Bahncard für Mitarbeiter? So funktioniert’s

1. Der Mitarbeiter geht in Vorleistung und die gesparten Fahrtkosten liegen über dem Preis für die Bahncard – das akzeptiert jeder Betriebsprüfer und ist unkompliziert.

Der Mitarbeiter bezahlt die Bahncard selbst. Dann führt er ganz genau über seine Fahrten Buch. Warum? So kann der Arbeitgeber die Kosten der Einzelfahrten ohne Bahncard mit den Kosten der Fahrten mit Bahncard vergleichen. Liegt die Ersparnis über den Kosten für die Bahncard, dann muss der Mitarbeiter keinen geldwerten Vorteil versteuern, und der Arbeitgeber kann ihm darüber hinaus die kompletten Kosten für die Bahncard ersetzen. „Neben den Aufzeichnungen sollte der Mitarbeiter auch die Bahntickets aufbewahren“, rät Ralf Adamitza, Steuerberater bei Ecovis in Stralsund, „in der Praxis ist diese Lösung auch was die Arbeit in der Lohnbuchhaltung angeht die einfachste und sie hält jeder Betriebsprüfung stand.“

2. Der Arbeitgeber zahlt die Bahncard. Der Mitarbeiter fährt geplant weniger, sodass die gesparten Fahrtkosten unter den Kosten der Bahncard bleiben.

Anders sieht es aus, wenn die Ersparnis für betrieblich veranlasste Zugfahrten während der zwölf-monatigen Gültigkeitsdauer der Bahncard geplantermaßen unter dem Kaufpreis der Bahncard liegen. Zahlt der Arbeitgeber die Bahncard, dann ist der Wert der Bahncard steuerpflichtiger Arbeitslohn. Im Monat des Bahncard-Kaufs werden dem Gehalt des Arbeitnehmers die Kosten der Bahncard, für die 50er 2. Klasse sind das 255 Euro, dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zugerechnet. Der Arbeitnehmer muss den Betrag versteuern und zahlt in diesem Monat entsprechend mehr Steuern und Sozialabgaben. Nutzt der Mitarbeiter die Rabattkarte in den Folgemonaten für dienstliche Fahrten, dann werden die ersparten Reisekosten vom steuerpflichtigen Gehalt abgezogen. Der Arbeitnehmer zahlt damit weniger Steuern und Sozialabgaben. Das gleicht die höhere Steuerbelastung im Monat des Bahncard-Kaufs aus. „Auch in diesem Fall muss der Mitarbeiter alle Fahrscheine aufheben, damit das Finanzamt die Verringerung des steuerpflichtigen Gehalts lückenlos nachvollziehen kann“, sagt Ecovis-Steuerberater Ralf Adamitza, „und natürlich bekommt der Mitarbeiter die Kosten für seine betrieblich veranlassten Fahrten über seine Reisekostenabrechnung zurück.“

3. Der Arbeitgeber zahlt die Bahncard. Der Mitarbeiter fährt ungeplant weniger, sodass die ersparten Fahrtkosten unter den Kosten für die Bahncard bleiben.

Anders als im zweiten Fall, in dem die kostenlose Privatnutzung für den Mitarbeiter im Vordergrund stand, liegt die Bahncard in dem Fall, in dem der Mitarbeiter während der Nutzungsdauer von einem Jahr krank wird oder ungeplant weniger fährt, vorwiegend im betrieblichen Interesse. Der Arbeitgeber zahlt dem Mitarbeiter die Bahncard. Am Ende der Laufzeit muss der Arbeitnehmer jedoch die Bahncard nicht versteuern, so die Auffassung der Oberfinanzdirektion Frankfurt.

4. Arbeitgeber zahlt die Bahncard und schätzt die Nutzung.

Sollen Chefs oder leitende Angestellte eine Bahncard bekommen, wird die Nutzung in der Praxis häufig geschätzt. Auch dies ist laut Oberfinanzdirektion Frankfurt aus Vereinfachungsgründen möglich. Bei der Bahncard 100 ist das sowieso der Fall, weil es hier ja keine Tickets gibt, die die tatsächliche Nutzung nachweisen. Lohnen kann sich das schnell, denn nach 15 Fahrten beispielsweise von Dresden nach Düsseldorf und zurück hat der Angestellte die Kosten von 4.270 Euro für die Bahncard 100 bereits hereingeholt. „Allerdings kann es sein, dass aufgrund einer Steuerprüfung im Nachhinein die Nutzung der Bahncard dokumentiert werden muss“, sagt Steuerberater Adamitza. „Hier sollte man sich keine Ungenauigkeiten erlauben“, warnt er, „wer am gleichen Tag mit der Bahn und mit dem Flugzeug unterwegs war riskiert im schlimmsten Fall, dass ihm Steuerhinterziehung unterstellt wird.“