Spesenabrechnungen: Diese Fehler können teuer werden!

Grundsätzlich gilt bei geschäftlichen Auslagen, die von Angestellten bezahlt werden, das Prinzip der Kostenerstattung. Dazu müssen allerdings jeder Spesenabrechnung Belege beigefügt werden, und Ausgaben müssen mit der beruflichen Tätigkeit verbunden und gerechtfertigt sein. Ein schlecht organisiertes Ausgabenmanagement birgt eine Reihe von Gefahren. Im Rahmen von Bilanzprüfungen werden nämlich gerade die Spesenabrechnungen und Belege von Finanzbehörden genau überprüft; liegen hier die nötigen Nachweise, Rechnungen und Belege nicht vor, wird die Ausgabenkontrolle schnell zum Verwaltungshorror. Denn bei falsch abgerechneten Ausgaben und Kostenerstattungen ohne Belege kann das Finanzamt eine Nachzahlung auf die abgeführten Steuern erheben.

Mit jedem Abrechnungsfehler geht zudem wertvolle Zeit verloren – nicht nur in der Finanzbuchhaltung, sondern auch für die Vorgesetzten, die bereits abgehakte Abrechnungen neu prüfen müssen. Unternehmen müssen daher auf die Korrektheit der erforderlichen Dokumente achten und eine effiziente Ausgabenkontrolle einführen, um Fehler und das Risiko von Ausgabenbetrug zu begrenzen.

Stolpersteine bei der Spesenabrechnung

Ein kurzer Blick auf die häufigsten Fehler bei den Spesenabrechnungen kann zu deren Vermeidung beitragen.

Wenn beispielsweise Angestellte den privaten Pkw für eine Geschäftsreise nutzen, wird diese Auslage vom Unternehmen mit einer Pauschale entschädigt. Hier unterlaufen auch Vielreisenden schnell Fehler, z. B. bei der Anzahl der gefahrenen Kilometer. Eine weitere Fehlerquelle sind private, nicht beruflich bedingte Fahrten, die trotzdem als Kilometerkosten geltend gemacht werden. Nach einem Geschäftsessen muss zur Kostenerstattung ebenfalls ein Bewirtungsbeleg vorgelegt werden. Dieser sollte nicht nur Angaben zu den Teilnehmern enthalten, sondern auch den Grund für den Restaurantbesuch. Besonders letzterer gerät gern in Vergessenheit. Ein Fehler, der für den Betrieb teuer werden kann, weil gerade Bewirtungskosten häufig vom Finanzamt nachgeprüft werden.

Auf einer Dienstreise kommt es schon einmal vor, dass Mitarbeitende die Rechnung für eine Geschäftsauslage vergessen oder sie verlieren. Bleiben fehlende Belege die Ausnahme, kann das Unternehmen dies gegenüber dem Finanzamt erklären. Für den Mitarbeitenden bedeutet eine Ausgabe ohne Beleg jedoch meist, dass diese nicht belegbare Auslage letzten Endes aus eigener Tasche bezahlt wird.

Doppelt eingereichte Ausgaben sind ein weiteres Problem, das sich nur schwer zurückverfolgen lässt. „Mit Lösungen zur digitalen Geschäftsausgabenverwaltung wird die Kostenkontrolle und die Erkennung von Duplikaten automatisiert und geschehen bei jeder erfassten Ausgabe“, sagt Karim Jouini, CEO und Mitgründer von Expensya.

Zu guter Letzt führt die Überschreitung von Ausgabenlimits ebenfalls zu Unerquicklichkeiten bei der Abrechnung und Erstattung. Um diesen Fehler zu vermeiden, muss bereits im Vorfeld eine klare Ausgabenpolitik festgelegt sein und in der Lösung zur automatisierten Geschäftsausgabenverwaltung berücksichtigt werden.

Fehler sind menschlich, aber ihre Vermeidung ist möglich

Mit einer herkömmlichen Spesenverwaltung (via Papier oder Tabellenkalkulation) lassen sich Fehler nur schwer vermeiden. Nichtsdestoweniger können die Sanktionen für fehlerhafte Abrechnungen und Bilanzen das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Ein wirksames Mittel, um fehlerhaften Reisekostenabrechnungen entgegenzuwirken, ist die Automatisierung dieses Prozesses mit einer SaaS-Lösung zur Ausgabenverwaltung. Sie gestattet zum einen eine papierlose Verwaltung von Spesenabrechnungen durch eine gesetzeskonforme Digitalisierung und Archivierung der Belege: Gleich nach dem Einscannen (auch per Smartphone) sind die Belege auf der Plattform abrufbar. Die Prozesse rund um die Kostenerstattung werden somit vereinfacht, und die Mitarbeitenden können Geschäftsausgaben autonomer managen. Gleichzeitig spart die beweiskräftige, rechtlichen Anforderungen entsprechende Belegarchivierung nicht nur dem Personalleiter und der Buchhaltung viel Zeit, sondern auch den Mitarbeitenden, die durch die Automatisierung des Verfahrens mit einer schnelleren Rückerstattung rechnen können.

Firmeneigene physische oder virtuelle Zahlungskarten sind darüber hinaus eine gute Methode, um Mitarbeitenden die Freiheit zu geben, geschäftliche Ausgaben zu tätigen – bei gleichzeitiger Beibehaltung der Kontrollmechanismen zur Verhinderung möglicher Budget-Überschreitungen. Mit einem automatisierten Genehmigungsprozess werden die vom Unternehmen festgelegten Obergrenzen, Budgets und anderen möglichen Einschränkungen eingehalten.

Intelligente Analysen und Kosten im Blick behalten

Mithilfe von Business-Intelligence und detaillierter Analysen können des Weiteren die Ausgaben und Budgets stets im Auge behalten und bei Bedarf optimiert werden. Expensya ist die webbasierte und mobile SaaS-Lösung, die die Ausgabenverwaltung von der Zahlung, über die Abrechnung bis hin zur Buchhaltung vereinfacht.