Die PEARL. GmbH digitalisiert ihre Rechnungsbearbeitung mit FibuNet webIC

Die bei der PEARL. GmbH seit über 23 Jahren eingesetzte FibuNet-Software umfasst die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Konzernabrechnung sowie BankBlitz XL für die automatisierte Massenbearbeitung von Bankbuchungen. Die verfügbaren Schnittstellen zu Amazon, eBay und PayPal unterstützen dabei die Erfassung und Bearbeitung bargeldloser Zahlungen im Online-Handel. Insgesamt arbeiten bei PEARL aktuell 35 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Finanzbuchhaltungssoftware von FibuNet.

Die stetige Optimierung und Automatisierung der Abläufe im Rahmen der Digitalisierungsstrategie führte konsequenterweise dazu, sich bei PEARL auch mit FibuNet webIC als Lösung für eine optimierte Rechnungsbearbeitung auseinanderzusetzen. Dies umfasst die digitale Erfassung sowie die webbasierte Prüfung, Bearbeitung und Freigabe aller Eingangsrechnungen.

Dabei sind eine Reihe von Besonderheiten zu berücksichtigen, die mit dem Geschäftsmodell von PEARL zusammenhängen. Ein Großteil der eingekauften Artikel wird aus Ländern bezogen, in denen die Vorabzahlung des Einkaufsvolumens vor Lieferung üblich ist. Für dieses Auslandsgeschäft müssen in einem separaten Workflow zunächst Proforma-Rechnungen erfasst und bearbeitet werden. Vor Abschluss des Prozesses müssen diese dann jeweils durch offizielle Rechnungen, sogenannte "Commercial Invoices" ersetzt werden und in die Warenwirtschaft bzw. Finanzbuchhaltung überspielt werden. Dazu war es erforderlich, das von PEARL selbst entwickelte Warenwirtschaftsprogramm an FibuNet webIC anzubinden.

Der hochkomplexe Prüfprozess, der neben der sachlichen Prüfung auch die formale Prüfung länderspezifischer Umsatzsteuerberechnungen umfasst, endet nach Genehmigung und Freigabe mit der Übernahme der buchungsrelevanten Daten in die Finanzbuchhaltung einschließlich der Verknüpfungen mit den digital archivierten Rechnungsbelegen. In den von FibuNet webIC unterstützten und der Finanzbuchhaltung vorgelagerten Rechnungsbearbeitungsprozess sind bei PEARL über 50 User einbezogen.

Laut Paul Zarczynski, zuständiger Projektmanager der PEARL. GmbH, hat sich das webIC als äußerst flexibel erwiesen. Alle spezifischen Anforderungen einschließlich des hochkomplexen Workflows konnten umgesetzt werden. Das System benötigt wenig Schulungsaufwand, ist intuitiv bedienbar und insgesamt sehr anwenderfreundlich. Nach eigenen Berechnungen beträgt die Zeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen rund 35%, so dass sich die Lösung bereits nach kurzer Zeit bezahlt gemacht hat.

Auch Christian Allinger, Managing Director der PEARL GmbH sowie Martin Zylowski, Chief Financial Officer, äußern sich zufrieden: "FibuNet ist unserem Tempo, unserem Volumen und unserer Flexibilität absolut gewachsen. Mit FibuNet haben wir einen starken Partner, um unsere Digitalisierungsstrategie weiterhin umzusetzen.“

Über die PEARL. GmbH

Der Schwerpunkt des 1989 gegründeten Unternehmens PEARL. GmbH ist der Distanzhandel von Hightech- und Lifestyle-Produkten. In Deutschland werden rund 500 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigt, darunter etwa 30 Auszubildende in unterschiedlichen Ausbildungsberufen.

Mit ca. 20 Millionen Kundinnen und Kunden, über 10 Millionen gedruckten Katalogen pro Jahr, einer täglichen Versandkapazität von über 110.000 Paketen – allein in Deutschland – und Schwesterunternehmen in der Schweiz, Frankreich und Polen gehört PEARL zu den größten Versandhäusern für Innovationen und Neuheiten aus dem Technologie-Bereich. Große Versandlager und Spezial-Versandzentren in Baden-Württemberg, Hessen und Niedersachsen ermöglichen eine sehr schnelle Belieferung der Kunden. Über 100.000 Europaletten Lagerkapazität in sechs Logistikzentren gewährleisten höchstmögliche Warenverfügbarkeit.

Ladengeschäfte in vielen europäischen Großstädten und das Teleshopping Unternehmen Pearl.tv mit großer Reichweite in Europa unterstreichen die Marktstellung von PEARL.

In Deutschland umfasst das Sortiment von PEARL ca. 16.000 Produkte mit über 100 bekannten Exklusivmarken.  Dank ihrer äußerst engen Kooperation mit internationalen Großherstellern und Entwicklungsfirmen hat die PEARL. GmbH einen starken Einfluss auf die Neuentwicklung und kontinuierliche Optimierung von Produkten (www.pearl.de).