4 entscheidende Schritte zum Erfolg durch intelligenten Umgang mit Wissen

Die Datenflut ist mittlerweile so groß, dass oftmals die wirklich relevanten Informationen nicht gefunden werden. Durch die fortschreitende Dezentralisierung der Organisationen muss Erfahrungswissen heute anders verteilt werden. Durch viele Studien ist scheinbar belegt (Quelle: APOSDLE, Workplace Learning Study, University of Twente, 2006), dass Lernen im Arbeitsprozess einen sehr großen Impact für eine erfolgreiche Qualifizierung und Kompetenzentwicklung hat. Zuletzt sei noch auf die Geschwindigkeit von Veränderung hingewiesen. Die es nicht erlaubt lange nach Informationen oder Experten zu suchen. Sehen Sie hierzu auch den Betrag: KI und Informationsmanagement transformieren Lernen und Arbeiten.

Informationsmanagement ist die Grundlage für den nachhaltigen Unternehmenserfolg!

Und sollte damit im Fokus des Top-Management stehen!

Das Thema wird aus unserer Erfahrung oft zu technisch und ohne eine ganzheitliche Vision begonnen. Informationsmanagement ist eine der Grundlagen für erfolgreiche Zusammenarbeit, Innovation, Befähigung der Mitarbeitenden, zielorientiertes handeln und entscheiden. Erfahrungswissen austauschen und relevante Informationen bereitstellen betrifft somit alle Bereiche und Prozesse einer Organisation.
Selbstverständlich benötigen wir geeignete Plattformen und technische Unterstützung. Doch viel wichtiger ist zu verstehen, wie der Austausch von Wissen, die Kommunikation und die Zusammenarbeit unterstützt werden kann. Mit einem PC oder Smartphone können die meisten umgehen und Kollaborationssysteme sind heute in vielen Unternehmen verbreitet.

Integration von Informationsmanagement und Workplace Learning verbessern Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und damit die Performance der Menschen.

Was sind nun genau die Vorteile für Sie und Ihre Organisation?
Für Sie und Ihre Mitarbeiter:

• Langwieriges Suchen entfällt.
• Informationen und Handlungsempfehlungen stehen kontextbezogen zur Verfügung.
• Individuelle Aufbereitung ermöglicht direktes umsetzten im Arbeitsprozess.
• Aktuelles Erfahrungswissen steht bereit.
• Schnellerer Austausch steigert Performance, Innovation und Qualität.
• Direktes und nachhaltiges Lernen im Arbeitsprozess.
• Gemeinsames gestalten und leben von Werten.
• Bietet Sicherheit.
• Weniger Stress.
• Konzentration auf das Wesentliche.
• Erhält Hilfe zur Selbsthilfe.
• Ermöglichst schnelles Ausprobieren, Monitoren und Anpassen.
• Fördert Kompetenzentwicklung und verantwortliches Handeln.

Für die Organisation

• Aus individuellem Erfahrungswissen wird kollektives Organisationswissen.
• Wissen steht allen Mitarbeitenden im Unternehmen zur Verfügung.
• Verbessert kollaboratives Arbeiten und die Arbeitsergebnisse von Teams.
• Unterstützt die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.
• Ermöglicht direkten individuellen Austausch mit Kunden und schneller Reaktion auf deren Wünsche im Rahmen der Customer Experience.
• Senkt Kosten in den Businessprozessen und der Aus- und Weiterbildung.
• Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen.
• Hilft beim Aufbau von Erfahrungsnetzwerken und Communities of Practice.
• KI ermöglicht frühzeitig relevante Informationen bereitzustellen, von dem wir heute noch nicht wissen, dass wir es benötigen.
• Verbesserung der Qualität auf allen Ebenen der Organisation.
• Einhalten von Werten und Compliance Regeln.
• Schützen von unternehmensrelevantem Wissen vor Verlust.
• Einhalten von Datenschutz (EU-DSGV)

Dieses sind nur generelle Vorteile für alle Mitarbeitenden und Organisationen. Ich bin mir sicher, dass viele davon auch auf Sie und Ihr Unternehmen zutreffen. Aber wie jeder Mensch, so unterscheiden sich auch Unternehmen.
Was ist zu tun?

Zuerst sollte man sich genau über das Ziel / die Ziele verständigen und schauen, wie weit die Organisation hier aufgestellt ist.

1. Ziel(e) definieren und klären
Stellen Sie nicht die Frage, was ein Wissensmanagement heute oder in Zukunft tun soll. Fragen Sie zuerst, welche Strategie und Ziele hat das Unternehmen. Denn Sie wollen sicherstellen, dass alle Maßnahmen in diesem Zusammenhang das Business unterstützt und nicht einem reinen Selbstzweck dient. Wenn Sie dies geklärt haben, identifizieren Sie die dazu notwendigen Prozesse, Wissensträger / Experten und das dazu relevante Wissen.
Achten Sie darauf, dass ALLE Bereiche einbezogen werden. Neben den Wertschöpfungsprozessen sind selbstverständlich auch die Supportprozesse betroffen. Sollten Sie feststellen, dass Prozesse keinen Impact auf die Zielerreichung haben, ist hier der Zeitpunkt nach dem Sinn zu fragen.

2. Prozesse identifizieren und prüfen
Erstellen Sie eine Wissenslandkarte der jeweiligen Prozesse, beschreiben Sie jeden Schritt innerhalb der Abläufe. Das hilft später, das wirklich relevante Wissen und die notwendigen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu definieren. Dadurch straffen Sie die Prozesse und eliminieren unnötige Schritte, konzentrieren sich auf das relevante Wissen und prüfen, ob die EU-Datenschutzverordnung oder ISO 9001:2015 eingehalten werden.

3. Ist-Aufnahme
Suchen Sie ExpertInnen der Prozesse und beantworten Sie mit ihnen die folgenden Fragen: „Welches Wissen und welche Kompetenzen werden heute benötigt?“
„Was tun wir, um Wissen zu erwerben, zu bewahren, zu verteilen / auszutauschen, zu nutzen und zu vergessen?“
„Wie gehen wir heute mit diesem Wissen um?“
„Welche Methoden, Instrumente nutzen wir heute?“
So ergibt sich ein sehr gutes Bild und Grundlage der Prüfung auf Relevanz im Umgang mit Informationen und zeigt Verbesserungspotenziale für den nächsten Schritt.

4. Sollbeschreibung
Abgesehen davon, was wirklich für eine effektive Gestaltung der Prozesse notwendig wäre, erfolgt hier nochmals eine Prüfung auf Relevanz zur Umsetzung der Strategie und Ziele.
Beantworten Sie Fragen, wie
„Welches Wissen benötigen wir in Zukunft?“
„Wie verbessert dieses Wissen die Ziele?“
„Was müssen wir ändern im Umgang mit Wissen – auch organisatorische und technische Rahmenbedingungen?“

Fazit:

• Der Umgang mit Informationen und Erfahrungswissen ist die Grundlage, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Neben den positiven monetären Auswirkungen gibt es viele weitere positive Effekte für die Mitarbeitenden und die Organisation.
• Vor der Einführung von Methoden oder Werkzeugen bedarf es einer gründlichen Diagnostik. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und bedarf einer genauen Bestandaufnahme, was notwendig ist, um die Strategie umsetzen und die Unternehmensziele umsetzen zu können.
• Hinterfragen Sie alle Prozesse, Arbeitsschritte, die Organisation, die Technik, die Art der Zusammenarbeit, das Management und Maßnahmen wie Aus- und Weiterbildung in Bezug auf die Unterstützung dieser Ziele.
• Designen Sie dazu notwendigen Maßnahmen und Prozesse und etablieren Sie ein Informationsmanagement, dass diese ganzheitlich unterstützen.

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