Moderner Bürokratieabbau: KSV Sachsen startet Digitalprojekt mit NoCode-Automation

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung stellt viele Behörden vor große Herausforderungen. Prozesse intelligent zu automatisieren, ist dabei eine Schlüsselkomponente.

Der Kommunale Sozialverband (KSV) Sachsen richtet sich mit seinen Leistungen vor allem an schwerbehinderte, hilfe- und pflegebedürftige Menschen. Um den Zugang zu seinen Dienstleistungen zu erleichtern und die Benutzerfreundlichkeit und die Effizienz weiter zu verbessern, startet der KSV Sachsen mit einem besonderen Digitalisierungsprojekt. Künftig können automatisierte Verwaltungsprozesse mittels einer NoCode-Plattform erstellt werden. Mithilfe intuitiver Drag-and-Drop-Oberflächen können Verwaltungen maßgeschneiderte Prozesse entwickeln – in Eigenregie und ohne, dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich sind. Gemeinsam mit dem Software-Unternehmen PDV GmbH testet die Sozialbehörde, wie sich intelligent vernetzte Automatisierungslösungen nahtlos in die bestehenden IT-Strukturen integrieren lassen.

In einem ersten Schritt werden gescannte Posteingänge unter Nutzung der im Scanverfahren ermittelten Fachverfahrens-ID automatisiert in der zugehörigen elektronischen Akte verortet und abgelegt. Der zuständige Beschäftigte wird ermittelt und mit einer Geschäftsgangverfügung über den zur Bearbeitung vorliegenden Posteingang informiert. Dadurch wird der bisher manuell durchgeführte Teilprozess der fachdienstinternen Posteingangsichtung und Weiterleitung (Registratur) maßgeblich verschlankt und beschleunigt. Bestehende elektronische Postablagen der Fachdienste beschränken sich somit auf ihre Clearingfunktion.

Bisherige Lösungen nicht nutzerfreundlich und nicht revisionssicher

Klassische Lösungen der Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung sind eigenständige Fachanwendungen mit weiterem Nutzerinterface. Ausgelöst wird ein Workflow meist in einem Fachverfahren oder einer Schnittstelle. Aktionen der jeweiligen Prozesse erfolgen außerhalb der Aktenführung. Die Herausforderung besteht darin, dass es durch eine unabhängige Workflow-Komponente ein weiteres Tool neben ECM und Fachverfahren gibt, in dem Aufgaben und Workflows ausgeführt werden müssen. Dies ist nicht nutzerfreundlich, erfordert einen erheblichen Mehraufwand durch verschiedene Teilexporte und es entsteht ein hoher Schulungs- und Betriebsaufwand. Außerdem werden weitere spezialisierte personelle Ressourcen benötigt – unter anderem Administratoren, Betriebsverantwortliche oder Multiplikatoren. Weiterer Nachteil: die Revisionssicherheit und Vollständigkeit sind nicht durchgängig gewährleistet. Bereits geschaffene Teilprozesse können durch klassische Lösungen der Prozessautomatisierung im ECM nicht nachgenutzt werden.

VIS-NoCode ermöglicht Digitalisierung in Eigenregie

Mit VIS-NoCode wird der öffentlichen Verwaltung erstmals eine in die vorhandene IT-Landschaft einfach zu integrierende Automatisierungslösung angeboten. Intelligent verbindet sie bisher voneinander getrennte Werkzeuge für die digitale Aktenführung, den Datentransfer und das Prozessmanagement. Für Verwaltungen wird es mit VIS-NoCode möglich, ihre internen Prozesse weitgehend in Eigenregie einzurichten und bei Bedarf zu aktualisieren.

Die in VIS-NoCode enthaltenen Module ermöglichen eine strukturübergreifende und flexible Prozessautomatisierung. Auf einer grafischen Benutzeroberfläche können aus bereits vorgefertigten Funktionsbausteinen Prozesse eigenständig zusammengestellt werden. Das Bedienkonzept funktioniert grafisch und nicht mittels eines Codes, sodass für die Konfiguration der Verwaltungsprozesse keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Verantwortliche Mitarbeitende können sich somit auf die Lösung organisatorischer Fragen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse konzentrieren.

PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling erklärt: „Mit VIS-NoCode geben wir Verwaltungen erstmals eine Automatisierungslösung an die Hand, mit der sie ihre Prozesse und Workflows schnell und durchgehend digitalisieren können. Unsere Software wird dabei einfach in vorhandene IT-Umgebung integriert. Die Bedienung von VIS-NoCode ist einfach und ohne Programmierkenntnisse möglich, so dass Behörden ihre Prozesse weitgehend selbstständig einrichten und bei Bedarf auch aktualisieren können. Das spart Zeit und Geld in den öffentlichen Verwaltungen – und die Bürger profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten.“

Organisationsentwickler Maik Perthel, KSV Sachsen: „Uns als Sozialbehörde ist es wichtig, allen Menschen einen schnellen und einfachen Zugang zu unseren Dienstleistungen zu ermöglichen. Dabei setzen wir konsequent auf kontinuierliche Verbesserung – insbesondere bei der Digitalisierung unserer Prozesse. Mit dem Einsatz von VIS-NoCode haben wir ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem wir geeignete Workflows selbständig in automatisierte Abläufe überführen können. Dies stärkt unsere digitale Souveränität und leistet damit einen wichtigen Beitrag für die Zukunftsfähigkeit unserer Verwaltung. Die Erfahrungen, die wir auf diesem Weg gesammelt haben, teilen wir gern: Durch den offenen Austausch über Erfolge und Herausforderungen schaffen wir praxisnahe Impulse, von denen auch andere Behörden profitieren und ihre eigenen Digitalisierungsvorhaben gezielt weiterentwickeln können.“

Erfahrungsbericht und Austausch

Damit auch andere Behörden die Möglichkeiten der Digitalisierung ausschöpfen und ihre Verwaltung für die Zukunft fit machen können, teilt der KSV Sachsen im Rahmen eines Webcasts seine Ideen, Pläne sowie den Projektstand. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Digitalisierungsteam stellen sich den Fragen der PDV und ZuschauerInnen und berichten aus erster Hand, welche Erfahrungen der KSV Sachsen bei der praktischen Umsetzung gewonnen und welche Herausforderungen gemeistert werden konnten. Interessenten erfahren mehr über: die einfache Konfiguration von Verwaltungsprozessen ohne Programmierkenntnisse, die flexible Automatisierung über Abteilungsgrenzen hinweg sowie die nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme.

Der PDV Praxis STREAM „NoCode Prozess Automatisierung – Der KSV legt los!“ findet am 16. Mai 2025 von 10 – 11 Uhr statt und ist ein kostenfreies Online-Angebot der PDV GmbH. Die Veranstaltung richtet sich insbesondere an Mitarbeitende öffentlicher Verwaltungen, steht aber allen Interessierten offen. Eine Anmeldung ist hier möglich: https://www.pdv.de/veranstaltungen/pdvstream-vis-nocode?utm_source=PR_PDVStream_16-05-2025&utm_medium=PR&utm_campaign=VIS-NoCode