihre Arbeitszeitdaten nicht weitergeben und die Informationen aus der Zeiterfassung auch nur für einen Zeitraum von maximal zwei Jahren aufbewahren. Hinsichtlich der Personalakte gilt: Arbeitnehmer:innen haben das Recht, die eigene Akte jederzeit einzusehen. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn es keinen Betriebsrat oder keine Betriebsratsfähigkeit im Unternehmen gibt. Jedoch dürfen Angestellte ihre Personalakte in Papierform nicht mit nach Hause nehmen bzw. aus dem Büro entfernen. Auch die Einsicht selbst muss bei einer analogen Akte direkt im Arbeitsumfeld geschehen, was für die Belegschaft und Entscheider:innen einen enormen Mehraufwand bedeuten kann. Dieser Vorgang lässt sich durch digitale Datenerfassung deutlich vereinfachen, da auch von überall elektronisch auf die gewünschten Informationen zugegriffen werden kann.

Urlaubsanspruch: Was steht meinen Angestellten zu?

Smartphone aus, Füße hoch und abschalten: Die Rede ist vom verdienten Urlaub. Nach der subjektiven Wahrnehmung bleibt jedes Jahr oft zu wenig Zeit für die kostbare Erholung. Doch wie viele Urlaubstage stehen Angestellten eigentlich zu? Grundsätzlich können Arbeitgeber:innen die Urlaubsregelungen für ihr Personal selbst definieren und im Arbeitsvertrag festhalten. Sie dürfen dabei den im Gesetz verankerten Mindestanspruch aber nicht unterschreiten. Für deutsche Arbeitnehmer:innen ist dieser im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) geregelt. In Deutschland sind es aktuell 20 Urlaubstage für Beschäftigte in Vollzeit. Dieser gilt bei einer 40-Stundenwoche ab einem Alter von 18 Jahren. Jüngeren Beschäftigten steht generell mehr Mindesturlaub zu. Siebzehnjährige müssen mindestens 25 und Sechzehnjährige mindestens 27 freie Werktage erhalten. Fachkräfte unter 16 Jahren können sogar ganze 30 Urlaubstage verlangen. Den vollen Urlaubsanspruch können Mitarbeiter:innen allerdings erst ab sechs Monaten Betriebszugehörigkeit einfordern. Und wie sieht es bei einem Minijob aus? Bei einer Anstellung auf 450 Euro-Basis oder einer geringfügigen Beschäftigung besteht laut BurlG genauso ein Anspruch auf Mindesturlaub wie bei allen anderen Mitarbeiter:innen auch. Ausschlaggebend ist, ebenso wie für Angestellte in Teilzeit, die Zahl der zu leistenden Arbeitstage. Hier gilt folgende Rechnung als Faustregel: (24 (Mindesturlaub bei Sechstagewoche) : 5 (Arbeitstage im Unternehmen)) x Tatsächliche Arbeitstage pro Woche = Mindestanzahl der Urlaubstage. Liegt die Beschäftigungsdauer allerdings unter sechs Monaten, kann nur anteilig Anspruch erhoben werden.

Einfach & effizient: Digitale Datenpflege machts möglich

Im deutschen Paragraphendschungel kann man als Arbeitgeber:in schnell mal Änderungen zu gesetzlichen Regelungen im Hinblick auf seine Angestellten übersehen. Umso wichtiger ist es die rechtlichen Vorgaben im Blick zu haben und eine transparente Arbeitsweise zu ermöglichen. Intuitive Tools zur digitalen Datenerfassung sind dabei ein guter Schritt, um Mitarbeiter:innen Prozesse, wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder Einsicht in die Personalakte zu vereinfachen. Personenbezogene Daten müssen dabei mit großer Sorgfalt behandelt und gegebenenfalls rechtzeitig gelöscht werden, um die Privatsphäre des Personals zu schützen. Beim Thema Urlaub gilt es außerdem auf die vorgeschriebenen Mindestansprüche zu achten, damit alle Arbeitnehmer:innen ihre verdiente Erholung zugesichert bekommen. Diese Vorkehrungen decken zwar nur einen Teil des Arbeitsverhältnisses zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten ab, aber sie bilden dennoch die Basis für eine vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe.