Neue Umzugspauschalen: Was für berufliche Umzüge seit 1. April 2021 gilt

Wie können Arbeitgeber einen beruflich begründeten Umzug finanziell unterstützen?

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Kosten eines beruflich veranlassten Umzugs steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. „Ob ein Umzug tatsächlich beruflich veranlasst ist, muss der Arbeitgeber allerdings nachweisen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Nicole Berner in Leipzig. Folgende Konstellationen sind beispielsweise denkbar:

Beispiel 1: Verringert sich durch den Umzug die Fahrzeit des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeit um insgesamt eine Stunde und hat der Arbeitnehmer dadurch eine „normale“ tägliche Wegezeit, dann gilt der Umzug als beruflich veranlasst.

Beispiel 2: Ein Umzug ist auch dann beruflich begründet, wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter in eine andere Betriebsstätte seines Unternehmens versetzt.

Was ist jetzt neu?

Der Arbeitgeber kann eigentlich nur die tatsächlichen Umzugskosten, wie zum Beispiel Transportkosten oder die Kosten der Wohnungsbeschaffung, steuer- und sozialabgabenfrei erstatten. „Die Finanzverwaltung erkennt die Kostenerstattung aber ohne weitere Prüfung an, wenn Arbeitgeber die pauschalen Grenzen, die im Bundesumzugskostengesetz festgelegt sind, einhalten“, weiß Berner. Die Finanzverwaltung veröffentlicht die Pauschalen regelmäßig, so wie jetzt wieder am 21. Juli 2021. Danach gelten rückwirkend seit 1. April 2021 neue Pauschalen: [Tabelle]

Was muss der Arbeitgeber sonst noch beachten?

Liegen die tatsächlichen Kosten des Umzugs über den Pauschalen, kann der Arbeitgeber auch diese steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Dafür braucht er dann aber Unterlagen, wie zum Beispiel Rechnungen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen für den Umzug ersichtlich sind. „Außerdem muss der Arbeitgeber prüfen, welche Aufwendungen beruflich oder privat veranlasst sind“, erklärt Steuerberaterin Berner. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen und Informationen als Belege zum Lohnkonto zu nehmen und aufzubewahren.

Tipp: Erstattet der Arbeitgeber die Kosten eines beruflich veranlassten Umzugs nicht, kann der Arbeitnehmer sie in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten steuermindernd gelten machen.