„Gerade in kleinen Unternehmen liegen die Zuständigkeiten für zum Beispiel Bankgeschäfte oft auf Inhaber-Ebene. Damit ein Unternehmen auch bei einem plötzlichen Ausfall der bis dato verantwortlichen Person überlebensfähig bleibt, müssen entsprechende Notfallmaßnahmen getroffen werden, die im Falle eines Falles die Mitarbeitenden, die Familie und weitere Betroffene absichern bzw. Erste Hilfe leisten. Es gilt, sich frühzeitig mit dieser Thematik zu beschäftigen, denn sonst kann es zu spät sein“, erklärt Ulrich Heun, Geschäftsführer der CARMAO GmbH.
Notfallmanagement unterstützt die Unternehmensresilienz
Der Notfallkoffer ist Teil des Notfallmanagements, was wiederum ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensresilienz ist. Es sollte immer die Unternehmenssicherung im Fokus stehen. Vertretungen für den Ernstfall müssen zuvor per Vollmacht, z. B. per Prokura, geregelt sein, ebenso wie zu informierende Personen und Maßnahmen für die Weiterführung des Unternehmens.
Sinnvoll ist es außerdem – insbesondere bei Familienunternehmen – wenn die verantwortliche Person wesentliche Entscheidungen, die dann zu treffen oder auszuführen sind, im Detail mit ihrer Familie bespricht und eine entsprechende „Rollenverteilung“ der Zuständigkeiten, die beim Ausfall greifen, definiert. Auch weitere wichtige Verantwortliche oder enge Vertraute innerhalb des Unternehmens sollten dabei einbezogen werden.
Der Notfallkoffer beinhaltet alle wichtigen Dokumente, Handlungsanleitungen und vieles mehr:
- Vollmachten, die Nachfolger oder Vertreter benötigen, um die Geschäfte weiterzuführen (Privatvollmacht, Kontovollmacht, Handlungsvollmacht oder Prokura)
- Alle wichtigen Passwörter und PIN-Nummern
- Wichtige Geschäftsdokumente: Kundenlisten, Fristen, Lieferanten, Versicherungspolicen, Geschäftspartner etc.
- Alle Schlüssel müssen verfügbar und die Zugehörigkeit muss ersichtlich sein (ggf. Zweitschlüssel)
- Übersicht über die Aufbewahrung der personenbezogenen Unterlagen (Testament, Gesellschaftsvertrag und Patientenverfügung)
- Notfallplan für die ersten Schritte
Ulrich Heun erklärt: „Es gibt generelle Richtlinien, was sich als Bestandteil eines Notfallkoffers empfiehlt. Der Notfallplan und alle damit verbundenen Maßnahmen müssen aber natürlich individuell auf das Unternehmen und die entsprechenden Gegebenheiten zugeschnitten werden.“
Die CARMAO GmbH bietet für das ganzheitliche Notfallmanagement Beratung, Dienstleistungen und Seminare an. Die Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Unternehmensresilienz bzw. organisationale Resilienz nach ISO 22316, Informationssicherheit, Risikomanagement, Business Continuity Management (BCM), Datenschutz & Compliance, Datacenter Solutions und vieles mehr.
Die 2003 gegründete CARMAO GmbH mit Hauptsitz in Limburg a. d. Lahn bietet Beratung, Projektdurchführungen, Dienstleistungen und Seminare an. Die Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Unternehmensresilienz bzw. organisationale Resilienz nach ISO 22316, Informationssicherheit, Risikomanagement, Business Continuity Management (BCM), Datenschutz und Compliance, Sicherheit im Datacenter u. v. m. Der Leistungsumfang erstreckt sich von der Business-Analyse und Marktforschung über die Lösungsentwicklung und -implementierung bis zum Kompetenztransfer durch die Schulungsangebote „CARMAO Qualifications“.
CARMAO befähigt Unternehmen unter anderem dazu, eine organisationale Widerstandsfähigkeit aufzubauen und dabei die Möglichkeiten der Digitalisierung sicher und flexibel zu nutzen. Zum Kundenstamm gehören öffentliche Verwaltungen, Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen. www.carmao.de
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