Meldefristen für Kassensysteme: Was Sie jetzt wissen müssen

Wenn Sie ab dem 01. Juli 2025 ein neues Kassensystem anschaffen, muss dies innerhalb eines Monats dem Finanzamt gemeldet werden. Diese Meldung darf ausschließlich elektronisch erfolgen, beispielsweise über das Programm „Mein ELSTER“ oder alternative Software mit ERiC-Schnittstelle.

Hintergrund der Gesetzesänderung

Ursprünglich war das Gesetz für Januar 2020 vorgesehen, wurde jedoch aufgrund unzureichender Infrastruktur des Bundes verschoben.

Elektronische Meldung an das Finanzamt

Es wird keine Formulare oder PDF-Vordrucke für die Anmeldung, Korrektur oder Abmeldung geben. Die entsprechenden Meldungen müssen elektronisch gemäß § 146a Abs. 4 AO durchgeführt werden.

Anleitung zur Registrierung beim Finanzamt

Die Formulare werden digital über die Software „Mein ELSTER“ bereitgestellt. Alternativ können andere Softwarelösungen genutzt werden, die eine ERiC-Schnittstelle haben. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit steht ab dem 01. Januar 2025 zur Verfügung, wie das Bundesfinanzministerium am 28. Juni 2024 im Dokument 2024/0511821 bekannt gegeben hat.

Gesetzliche Meldepflichten

Die genauen Bestimmungen sind in § 146a Abs. 4 AO festgelegt. Folgende Informationen sind dem Finanzamt mitzuteilen:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE)
• Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme pro Betriebsstätte/Einsatzort
• Seriennummer des verwendeten Systems
• Anschaffungsdatum (und weitere) Felder, deren Ermittlung eine organisatorische Herausforderung sein werden (beispielsweise Seriennummern nachhalten).

Diese Mitteilung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme erfolgen. Bei Verlust oder Untergang des Systems gilt dies ebenfalls als Außerbetriebnahme.

Besondere Regelungen für mehrere Geräte

Sind mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden, muss jedes Gerät einzeln gemeldet werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion, die mit einem System mit Kassenfunktion verbunden sind, müssen nicht separat gemeldet werden.

Ausnahmeregelungen

Registrierkassen, die unter die Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO fallen, sind im Übergangszeitraum von der Mitteilungsverpflichtung ausgenommen. Diese Ausnahmeregelung ist jedoch bereits am 21.12.2022 ausgelaufen! Für alle anderen Kassensysteme, die vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden, gilt die Meldefrist bis spätestens 31. Januar 2020.

Hinweis: Pro Meldung sind immer alle Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte komplett zu übermitteln!

Meldepflichtige Kassensysteme

Alle in einem Betrieb eingesetzten Registrierkassen müssen gemeldet werden, ohne Ausnahmen. Wichtig ist, dass die digitale Übermittlung und Meldung eingehalten wird. Andere Meldewege wie E-Mail oder Post werden nicht akzeptiert.

Wer diese Mitteilungspflichten und die daraus resultierenden Maßnahmen frühzeitig angeht, spart sich Hektik und mögliche Sanktionen durch Nicht-Einhaltung. Die Consult-SK GmbH hilft dabei, den neuen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und Strafen zu vermeiden. Noch Fragen? Gerne!