Toxische Suchvorgänge

Wie gehen Sie vor, wenn Sie nach einer Information, wie beispielsweise einer bestimmten Website suchen? Alleine im Chrome-Browser verbergen sich drei Suchebenen: Die Lesezeichenleistenseite, weitere Lesezeichen und mobile Lesezeichen. Angenommen, Sie suchen das Weihnachtsgeschenk, welches sie sich bereits im Frühjahr markiert haben. Oder das tolle E-Learning auf einem Online-Lernportal? Jedes System schiebt seine Prioritäten je nach Nutzerverhalten selbst noch einmal in eine andere Position. Es sind die Favoriten in der jeweiligen Anwendung (Warenkorb, Merkliste). Was bereits im privaten Umfeld durch die Nutzung unterschiedlicher Browser und SaaS-Lösungen zur Herausforderung wird, kann im Unternehmen geradezu toxisch werden. Beispielsweise bei einem Mitarbeiterwechsel. Der Scheidende nimmt seine möglicherweise persönlich gut organisierten Suchsysteme ja schließlich mit.

Wenn man also die Summe der Suchzeiten aller Beschäftigten in einer Organisation addiert, müssten Controller eigentlich sofort rot sehen. Eine Untersuchung verschiedener Studien von McKinsey (1,8h/ Tag) oder von Abbyy (1 Tag/ Woche) bestätigt diese Annahme. Es ist auch wichtig zu beachten, dass einige Mitarbeiter aufgrund ihrer Rolle oder Tätigkeit möglicherweise mehr Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden müssen als andere. Beispielsweise können Mitarbeiter in Forschungs- oder Entwicklungsabteilungen oder im Kundensupport häufiger auf Informationen angewiesen sein als andere Mitarbeiter. Doch gerade die unterschiedlichen Rollen brauchen zielgerichtete Informationen. Und zwar schnell und verlässlich. Das bringt uns zu dem Punkt, wo die Suche im offenen Internet als zuverlässige Quelle ausscheidet und die manuelle Suche langfristig scheitern muss.

Was gebraucht wird, sind geprüfte Informationen, die unsere Rolle in der Organisation fördern. In einer Organisation müssen Informationen jeder Art zielgerichtet, spontan verfügbar und korrekt sein. Um die eigentliche Information herum stehen Parameter, wie Vertraulichkeit, Autor und Kontakt, Historie der Entstehung usw. bereit, damit wir optimal mit diesem Wissen arbeiten können.

Wir Menschen erblicken das Licht der Erde und können zunächst nichts anderes, als an der mütterlichen Brust zu saugen. Kämen wir als Wildschweinfrischling als Teil einer Rotte mit einer führenden und vernetzten Bache zur Welt, so wüssten wir sehr früh, dass es unklug wäre bei Vollmond eine Waldlichtung zu betreten, denn dort könnte der Jäger warten. Kämen wir als Fisch zur Welt, könnten wir uns von Anfang selbst ernähren und uns im idealen Lebensraum bewegen. Weil uns Menschen jedoch diese Art der Schwarmintelligenz fehlt, brauchen wir digitale Krücken. Und dies sind KI-gestützte Wissensmanagement Systeme

Diese Metapher ist notwendig, um zu begreifen, dass wir mittlerweile mit Hilfe von KI-gesteuerten Knowledge Management Systemen in etwas in die Nähe einer Schwarmintelligenz bewegen können. In diesen digitalen Helfern findet auch die kollaborative Wissensentstehung und die zielgerichtete Verteilung statt. Das Format, in dem das Wissen bereitgestellt wird, ist vielfältig und für alle Zielgruppen und Lerntypen kompatibel, egal ob als Bild, Text, Video, Immersive Interaktion oder E-Learning.

Warum sind solche hilfreichen Lösungen nur so wenig verbreitet (vor allem in öffentlichen Verwaltungen)? Wer sich die Investition betrachtet, wird schnell feststellen, dass ein KMS (Knowledge Management System) proportional zur Mitarbeiterzahl bei maximal einem Prozent der Lohnkosten liegt; um so größer die Organisation, desto besser die Quote. Umso mehr stellt sich die Frage, warum nur so wenige Firmen ein professionelles KMS im Einsatz haben. Damit ist natürlich kein schnödes Wiki gemeint, sondern ein wahrhaftiges Wissensmanagement System, mit dem Prozesse gelebt werden. Den Grund finden wir in der Praxis oftmals in der Gewöhnung an bestehende Tools und deren Ablösung. Es gibt bereits genügend Redundanz in der Kollaborationssysteme. Eine Umorientierung zu konsequent wissensbasierten Lösungen – der immer weiter wachsenden Schwarmintelligenz- bietet sich zunächst für Fachabteilungen oder wissensintensive Gruppen an, bevor der globale Rollout geplant wird.

In der Digitalisierung und in der vielgelobten Agilität muss das digitale Merkmal “Sharing” Einzug in die Unternehmenskultur finden. Wir müssen beginnen, Informationen zu gemeinsam zu erarbeiten, zu teilen und gezielt bereitzustellen, beispielsweise in einer Projektgruppe. Wer jemals mit einem KMS gearbeitet hat, wird die toxischen Favoriten schnell vergessen.