Fahrtenbuch: Den Treibstoffverbrauch schätzen ist nicht erlaubt

Hintergrund

Ein Firmen-Pkw hat für einen Arbeitnehmer viele Vorteile. Insbesondere dann, wenn er das Firmenfahrzeug auch für seine privaten Fahrten nutzen darf. Den privaten Nutzungsvorteil muss der Arbeitnehmer versteuern. Für die Berechnung dieses geldwerten Vorteils stehen zwei Optionen zur Verfügung.

1. Der Arbeitgeber wählt in der Lohnabrechnung oft die unkomplizierte Ein-Prozent-Methode. Hier muss der Arbeitnehmer keine Nachweise über die private Nutzung führen oder Belege über seine Aufwendungen sammeln.
2. Alternativ steht dem Arbeitnehmer die Fahrtenbuchmethode zur Verfügung. Diese ist jedoch mit hohen Anforderungen verbunden.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen hier genaue Aufzeichnungen über ihre privaten und beruflichen Fahrten führen. Darüber hinaus müssen sie alle für den Pkw entstandenen Kosten anhand von Belegen nachweisen. Dazu gehören beispielsweise Reparatur- oder Benzinkosten. Andernfalls akzeptiert das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht.

Der zu entscheidende Fall

Im zugrunde liegenden Fall überließ ein Arbeitgeber zwei Arbeitnehmern Dienst-Pkws. Diese konnten sie auch privat nutzen. Zur Ermittlung des zu versteuernden geldwerten Vorteils führten die Arbeitnehmer jeweils ein Fahrtenbuch. Im Rahmen einer Prüfung verwarf das Finanzamt das Fahrtenbuch und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode. Grund dafür: Die Arbeitnehmer hatten zwar die privaten und betrieblichen Fahrten ordnungsgemäß aufgezeichnet, nicht jedoch die Aufwendungen für ihren Pkw.

Das Urteil: Den Treibstoff nur schätzen, das geht nicht

Die Pkw wurden an der betriebseigenen Tankstelle betankt. Diese verfügte weder über eine Anzeige der Abgabemenge noch über einen Abgabepreis. Stattdessen wurden die Benzinkosten durch Schätzung ermittelt. Die Arbeitnehmer kamen somit ihrer Belegnachweispflicht nicht nach. Damit waren die Voraussetzungen zur Anwendung der Fahrtenbuchmethode nicht erfüllt, entschied der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 15. Dezember 2022 (VI R 44/20).

Das sollten Unternehmen bedenken

„Bei der Fahrtenbuchmethode ist neben der Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs unbedingt darauf zu achten, alle für den Pkw entstandenen Kosten anhand von Belegen nachweisen zu können“, erklärt Katrin Grothe, Steuerberaterin bei Ecovis in Pritzwalk.

Auch wenn das Führen eines Fahrtenbuch im Gegensatz zur Ein-Prozent-Methode aufwendiger ist, kann sie sich lohnen. Denn die Fahrtenbuchmethode ist genauer und ermittelt den konkreten privaten Fahrtanteil. „Arbeitnehmer müssen nur genau so viel versteuern wie sie auch tatsächlich privat fahren“, sagt Grothe.