Ressourcenmanagement für agile Teams – dank Can Do

Ob fundierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen oder Risikobewertungen: In Bezug auf das umfassende Reporting gibt es im agilen Projektmanagement durchaus Defizite. Und das ausgerechnet in Bereichen, die für dich im Projektmanagement wichtig wären und dein Projekt überhaupt erst planbar und gestaltbar machen … Auch bei der Ressourcenplanung und beim Ressourcenmanagement im Unternehmen gilt: Scrum allein wird’s nicht richten.

Ressourcenmanagement – warum ist das überhaupt wichtig?

Agile Techniken wie Scrum schaffen gerade in kleinen Unternehmen und kompakten Teams ideale Voraussetzungen, um ein Projekt schnell zum Erfolg zu bringen: Die Sprints sind überschaubar und erreichbar. Alle Mitglieder eines Teams arbeiten zu 100% in einem Projekt und einem Sprint. Damit wird auch die Ressourcenplanung obsolet. Soweit die Theorie.

In der Praxis sieht das oft ganz anders aus: In Sprints werden nicht alle Storys geschafft, was dazu führt, dass diese Storys einfach in den nächsten Sprint umziehen. Es wird vergessen, dass keine Arbeitskraft exklusiv am Projekt arbeiten kann – die Grundlasten und andere Arbeiten werden ignoriert. Und Urlaub oder Krankheit? Oje …. Kurz: Ausgerechnet die Ressource Arbeitskraft, eigentlich das unverhandelbar Wichtigste an einem Projekt, kommt beim agilen Projektmanagement oft zu kurz.

Je größer ein Unternehmen ist, umso vielschichtiger werden die Probleme bei der Ressourcenplanung und -verteilung. Das gilt umso mehr im Multiprojektmanagement, wenn Mitarbeiter nicht nur an einem Projekt exklusiv arbeiten. Und wenn dann schließlich ein Mitarbeiter wegen Überlastung die weiße Fahne schwenkt oder die Teamleitung Deadlines reißt, ist es meistens schon zu spät.

Darum ist es so wichtig, dass du für dein Projektmanagement ein Tool für das Ressourcenmanagement in Multiprojektorganisationen erhältst, mit dem du die Arbeitskraft in all deinen Projekten jederzeit im Blick behältst, sie steuerst und planst. Can Do ist ein solches Tool.

Hybrides Projektmanagement für deine Ressourcenplanung

Mit Can Do zieht das Hybride Projektmanagement in deine Projekte ein. Hybrid bedeutet hier: Während deine Teams weiter nach agilen Standards, etwa mit Jira®, arbeiten, bleibst du der klassischen Vorgehensweise treu und genießt planerische Projektvorteile wie eine sauber strukturierte Netzplanung, umfangreiches Berichtswesen und sogar eine KI, die sich um Risikoplanung und eben die Ressourcenplanung kümmert. Das Beste daran: Can Do kann sich automatisiert mit Jira® verknüpfen. Deine Teams arbeiten wie gewohnt weiter, und all ihre Daten aus dem Backlog, den Sprints, Storys oder Epics werden automatisiert an Can Do weitergegeben. Dort werden sie so aufbereitet, dass sie in der Netzplanung genutzt werden können. Zum Beispiel für eine umfassende Ressourcenplanung.

Dank KI: Ressourcenplanung de luxe

Sind Jira® und Can Do erst einmal verbunden, stehen dir alle Möglichkeiten der Ressourcenplanung, der Ressourcenverteilung und des strategischen Ressourcenmanagements für deine Projekte zur Verfügung. Und mehr noch: Can Do nutzt eine künstliche Intelligenz, die dich beim Ressourcenmanagement automatisch unterstützt.

• Diese KI greift auf viele miteinander agierende Algorithmen zurück. Somit werden ständig Millionen von Kombinationen  berücksichtigt und in realistischen Modellen abgebildet. Die KI zeigt auf, ob bei einer Abweichung von der Projektplanung durch bestehende Ressourcen es nur zu einer unkritischen Störung im Ablauf kommt oder ob die Projektleitung dann doch in eine Situation eingreifen muss.
• Herkömmliches Ressourcenmanagement teilt menschliche Arbeitskraft ähnlich ein, wie es die Belegungszeit von Maschinen handhaben würde  – ziemlich starr und unflexibel. Die KI von Can Do dagegen errechnet aus zahllosen Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter seine Arbeit schaffen könnte.
  Dafür ist ein von uns entwickelter Algorithmus mit dem Namen "Watermodel®" zuständig. Dieser ermöglicht eine dynamische Ressourcenplanung, die sich deutlich von jener bei linearen Planungsmodellen unterscheidet. Hierzu ein Beispiel: Ein/e Mitarbeiter/in bekommt für ein Projekt 10 Arbeitstage à 4 Stunden zugewiesen. Findet nun an einem dieser 10 Arbeitstage eine 8stündige Schulung statt, würde eine Software mit linearer Planung eine Überlastung anzeigen: Es fehlen vier Stunden, für die ein lineares Modell keine Ausweichmöglichkeit findet. Can Do mit Watermodel® dagegen erkennt automatisch, ob der/die Mitarbeiter/in eine Umverteilung der Aufgaben durchführen kann und damit nicht überlastet ist. Watermodel® berücksichtigt also Selbstorganisation, statt auf starre Zeiträume und Stundenplanungen angewiesen zu sein. 
• Beim Ausfall einer Ressource, etwa wegen Urlaub, Krankheit oder anderer Aufgaben, erfolgt im Projektmanagement Tool Can Do unmittelbar eine Risikoüberprüfung und -aktualisierung in Echtzeit. Und das projektübergreifend, wenn die Ressource im Multiprojektmanagement an mehreren Projekten mitwirkt. Das geht sogar so weit, dass ein/e Mitarbeiter/in noch während der Antragstellung für den nächsten Urlaub dessen Auswirkungen auf alle betroffenen Projekte angezeigt bekommt.
• Wenn im Multi-Projektmanagement einerseits Engpässe und andererseits Leerläufe entstehen, können mit der KI auch Ressourcen über Projektgrenzen hinweg verteilt und Teams neu strukturiert werden.
• Das Ressourcenmanagement von Can Do kommt auch mit inakkuraten Daten, wie sie in einer realistischen Planung vorkommen, zurecht. So wird berücksichtigt, dass der Zukunftsverlauf grundsätzlich nicht zu 100% sicher planbar ist. Sowohl Zeit als auch Aufwand können inakkurat angegeben werden; Beispiele: „Dauer 6 bis 8 Wochen“ oder „geschätzter Aufwand 80 bis 100 Personentage". Die Software berechnet aus allen möglichen Kombinationen von ungenauen Zeit- und/oder Aufwandswerten ein realistisches Risiko aller Projekte in Portfolios der Gegenwart und der Zukunft. 

Fazit: Ressourcenmanagement, jetzt auch in Jira®

Auch, wenn Jira® selbst keine Tools für eine weitgehende Ressourcenplanung zur Verfügung stellt, können agile Teams dank des hybriden Projektmanagements mit Can Do ein ausgeklügeltes, KI-gestütztes Ressourcenmanagement (insbesondere für Multiprojektorganisationen) nutzen. Vor allem für mittlere bis große Unternehmen mit Multi-Projektmanagement gilt: Agiles Projektmanagement braucht, wenn es zum Projektziel führen soll, ein ebenso agiles Ressourcenmanagement. Ohne, dass die einzelnen Teams in ihrer täglichen Arbeit gestört werden. Und genau das ermöglicht das Hybride Projektmanagement mit Can Do.