Digitale Prozesse bei Angebots-, Auftrags- und Vertragserstellung

Über einen einfachen digitalen Prozess zum Unterschreiben von Dokumenten dachte der ERP-Hersteller schon länger nach. Die Corona-Pandemie mit ihren einhergehenden Kontaktbeschränkungen war der Tropfen auf dem heißen Stein, um dieses Thema anzugehen.

Mit c-entron office baut das Softwareunternehmen seine ERP-Lösung weiter aus und bietet seinen Kunden mit dem Thema Signierung nun die Möglichkeit alle Belege vom Angebot bis Verträgen diese digital unterschreiben zu lassen. Bei der Entwicklung hat man berücksichtigt, dass die Anwender Dokumente unkompliziert digital unterschreiben und innerhalb des Unternehmens zuvor genehmigen lassen können, sowie Kunden sicher austauschen können.

Als weiteres Highlight bietet c-entron office die Möglichkeit ein Webangebot zu erstellen und per Weblink dem Kunden bereitzustellen. Die Kunden besitzen die Freiheit die Menge ihres Angebotes zu ändern, sofern eine die Mengenänderung zuvor zugelassen wurde. Im Anschluss kann der Kunde das Angebot unterzeichnen und erteilt mit seiner Unterschrift einen Auftrag.

Über eine Notizfunktion wird mit dem Ersteller des Angebots Kontakt aufgenommen, dieser wird per Mail informiert und kann dem Kunden über das ERP-System antworten.

Durch den digitalen Prozess konnte c-entron signifikante Zeiteinsparungen erzielen. Zusätzlich werden Papier, Druckerpatronen und Porto gespart. Den c-entron Usern wird ein einfacherer Auftragsprozess ermöglicht.

„Wir sind jetzt viel schneller mit dem Prozess der Vertragsunterschrift und der digitalen Ablage als bisher über den postalischen Weg. Die Vertragsdokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden und am Ende des Prozesses landen die Dokumente automatisch in unserem ERP-System. Sämtliche manuelle Tätigkeiten entfallen,” so Volker Lehnert, Geschäftsführer von c-entron.