Inspirieren, verbinden, vertiefen: Veranstaltungsbesuche als Motoren der Arbeitswelt – Zwischenergebnisse aus der aktuellen Future-Meeting-Space-Forschung

Durch neue Mobilitätstrends und die zunehmende Digitalisierung hat sich das Reiseverhalten in den letzten Jahren stark verändert, sowohl privat als auch beruflich. Kosten und Nutzen werden immer stärker gegeneinander abgewogen – vor allem bei Veranstaltungen, die auch virtuell zugänglich sind. Die aktuelle Forschungsphase des Innovationsverbundes Future Meeting Space analysiert daher Anlässe, Motive und Gründe, die für oder gegen die Teilnahme an Präsenzveranstaltungen sprechen. Die Ergebnisse des ersten Befragungssprints zeigen: Networking und die Gewinnung neuer Ideen sind die Top-Gründe, um künftig persönlich an Veranstaltungen teilzunehmen. Die Umfrage bestätigt zudem, dass sich Selbstbestimmung deutlich auf die Anzahl der Veranstaltungstage auswirkt. Das heißt, Personen, die selbst über ihre Teilnahme entscheiden, nehmen zu über einem Drittel häufiger an Veranstaltungen teil als Personen, die fremdbestimmt reisen. Außerdem werden Mehrtagesreisen langfristig rund 80 Prozent aller Veranstaltungsreisen ausmachen.

Die Ergebnisse unterstreichen zudem die Relevanz von sozialem Austausch: 91 Prozent aller Befragten gaben an, Veranstaltungen zum Networking zu besuchen. Rund 60 Prozent stimmen außerdem der Aussage zu, dass der Klimaimpact zukünftig bei Reiseaktivitäten mitberücksichtigt werden muss. Eine große Rolle spielen Präsenzveranstaltungen auch als Ideen- und Inspirationsquelle. 82 Prozent sagen, dass sie bei Vor-Ort-Veranstaltungen neue Ideen gewinnen und für 74 Prozent bildet die Teilnahme an Präsenzveranstaltungen eine wichtige Abwechslung zum Büroalltag. „In einer hoch digitalisierten Welt sehnen sich die Menschen nach authentischen Erlebnissen an realen Orten. Destinationen mit ihren Leistungs- und Erlebnisversprechen spielen dabei eine Schlüsselrolle. Sie sind ein integraler Bestandteil zukunftsorientierter Veranstaltungen und können Teilnehmer*innen einen erheblichen Mehrwert bieten“, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB.

Geschäftsreisen als Faktor der Arbeitgeberattraktivität
Der Fokus des zweiten FMS-Befragungssprints umfasst die grundsätzliche Attraktivität von Reisen im beruflichen Kontext und deren Beitrag zu Personalgewinnung und -bindung. Es zeigt sich: Personen, die nach eigenen Angaben sehr gerne reisen, platzieren Geschäftsreisen als Faktor zur Attraktivität und Bindung an ihren Arbeitgeber auf Rang 4 von insgesamt 17 abgefragten Faktoren. Darüber hinaus zeigen die Ergebnisse, inwiefern Geschäfts- und Veranstaltungsreisen als Inspirationsquelle und -ort für neue Ideen und Innovationen gelten. Die Ideengewinnung bei der Teilnahme an Vor-Ort-Veranstaltungen liegt dabei mit 9 Prozent direkt auf dem vierten Platz.

„Betrachten wir die Potenziale zukünftiger Reise- und Veranstaltungsaktivitäten, so erkennen wir, dass besonders der Austausch mit interessanten Personen und ausgiebige Gelegenheiten zum Netzwerken auffällig wichtige Aspekte sind, um Veranstaltungen für Teilnehmer*innen attraktiv zu gestalten“, erklärt Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereiches Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer IAO. Weitere Potenziale für zukünftige Reisen sehen die Befragten in einem unkomplizierten und überschaubaren Planungs- und Genehmigungsprozess.

Studienradar identifizierte Handlungsfelder
Den Befragungssprints war zunächst ein Studienradar vorangegangen, das Handlungsfelder und noch bestehende Forschungslücken für den Veranstaltungsmarkt der Zukunft evaluierte. Anhand der Themenfelder geschäftliche Mobilität, allgemeine Reisetrends, Effekte der Pandemie, Motivation von Veranstaltungsbesuchen sowie nachhaltige Mobilität wurden damit aus über 80 Studien der Status Quo sowie White Spots mit entsprechendem Forschungsbedarf identifiziert. Zu diesen White Spots zählten unter anderem Erkenntnisse zur veränderten Reisemotivation im Kontext der Corona-Pandemie, Clusteranalysen zur Darstellung unterschiedlicher Reisetypologien und der Stellenwert von Geschäftsreisemodellen für die Generation Z. Mit seinen insgesamt neun Thesen diente das Studienradar als Wegweiser für die insgesamt drei Befragungssprints der Future-Meeting-Space-Forschung 2022.

Ausblick und Abschluss der aktuellen Forschungsphase
Der dritte Befragungssprint, zu dem derzeit Daten in einer weiteren Befragung erhoben werden, beschäftigt sich mit der Identifikation wichtiger Attraktoren von Veranstaltungen und Destinationen für Vor-Ort-Veranstaltungen. Mit Hilfe von Leistungsbausteinen sollen daraus neue Erkenntnisse für die Konzeption attraktiver und wirksamer Konferenzen und Veranstaltungen abgeleitet werden. Die komprimierten Ergebnisse der gesamten Forschungsphase werden im Dezember 2022 in einer virtuellen Abschlussveranstaltung präsentiert. Der Termin wird zeitnah bekannt gegeben, die Teilnahme ist kostenfrei.

Über Future Meeting Space
Das Innovationsprojekt Future Meeting Space wurde 2015 vom GCB German Convention Bureau e.V. und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ins Leben gerufen. Zentrales Ziel ist es, eine Vision dafür zu entwickeln, wie sich Menschen in Zukunft treffen werden. Dazu gehört auch die Erarbeitung praktischer Tools für Meeting-Planer*innen und -Anbieter*innen, die ihnen dabei helfen, der Entwicklung stets einen Schritt voraus zu sein. Zu den bisherigen Ergebnissen gehören zwei "Innovationskataloge", die neue und zukünftige Technologien zusammenfassen, sechs "Future Meeting Szenarien" sowie die Beschreibung eines möglichen "Future Meeting Room". Im weiteren Verlauf entstanden Studien zu den Anforderungen an Veranstaltungen, die begeistern, sowie zur künftigen Rolle von Veranstaltungen im Kommunikationsmix von Organisationen und dem neuen Ökosystem von Veranstaltungen.  Partner des Forschungsschwerpunktes 2022, der sich dem Thema „Redefining Event Attendance“ widmet,  sind AllSeated GmbH, Bayern Tourismus Marketing GmbH, Bochumer Veranstaltungs-GmbH, Cologne Convention Bureau, Encore (represented by KFP Five Star Conference Services GmbH), EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., Fraport AG (Aviation Partner), Jena Kultur, Leipziger Messe GmbH, Stadt Münster/Messe und Congress Centrum Halle Münsterland GmbH, Nürnberg Convention, PwC, Radisson Hotel Group, die 7 Cities und Siemens.