Arbeitszeitkiller Kommunikation. Wieviel Informationsaustausch ist produktiv?

Was ist das Problem?

Der langfristige Trend einer zunehmenden Anzahl von Meetings wurde durch die Corona-Pandemie verstärkt, weil durch die Arbeit im Homeoffice ein Mangel an anderen Interaktionsmöglichkeiten entstanden ist. Zu einer ohnehin steigenden Zahl von Statusmeetings kamen eine Vielzahl von 1:1-Videocalls. Und obwohl wir jetzt eigentlich wieder auf das volle Spektrum sozialer und professioneller Interaktion mit den Kollegen zurückgreifen könnten, bleiben all die zusätzlichen Meetings Teil unseres nur sehr träge variierenden Wochenkalenders.

Das Grundproblem aber ist, dass uns die Länge und die Teilnehmerzahl eines Meetings die Wichtigkeit des Themas zu suggerieren scheinen. Gleiches gilt für die Größe des E-Mail-Verteilers, an den wir unsere mitunter viel zu langen Nachrichten schicken. So entsteht eine Art Wettkampf um den Wert des eigenen Themengebiets, der einen fatalen Zeitverlust für alle Beteiligten bedeutet. Und mangelnde Zeit zum konzentrierten Arbeiten führt gerade in kreativen Berufen zu einem erheblichen Verlust an Produktivität.

Etwa 60 Prozent der befragten Mitarbeiter in Managementpositionen haben angegeben, über einen Mangel an Innovation in ihren Unternehmen besorgt zu sein, der unmittelbar auf den Zeitverlust durch kommunikative Sekundäraufgaben zurückgeht. Durchschnittlich verbrachten alle Befragten fast neun Stunden pro Woche mit E-Mails und fast acht in Meetings. Dazu kommt die ständige Verfügbarkeit für Slack-Nachrichten oder spontane 1:1-Meetings, die inzwischen fast überall zum guten Ton gehört.

Was können wir dagegen tun?

Wenn es nach den Befragten der o.g. Microsoft-Studie geht, könnte künstliche Intelligenz ein wichtiger Baustein zur Lösung unseres Zeitproblems durch Kommunikation sein. Ein Großteil der Arbeitnehmer würde gerne administrative und analytische Aufgaben an die KI abgeben. Etwa 80 Prozent haben die Hoffnung, dass KI unnötige Meetings verhindern oder zumindest bei einer effizienteren Planung des Arbeitstages helfen könnte.

Aber letztlich ist jeder selbst gefragt, zeitraubende Meetings zu verkürzen, abzusagen oder einfach nicht teilzunehmen. Wir sitzen schließlich alle im selben Boot und stehlen uns gegenseitig Zeit, was in niemandes Interesse sein kann. Viele meiner Bekannten, die sich aus eigenem Antrieb dazu entschlossen haben, ihre Zeit in Meetings drastisch zu reduzieren, haben berichtet, dass sie auf die entsprechende Ankündigung hin ausschließlich positives Feedback bekommen und sofort einige Nachahmer animiert hätten, ihren Arbeitsalltag ebenfalls zu entschlacken.

Die Struktur von Meetings ist dabei nicht unerheblich. Ein paar einfache „Tricks“ sind hierbei eine funktionierende Agenda und eine gewissenhafte Beschränkung sowohl der veranschlagten Dauer als auch der Teilnehmerliste jedes einzelnen Meetings. Wenn wenige Teilnehmer konzentriert über wenige wichtige Punkte sprechen, ist das Meeting deutlich schneller vorbei. Es kann auch sehr hilfreich sein, den Teil „Verschiedenes“ oder „Sonstiges“, der am Ende des Meetings oft viel Zeit frisst, an den Anfang zu legen. Erfahrungsgemäß ist er an dieser Stelle schnell abgehakt.

Auch was die schriftliche Kommunikation betrifft, kann jede und jeder einzelne einen wertvollen Beitrag dazu leisten, uns allen Zeit zum produktiven Arbeiten freizukämpfen, indem sie oder er sich beim Verfassen jeder einzelnen Mail oder Slack-Nachricht fragt: Ist diese Nachricht notwendig? Liefert sie dem Empfänger Informationen, die ihn in seinem Tun weiterbringen? Und wenn ja, ist sie vielleicht zu lang?

Vor einigen Jahren gab es eine tolle Initiative, alle eigenen E-Mails auf eine Länge von drei bis fünf Sätzen zu verkürzen und das in der Signatur zu vermerken. So etwas kann auch Teil einer positiven Unternehmenskultur sein. Wenn jeder den anderen auf diese Weise Zeit spart, können schnell eine oder mehrere Stunden pro Tag herausspringen, die man sinnvoller nutzt, als mit langen Texten, die man lesen oder schreiben muss. Das Beste daran ist, dass sich der Zeitspareffekt genauso potenzieren kann, wie zuvor die Überhandnahme von Meetings und langen Nachrichten. Kurz: Selbst etwas ändern hilft (allen).