Neues Rechnungsformat in der Schweiz ersetzt Einzahlungsscheine

Roter und oranger Einzahlungsschein

Die Einzahlungsscheine haben eine sehr lange Tradition in der Schweiz und werden auch heute noch sehr häufig zur Begleichung von Forderungen genutzt. Der Unterschied zwischen den Scheinen ist eine Referenznummer. Diese findet sich nur auf dem orangen Einzahlungsschein und kann sowohl manuell als auch auf elektronischem Weg eingetragen werden. Der Einzahlungsschein mit Referenznummer wird von der Rechnungsstellenden Partei ausgestellt und an eine Zahlungspflichtige Person als Ausdruck gemeinsam mit der Rechnung oder im Dateiformat übermittelt.

Der rote Einzahlungsschein ohne Referenznummer hingegen ermöglicht die Einzahlung oder Überweisung eines beliebigen Betrags auf das eigene oder ein fremdes Konto und war vergleichbar mit dem deutschen Überweisungs- oder Einzahlungsbeleg. Anstelle einer Referenznummer kann hier als Zahlungszweck ein beliebiger Text eingetragen werden.

Das neue Rechnungsformat mit QR-Code ähnelt den bisherigen Formaten und besteht aus einem Teil, der die Zahlungsinformationen zusammenfasst und einem Empfangsschein. Der sogenannte Swiss QR-Code ist in der Mitte des Zahlteils angesiedelt und enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform aufgelistet sind. Spätestens zum 30. September 2022 will die Schweizer Postfinance die bisherigen Einzahlungsscheine vollständig vom Markt nehmen und sie durch QR-Rechnungen ersetzen, denn diese bieten durch ihren erweiterten Dateninhalt eine langfristige Einsatzfähigkeit, besonders im Austausch mit den europäischen Nachbarländern.

QR-Rechnungen einfach in Scope erstellen und versenden

Mit Scope können Schweizer Kund:innen heute schon Rechnungen mit QR-Code erstellen und verwalten. Scope überträgt die Zahlungsdaten inklusive QR-Code direkt in die Ausgangsrechnungen. Elektronische Rechnungen im UBL E-Invoice Format können im Anschluss automatisiert per E-Mail versendet werden. Außerdem ermöglicht Scope unterschiedlichen Niederlassungen die elektronische Abrechnung untereinander. Die Ausgangsrechnung einer Niederlassung wird automatisch als Eingangsrechnung der anderen Niederlassung erzeugt. Sobald Rechnungen mit externen Systemen ausgetauscht werden, werden die Daten im UBL e-Invoice Format übermittelt.