Alles im Blick haben: Accounting Compliance als Grundlage für den Jahresabschluss

Wer weiß was? Informationen in der Einbahnstraße

Schwierig wird es, wenn Informationen nicht da landen, wo sie landen sollen. Um ein Beispiel zu nennen: Einem mittelständischen Unternehmen wurde im Oktober 2020 eine Klage zugestellt. Schlechtleistung, Schadensersatz – der Geschäftspartner des Unternehmens fordert das ganze Programm. Der Geschäftsführer des Unternehmens ist ziemlich erbost und fährt mit der Klageschrift zum Rechtsanwalt. Dort wird die Verteidigungsstrategie besprochen und die Klageschrift verbleibt in der Kanzlei. Somit wird der für das Rechnungswesen erforderliche Informationsfluss unterbrochen. Der Geschäftsführer denkt nicht daran, die Buchhaltung, die im Homeoffice arbeitet, über den Vorgang zu informieren. Der Steuerberater des Unternehmens, der im Februar 2021 mit der Erstellung des Jahresabschlusses beginnt, erfährt ebenfalls nichts von dem Gerichtsverfahren. Die Vollständigkeitserklärung für den Steuerberater wird wie jedes Jahr von der Buchhaltung vorbereitet und vom Geschäftsführer unterschrieben.

Man braucht nicht viel Fantasie, um sich auszumalen, wie hoch die Risikovorsorge für dieses Verfahren in diesem Jahresabschluss ausgefallen ist. Weder die Prozesskostenrisiken noch die möglichen Verpflichtungen aus Gewährleistung und Schadensersatz finden sich in dem Rechenwerk. Hier fangen die möglichen Probleme erst an. Denn nicht nur der Jahresabschluss ist im Ergebnis unzutreffend – auch die Besteuerung wird unzutreffend festgesetzt. Die Bank, mit der das mittelständische Unternehmen ein umfangreiches Kreditengagement unterhält, bekommt falsche Zahlen. Die Ausschüttung an den Gesellschafterkreis erfolgt auf Basis eines unzutreffenden Ergebnisses. All diese Punkte tragen unterschiedliche Risiken für das Unternehmen, aber auch für die Geschäftsführung in sich.

Mehr Prävention, Transparenz und Sicherheit durch Accounting Compliance

Keine Frage: Fehler wie im oben genannten Fall passieren im Accounting immer wieder – selten aus Kalkül, häufig aus Unwissenheit oder aufgrund unklarer Prozesse und Abläufe. Zumeist hängen diese Abläufe an den Personen und sind nur selten in der Organisation systematisch verankert. Darum ist es wichtig, die individuelle Situation eines Unternehmens zu betrachten, um daraus Prozesse und Abläufe so zu organisieren, dass die relevanten Regelungen bei der Bilanzierung sicher eingehalten werden. Neben dem Zahlenwerk zählen hierzu auch der Anhang und gegebenenfalls der Lagebericht. Auch hier müssen die erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen. Diese Prozesse und Abläufe werden so auf- und ausgebaut, dass sie die Funktion eines internen Kontrollsystems (IKS) übernehmen und in ihrer Gesamtheit die Verfahrensdokumentation des Unternehmens darstellen. Somit wird auch sichergestellt, dass Änderungen in den Regelwerken identifiziert und umgesetzt werden können.

Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt und hat andere Schwerpunkte im Rechnungswesen. So sind bei der Entwicklung eines passenden Compliance-Konzepts vorgefertigte Standards wenig hilfreich. Es geht darum, im Unternehmen ein maßgeschneidertes System zu etablieren, das ganz auf die individuellen Risiken eingeht.