Die E-Rechnung wird Pflicht: Was müssen Landwirte beachten?

Bei einer elektronischen E-Rechnung werden die Informationen einer Rechnung vollständig elektronisch per E-Mail in Form eines bestimmten Datensatzes übermittelt. Die derzeit am meisten verbreiteten Formate sind die „XRechnung“ oder die „ZUGFeRD-Rechnung“. Für das Lesen der Datensätze benötigen Landwirte eine entsprechende Software. Die Datensätze werden anschließend in ein Buchführungsprogramm hochgeladen, durch dieses analysiert und ein Verbuchungsvorschlag wird automatisch erstellt. Eine Verknüpfung mit dem Bankkonto ist möglich, sodass Banküberweisung und Buchung in einem Schritt erfolgen können. Auch rechnungsbegleitende Unterlagen, wie Lieferscheine, können in den Datensatz eingebunden werden. Ein PDF-Dokument oder eingescannte Dokumente sind keine E-Rechnungen – als echte E-Rechnung gelten nur Dokumente, die auch der Empfänger automatisch verarbeiten kann.

Wie ist die Rechtslage ab dem 1. Januar 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen von einem anderen leistenden inländischen Unternehmer annehmen und elektronisch speichern können. Im zweiten Schritt müssen E-Rechnungen selbst geschrieben werden können. Bis Ende Dezember 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig.

Für Betriebe mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (ohne Prämien) ist bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin das Verschicken von Papierrechnungen erlaubt. Andere elektronische Formate, wie PDFs, dürfen nur verschickt werden, wenn der Empfänger einwilligt. Ab dem 1. Januar 2028 sind für alle Rechnungen zwischen Betrieben nur noch E-Rechnungen erlaubt.

Wer ist von der E-Rechnung betroffen?

Alle Unternehmen sind von der E-Rechnung betroffen. Es gibt keine Ausnahme für pauschalierende Landwirte, §13a-Betriebe, Betriebe von PV-Anlagen oder Vermieter, unabhängig davon, ob diese die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnung?

Wer Dienstleistungen und Produkte an Privatkunden oder ausländische Unternehmer verkauft, muss keine E-Rechnung ausstellen. Auch für Rechnungen mit einem maximalen Bruttobetrag von 250,00 Euro und für umsatzsteuerfreie Umsätze (wie Pachterträge) sind keine E-Rechnungen auszustellen.

„Für optierende Betriebe ist es wichtig, sich an die entsprechenden Vorgaben zu halten, um den Vorsteuerabzug zu sichern. Eine Papierrechnung erfüllt nicht die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung“, weiß Ecovis-Steuerberater Thomas Franke in Rostock.

Was gilt bei Gutschriften?

Rechnungen, die vom leistungsempfangenden Unternehmen ausgestellt werden, sind Gutschriften. Dies sind beispielsweise die Abrechnung einer Molkerei gegenüber dem Landwirt oder des Energieversorgers gegenüber dem Betreiber einer PV-Anlage. Es gelten hier die gleichen Grundsätze wie bei einer Abrechnung durch den leistenden Unternehmer. Dabei ist zu beachten, dass die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen genauso für Gutschriften gelten. Ab 2025 können bereits Gutschriften in Form einer E-Rechnung gestellt werden – jedoch ist das angesichts der Übergangsregelungen nicht sofort notwendig. „Im Fall der Anwendung von Gutschriften sollten sich die Parteien daher auch im Vorfeld über das Format der Rechnungsstellung austauschen“, erklärt Franke.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten?

Landwirte dürfen E-Rechnungen nicht einfach löschen – auch dann nicht, wenn die Rechnung vorher ausgedruckt und aufbewahrt wird. Sie müssen die Originalrechnung zehn Jahre lang aufbewahren. Der Ausdruck ist nur eine Kopie.

Tipp: Digitalisieren Sie jetzt Ihr Agrarbüro!

Thomas Franke rät: „Durch die Umstellung auf die E-Rechnung gestalten sich in Zukunft viele Arbeitsabläufe auch für Land- und Forstwirte effizienter. Der Aufwand für Ausdrucken, Kopieren oder Ablegen entfällt. Wichtig ist es, dass Sie das Thema Digitalisierung des Agrarbüros schon jetzt angehen. Welche Software-Lösungen zu Ihnen passt, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater vor Ort besprechen.“

Weitere aktuelle Informationen zur E-Rechnung finden Sie auch unter www.ecovis.com/e-rechnung