Die Leistungen von ctc events für das Projekt setzten sich aus der Event-Konzeption, der Auswahl und dem Aufsetzen der Teilnehmerplattform und dem Teilnehmermanagement zusammen. Dafür kam das Teilnehmertool vystem zum Einsatz. Verantwortlich zeichnete sich die inhabergeführte Agentur auch für die Recherche und Steuerung der Hotels, der Location, der Technik sowie für das Catering.
Die Einladung zur Veranstaltung erfolgte über das verbandseigene Netzwerk und Social Media. Die Anmeldung und der Ticketverkauf fanden dann über die Event-Plattform vystem statt.
Die Verbandsstruktur des Kunden war mit dem Einsatz ehrenamtlicher Helfer verbunden, die aber von ctc events für diese Aufgaben geschult und vorbereitet wurden. Außerdem setzte PMI Germany mit Patric Eid von advitago einen Projektleiter ein, der die Wünsche und Anforderungen des Auftraggebers bündelte und kommunizierte.
Zur Herausforderung für ctc events entwickelte sich die flexible Kostenstruktur für die Projektumsetzung, da das Budget zum Teil an die Teilnehmer- und Sponsorenzahl gekoppelt war. Dazu Conny Lobert von ctc events: „Wir konnten das mit einer strukturierten Kostenkontrolle lösen. Dennoch war die Budgetierung wegen der kurzfristigen Anpassung der Teilnehmerzahlen mit einem gewissen Aufwand an Flexibilität und Kreativität verbunden.“
Mit dem Projekt konnte ctc events seinen Neukunden überzeugen und bekam für die Umsetzung ein sehr gutes Feedback aus dem Teilnehmerkreis.
Link zur Filmdokumentation: https://www.ctc-events.de/filme/#6804
Das Team von ctc events rund um die Geschäftsführer Christoph Daake und Conny Lobert konzipiert, plant und setzt Markenerlebnisse um – live und digital. Das umfassende Kompetenzspektrum reicht von Tagungen und Kongresse über Incentives, Events, Ehrungen und Firmenjubiläen bis hin zu Messen und Ausstellungen. Außerdem entwickelt ctc events passende Hygiene- und Nachhaltigkeitskonzepte für Veranstaltungen. Kunden der 1989 gegründeten, inhabergeführten Agentur mit Sitz in Wiesbaden sind zum Beispiel R + V Versicherung, Kaizen, Gauselmann, NOBILIS Group, Panasonic, Roche.
ctc events – Agentur für Markenkommunikation GmbH & Co. KG
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