Tourenplanung in der Grünpflege

Große Baustellen machen viel Arbeit. Kleine Baustellen? Machen noch mehr Arbeit. Jedenfalls dann, wenn man über 10.000 davon auf dem Zettel hat. Über 10.000? „Genau, es sind tatsächlich so viele“, sagt Markus Quathamer und grinst angesichts des ungläubigen Staunens. Die großen Baustellen, das sind etwa die Außenanlagen eines Schulneubaus, die die Garten- und Landschaftsbau Quathamer GmbH aus Bad Zwischenahn erstellt. Die kleinen Baustellen kommen unscheinbarer daher, sind aber ebenso wichtig für die Auftragsbücher des Familienunternehmens, das in zweiter Generation von Markus Quathamer geführt wird: Es sind Trafostationen, Verteilerkästen für Strom und Internet, Umspannwerke etc. – Knotenpunkte der Infrastruktur eines großen Energieversorgers aus Oldenburg, der im Nordwesten Niedersachsens zwischen Ems, Weser und Elbe stark am Markt ist. Die Grünflächen rund um diese Knotenpunkte wollen gepflegt werden.

TOURENPLANUNG DIGITAL STATT EXCEL-TABELLE

Vor Ort Rasenflächen mähen, Gehölzschnitt durchführen, Wege säubern – das ist die eine Sache. Die andere ist: Die effiziente Planung von über 10.000 Baustellen. „Bis vor kurzem haben wir die große Karte von Niedersachsen genommen, die Daten der Objekte aus der Excel-Tabelle danebengelegt und die Routen für die Kolonnen ausgeknobelt. Zum Feierabend kamen die Mitarbeiter rein und dann mussten die Arbeitsberichte per Hand in Excel übertragen werden. Da lagen Papierberge auf den Schreibtischen“, erinnert sich Markus Quathamer, „und das ging gar nicht, weder vom Zeitaufwand her noch von der Fehleranfälligkeit bei der Übertragung am PC.“ Digitalisierung war das Stichwort. Enter geoCapture…

„Wir haben eine Software gesucht, die mit dieser immensen Datenmenge klarkommt“, so Quathamer, „und die die Besonderheiten der Aufträge berücksichtigt, etwa die unterschiedlichen Pflegeintervalle der Objekte. Das kann nur geoCapture.“ Die Anwendung wurde maßgeschneidert angepasst an die Anforderungen des Garten- und Landschaftsbauers und ist das Herzstück der Touren- und der Arbeitsplanung. Jede Kolonne hat ein Tablet mit der geoCapture-App und so die beste Route und alle Informationen zum Objekt im Blick. Wenn die Baustellen schneller abgearbeitet werden als vorgesehen und noch Arbeitszeit bleibt, können schon die nächsten Pflegeobjekte in Angriff genommen werden. Dank GPS-Fahrzeugortung kennt die Dispo immer den aktuellen Standort.

GPS FÜR PROBLEMLOSE DOKUMENTATION

Am Anfang gab es da durchaus Bedenken. Will uns der Chef überwachen? Unsinn, sagt der: „Wir haben offen und fair kommuniziert, warum wir die GPS-Technik brauchen. Nämlich für effektive Abwicklung der Jobs und die problemlose Dokumentation. Wenn unsere Leute draußen anhalten, um sich beim Bäcker ein Brötchen zu holen, dann ist das total menschlich. Das macht jeder. Warum sollten wir das kontrollieren?“ Jetzt sind die Sorgen vom Tisch – auch weil geoCapture die Arbeit leichter macht.

Denn: Dank maßgeschneiderter Formulare in der App sind Arbeitsberichte und Dokumentationen eine Sache von wenigen Häkchen, die man im jeweiligen vorformulierten Textfeld setzen muss. Fotos lassen sich integrieren. Der lästige und ungeliebte Papierkram ist damit passé, denn die Berichte gehen sofort online nach Bad Zwischenahn. „Wir haben so eine optimale Kommunikation zwischen unseren Leuten im Büro und den Kolonnen draußen. Jeder ist auf dem gleichen Informationsstand, das erleichtert die Arbeit.“

SCHADENSMELDUNG DIREKT AUF DER BAUSTELLE

Das gleiche gilt für die so genannten Behinderungsanzeigen und Schadensmeldungen. „Da ist vielleicht ein Schloss an der Trafostation ausgetauscht worden und wir kommen nicht auf das Gelände. Oder die Adresse stimmt nicht, auch das passiert“, erklärt Markus Quathamer. Die Mitarbeiter auf der Baustelle erfassen die Behinderung per Formular, das geht online an die Projektleitung bei Quathamer. Dort schaut der Projektleiter noch einmal drauf und schickt die Behinderungsanzeige weiter an den Kunden. Der weiß sofort: Der Auftrag ließ sich nicht ausführen. Dank der Formulare, ihrer sofortigen Übermittlung und der GPS-Daten wird jede Pflegemaßnahme sauber dokumentiert. Das ist nicht nur praktisch, wenn es Kundennachfragen gibt. Diese Daten bilden auch die Basis für eine solide Nachkalkulation (Zeitaufwand je Einzelobjekt, Mittelwerte für Objekttypen) — und die ist wichtig für die nächste Ausschreibung.

Ohne geoCapture ist die Abwicklung der Pflegeaufträge für den Kunden aus der Energiebranche nicht mehr vorstellbar, sagt der Chef: „Wir haben die Formulare zusammen mit geoCapture entwickelt. Es gibt regelmäßige Feedback-Runden und der Support ist sehr gut. Unsere Wünsche werden schnell umgesetzt. Wir freuen uns auf weitere Perspektiven mit geoCapture.“

Fazit: Die Benefits für den Garten- und Landschaftsbauer Quathamer liegen auf der Hand. geoCapture hat die Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht.
Im Einzelnen:

Effiziente und zeitsparende Tourenplanung mit der Möglichkeit, schnell auf aktuelle Änderungen im Arbeitsablauf zu reagieren
Saubere und effiziente Dokumentation der Leistungen vor Ort, schnelle Übermittlung der Dokumentation
Gleicher Informationsstand bei Verwaltung und Kolonnen
Maßgeschneiderte Formulare, angepasst an die Anforderungen des Pflegeauftrages
Belastbare Nachkalkulationsdaten
Problemloses Handling der großen Objektmenge