Optimierte interne Kommunikationsprozesse für mehr Effizienz und Kollaboration

Um als Agentur erfolgreich zu sein, braucht es nicht nur einen guten Draht zum Kunden, sondern auch zum Puls der Zeit. Die Digitalisierung und Modernisierung der Kommunikationsprozesse ist daher unerlässlich. Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten, ständige Erreichbarkeit und das über die Grenzen eines Landes hinaus müssen zum Alltag gehören. Um all diesen Ansprüchen gerecht zu werden, bedarf es eines flexiblen Kommunikationstools wie Wildix.

Das Problem

Die SERY* Brand Communications GmbH zählt zu einer der ältesten Agenturen im deutschsprachigen Raum. Mit 22 Mitarbeiter und Standorten in Österreich und Deutschland betreut das Unternehmen europaweit Kunden und setzt dabei hohe Maßstäbe, wie Inhaberin Mag. Angelika Sery-Froschauer betont: “Qualität in unserer Branche ist immer verbunden mit Verantwortung.” Daher können sich laut der Geschäftsführerin die Kunden bei der Arbeit mit SERY* darauf verlassen, dass sie mit bester Qualität und allem heute zeitgemäßen Wissen betreut werden. Mag. Angelika Sery-Froschauer unterstreicht: “Die Marke hat einen immateriellen Wert für ein Unternehmen und der ist in der heutigen Zeit sehr, sehr wichtig. Eine Marke, die nicht ständig auf die neuen Gegebenheiten ausgerichtet wird, verliert an Wert, verliert an Präsenz und an Vertrauensanker beim Konsumenten.” Der ständige Austausch mit den Kunden, aber auch innerhalb des Teams zur Weiterentwicklung der Marke ist daher entscheidend. Kurze Kommunikationswege, das Optimieren bestehender Abläufe und die Steigerung der Effizienz werden in der Agentur groß geschrieben: “Meine Kunden wollen die Leistung bekommen, die sie auch bezahlen. Sie wollen nicht, dass sie etwas mehrmals anfordern müssen oder dass etwas einfach technisch nicht funktioniert.”

Laut Dr. Manfred Froschauer, der ebenfalls Geschäftsführer in der Agentur ist, ist ein weiterer Punkt wichtig für den Unternehmenserfolg: “Wir sind die modernste und innovativste Agentur, wir sind technisch auf dem neuesten und besten Standard.” Das zeige sich schon bei der technischen Ausstattung der Agentur. Die alte Telefonanlage passte nicht zu diesem Schritt in die Digitalisierung und so suchte SERY* nach einer neuen Anlage, die auf Voice-over-IP basiert.

Die Anforderungen seitens der Geschäftsführung waren dabei klar definiert. “Wir müssen in der Digitalisierung ganz vorn mit dabei sein”, sagt Mag. Angelika Sery-Froschauer. “Die Abläufe, die noch an analoge Systeme gebunden waren, müssen wir in unsere digitale Kommunikationswelt hinein bringen.” Das System müsse so flexibel wie möglich sein, damit das Team orts- und zeitunabhängig arbeiten kann. “Und es muss einfach sein.” Natürlich gäbe es digital erfahrene Personen im Team, aber es seien nicht alle so erfahren wie die jüngeren Mitarbeiter. “Ein gutes System ist meistens auch einfach”, bemerkt die Geschäftsführerin. Dr. Manfred Froschauer legt den Fokus auf die technischen Anforderungen:

“Wichtig war, dass wir bestehende Rechner und Handys als Endgeräte nutzen können und nicht ein zusätzliches externes analoges System brauchen.”

Zusätzlich war ihm wichtig, dass die neue Anlage Telefonie auch länderübergreifend realisieren kann, um den zweiten Standort der Agentur in München mit einbinden zu können.

Die Lösung

Etwa ein Jahr lang analysierte Dr. Manfred Froschauer den Markt und sah sich mehrere Lösungen an. Schlussendlich vertraute er auf die Empfehlung des langjährigen IT-Partners computerwerkstatt: “Unser IT-Partner verwendet selbst die Wildix-Lösung. Das war ein wichtiger Punkt, denn daher weiß das Unternehmen, wovon es spricht und beschäftigt sich auch im Detail mit dem System.” Der Zeitpunkt für die Implementierung hätte nicht besser passen können. Am Freitag wurde die Lösung getestet und alle Mitarbeiter geschult, bereits am folgenden Montag saßen aufgrund des Corona-Lockdowns alle Mitarbeiter im Home Office. “Ich war so froh und dankbar, dass wir bereits eine vollständige, digitale, funktionierende Kommunikationslösung. für unsere Agentur hatten”, erinnert sich Mag. Angelika Sery-Froschauer. Dr. Manfred Froschauer stimmt zu: “Gerade in der Corona-Zeit haben wir gemerkt, dass eine gute Kommunikation, die einfach, unkompliziert, fehlerfrei, unterbrechungsfrei und rauschfrei ist, ganz wesentlich ist.” Eine Videokonferenz, in der man nur Bruchteile versteht oder bei der es technische Startprobleme gibt, sei für alle Beteiligte sehr unangenehm.

“Wildix ist für uns zu einem integralen Bestandteil unserer Agenturorganisation geworden”, erklärt die Geschäftsführerin. Das wichtigste Feature sei die Videokonferenz für die morgendliche Besprechung. Durch die VoIP-Technologie könne man Wildix von überall her, ob über Handy oder Laptop, ohne Probleme nutzen.

“Wir haben diesen Ablauf, den wir vorher analog hatten, in physischer Präsenz, digitalisiert und das behalten wir auch nach Corona bei. Es ist effizient und es ist schnell.”

Laut Dr. Manfred Froschauer sei das ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung und damit Verschlankung der Prozesse: “Da sitzt jeder an seinem Arbeitsplatz in der Agentur oder zu Hause und es ist standardisiert. Es funktioniert wirklich perfekt und ist einfach.”

Ein weiterer Vorteil sei das Schaffen von Kommunikationsräumen. So komme es vor, dass parallel mehrere Teams über Wildix ihre Projekte besprechen, wozu früher mehrere (physische) Räume notwendig gewesen wären. “Es funktioniert wunderbar, es gibt uns Sicherheit, es gibt uns Qualität und für uns ist Wildix der Kommunikationskanal intern den wir zu 100% nutzen.” Das liege laut Dr. Manfred Froschauer auch an der dadurch gewonnenen Transparenz des Anwesenheitsstatus’ der Mitarbeiter. Zudem sei die einfache Rufumleitung und Weiterleitung auf das mobile Endgeräte wichtig und spare viel Zeit.

Doch nicht nur anwenderseitig, sondern auch technisch und wirtschaftlich war die Entscheidung für Wildix fundiert, so der Geschäftsführer.

“Andere Anbieter konnten die internationale SIP-Telefonie nicht abbilden bzw. waren wesentlich teurer. Wir haben das auf der Basis von 10 Jahren durchgerechnet und daraus ist Wildix ganz eindeutig als der beste Anbieter hervorgegangen.”

Das Ergebnis

Der Einsatz von Wildix hat die Prozesse in der Agentur SERY* laut der Inhaberin auf ein neues Level gehoben: “Diese Form der Kommunikation und Kollaboration hat es vor Wildix nicht gegeben und es ist sehr schnell zu einem fixen Bestandteil geworden.” Es sei jetzt viel einfacher, immer gleich alle Kontakte parat zu haben und direkt im Dashboard zu sehen, wer verfügbar ist. “Ich möchte das nicht mehr missen.”

Dr. Manfred Froschauer schätzt vor allem die Einfachheit der Lösung: “Allein wenn man in der Früh den Rechner aufklappt und Wildix ist eingeschalten, alles ist online und es funktioniert einfach. Das bringt definitiv eine Effizienzsteigerung.” Resümierend fasst Mag. Angelika Sery-Froschauer zusammen:

“Wildix ist für meine Agentur eine Lösung, die die Kommunikation intern sowie extern unterstützt – in der Effizienz und in qualitätsvollen Abstimmungen. Und Wildix ist ein System, welches sich unabhängig von meiner Location, unabhängig von den Zeiten, einfach perfekt einsetzen lässt.”

Weitere Kundenberichte zum Einsatz der Wildix Lösung finden Sie unter https://www.wildix.com/de/kundenberichte/