Bereitmachen: Das Whistleblower-System im Mittelstand umsetzen

Das Hinweisgebersystem im Unternehmen verankern

Der Entwurf wird in Kürze verabschiedet, um zu erreichen, worauf die Whistleblower-Richtlinie abzielt: Hinweisgebende sollen zukünftig besser vor Repressalien geschützt sein, wenn sie auf Missstände im Unternehmen hinweisen. Abmahnungen, Maßregelungen, Diskriminierungen oder gar Kündigungen sollen so vermieden werden. Um das in der Praxis sicherzustellen, nimmt vor den Arbeitsgerichten die Beweislastumkehr den Arbeitgebenden in die Nachweispflicht. Wird also ein Hinweisgeber beispielsweise abgemahnt oder versetzt, muss der Arbeitgebende beweisen, dass kein Zusammenhang mit einem eingegangenen Hinweis besteht. Das kann kompliziert sein, wenn sie das tatsächlich nicht ist. Darum sind Unternehmen gut darin beraten, genau zu dokumentieren, welches Verhalten eines Mitarbeitenden zu den notwendigen Schritten geführt hat. Überhaupt spielt die Dokumentation eine entscheidende Rolle beim Hinweisgeberschutzsystem.

Kommunizieren, analysieren, dokumentieren: Die interne Meldestelle

In der Praxis verpflichtet das Hinweisgeberschutzgesetz Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten dazu, ein Meldesystem einzuführen. Über die Meldekanäle können Mitarbeitende oder Dritte Meldungen über Missstände oder Verstöße einreichen. Diese unternehmensinterne Meldestelle muss verschiedene Kriterien erfüllen und kann im Unternehmen selbst verankert oder an externe Dritte ausgelagert werden. Dabei ist die Vertraulichkeit immer zu wahren: Die Identität der Hinweisgeber und der im Hinweis genannten Personen muss geschützt werden. Der Gesetzesentwurf sieht darum vor, dass Personen, die für die Meldestelle tätig sind und die Hinweise entgegennehmen, unabhängig arbeiten können und fachkundig sein müssen. Auch wenn sie nur ein bestimmtes Stundenkontingent für die Meldestelle tätig sind, dürfen die weiteren Aufgaben im Unternehmen nicht zu einem Interessenkonflikt mit der Tätigkeit in der Meldestelle führen. Da eine solche unabhängige und fachkundige Person in kleineren Unternehmen kaum zur Verfügung stehen dürfte, empfiehlt es sich hier, die Meldestelle auszulagern. Eine externe Meldestelle kann die Kommunikation übernehmen und durch Prozesse in das Unternehmen eingebunden werden. Und indem die Aufgaben für ein Hinweisgebersystem ausgelagert sind, werden nicht nur die Prozesse regelkonform und professionell aufgestellt: Das Unternehmen hat mehr freie Kapazitäten, muss sich nicht um die Aus- und Weiterbildung des benötigten Personals kümmern und vermeidet vor allem die Interessenskonflikte, die sich in kleinen Unternehmen nicht vermeiden lassen.

THE MAK`ED TEAM berät mittelständische Unternehmen, wie sie mit ihren individuellen Rahmenbedingungen ein professionelles Hinweisgebersystem umsetzen können. Bei der Umsetzung erhalten Unternehmen Unterstützung der Complian`se GmbH & Co. KG – die sich auf Compliance Services für den Mittelstand spezialisiert hat und Unternehmen bei der Umsetzung eines Hinweisgebersystems begleitet.