Neue Version 3.18 der PICTURE-Prozessplattform mit integriertem Redaktions- und Freigabeworkflow für Prozesse und Prozesslandkarten

Münster, 30.09.2022 – Das gemeinsame Arbeiten an Prozessen in Projektteams und bei der Erstellung und Pflege der Prozesslandschaft in öffentlichen Verwaltungen rückt immer mehr in den Fokus von Prozessmodellierer*innen. Mit der neuen Version 3.18 der Prozessplattform bietet die Münsteraner PICTURE GmbH wichtige Neuerungen zur Steuerung der Zusammenarbeit allen Mitwirkenden.

Mit Hilfe der neuen Funktionen können die Arbeiten der verschiedenen Personen, die an der Erstellung und der Pflege der Prozessdokumentation beteiligt sind, auf komfortable Art und Weise direkt von der Prozessplattform koordiniert werden.

So können Nutzer*innen der PICTURE-Prozessplattform benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen für die typischen Arbeitsabläufe (z.B. gemeinsame Erarbeitung eines Modells, Freigabe & Inkraftsetzung durch Prozessverantwortliche, turnusmäßige Aktualitätsprüfung) erstellen. Innerhalb des Workflows, kann anhand von „virtuellen Laufzetteln" festgelegt werden, welche Akteure in welcher Phase des Workflows mitwirken sollen. Die Prozessplattform benachrichtigt diese Personen dann zu gegebener Zeit automatisch, sobald sie mit ihrer Aufgabe "an der Reihe" sind und erteilt nötigenfalls automatisch vorübergehend (für die Dauer der Aufgabenbearbeitung) die dazu benötigten Zugriffsrechte.

So behalten die Prozessverantwortlichen mit der Phasenverlaufsansicht den Überblick über erteilte Zustimmungen und Kenntnisnahmen. Das erleichtert das gemeinsame Arbeiten an Prozessen z.B. in Projektteams enorm und spart wichtige Zeit, welche für andere Aufgaben genutzt werden kann.

Für Prozessmanager, Organisatoren und Personen in ähnlichen Rollen, die für ihre Arbeit einen Überblick über alle laufenden Prozessmanagement-Aktivitäten im ganzen Hause benötigen, stehen ergänzend flexible Such- und Auswertungsmöglichkeiten für die Workflow-Datenbank zur Verfügung.

Darüber hinaus haben die Entwickler*innen von PICTURE weitere praktische Neuerungen in der Prozessplattform umgesetzt:

• Das für Prozesse und Prozesslandkarten im Prozessregister festlegbare Attribut "Status" ist nun benutzerdefiniert anpassbar. So können Fachadministrator*innen auf Wunsch eigene Auswahlmöglichkeiten für den Status festlegen (inkl. Beschreibungen, Symbole und Farbcodes). Darüber hinaus kann optional eingestellt werden, dass bestimmte Status (z.B. "qualitätsgesichert", "freigegeben") nur durch einen ausgewählten Personenkreis oder nur im Rahmen eines Workflows vergeben werden dürfen.
• Die automatische Syntax- und Konventionenprüfung für (PICTURE-)BPMN-Prozessmodelle hilft dabei, die Qualität der Prozessmodelle einer Organisation systematisch zu verbessern. So können Prozessmodelle automatisch auf die Einhaltung etablierter Regeln zur Anwendung der BPMN überprüft werden. Dadurch können bei gefundenen Abweichungen punktgenau konkrete Verbesserungsvorschläge gemacht werden.

„Mit Hilfe der integrierten Redaktions- und Freigabeworkflows für Prozesse und Prozesslandkarten wird das gemeinsame Arbeiten an Prozessen noch einfacher handhabbar.  Prozessmanager*innen, Organisator*innen und Personen in ähnlichen Rollen erhalten so eine wichtige Steuerungshilfe für ihre Prozessmanagement-Vorhaben. Wir freuen uns, dass das Arbeiten der verschiedenen Personen, die an der Erstellung und der Pflege der Prozessdokumentation beteiligt sind, künftig noch einfacher ist." ergänzt Malte Stockmann, Teamleiter Software-Lösungen bei der PICTURE GmbH.

Interessierte Verwaltungen können unter https://www.picture-gmbh.de/testversion/ eine kostenlose Testversion beantragen und die neuen Funktionen selbst ausprobieren. Mit der Testversion erhalten die Verwaltungen einen vollwertigen Mandanten, damit sie sich unter realen Bedingungen ein umfassendes Bild von der Leistungsfähigkeit machen können.

Weiterführende Links:

• https://www.picture-gmbh.de/prozessplattform/