Tourenplanung – vom Stundenzettel über Excel bis hin zur Software

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unverzichtbar, dass Routinetätigkeiten zunehmend automatisiert werden und im Gegenzug strategische Aufgabengebiete an die Disponenten übergeben werden. Beispielsweise kann so die bloße Bestellabwicklung und Planung von Technikern automatisch ablaufen, während sich die Disponenten um das Bestandsmanagement kümmern. Der Disponent der Zukunft agiert daher mehr als Manager, der Prozesse überwacht und Planungssysteme steuert. Das Abarbeiten von unübersichtlichen Excel-Listen, gehört dagegen der Vergangenheit an.

In diesem Zuge spielt auch die Tourenplanung eine entscheidende Rolle. Denn der Disponent kann auf verschiedene Möglichkeiten zurückgreifen, wenn es um die Planung von Touren geht. Vom einfachen Stundenzettel über Excel bis hin zur Tourenplanungssoftware reichen die Varianten, die alle verschiedene Vor- und Nachteile bieten. Gerade Microsoft Office ist immer noch sehr verbreitet bei der Planung von Service-Technikern. Doch moderne Software zur Ressourcenoptimierung ist eine echte Alternative zur Excel-Tourenplanung und ist für eine flexibel und effiziente Planung eine unverzichtbare Hilfe.

DER KLASSISCHE STUNDENZETTEL UND DAS OFFLINE BOARD – DIE HÄNDISCHE TOURENPLANUNG

Die altmodische Tourenplanung mit einem Stundenzettel wird auch heute noch bei vielen Betrieben angewendet. Vor allem kleine Unternehmen setzen immer noch auf eine manuelle, händische Tourenplanung. Der Vorteil dieser Form der Tourenplanung ist, dass keinerlei elektronischer Hilfsmittel benötigt werden. Der Disponent entscheidet selbst, welcher Kunde zuerst beliefert wird und wie die Route erfolgt. Doch diesem Vorteil steht eine Menge an Nachteilen gegenüber. Denn meist werden nur wenige Einflussfaktoren, wie die Straßenkarte und die Wetterbedingungen bei der Tourenplanung berücksichtigt. Die Routenplanung ist zeitaufwendig und es besteht nur eine geringe Flexibilität. Denn wenn Änderungen auftreten, können diese nur schwer erfasst werden und es erfolgt keine automatische Information an alle relevanten Instanzen. Störungen bei der Disposition werden nicht berücksichtigt, sodass eine geringere Effizienz auf Dauer die Folge sein wird.

DIE SOFTWAREGESTÜTZTE TOURENPLANUNG MITTELS EXCEL

Ebenfalls sehr beliebt ist die Tourenplanung mit Excel. Diese Variante ist der erste Schritt hin zu einer elektronischen Abwicklung der Tourenplanung. Doch so einfach das Anlegen der Planung in Excel auch ist, so empfindlich ist diese Variante auch gegenüber Anwendungsfehlern. Denn durch eine falsche Bedienung können sich schnell Fehler in der Formatierung oder in den Verweisen auftreten, die zu einer ungünstigen und unübersichtlichen Routenplanung führen. Zudem geht besonders bei langen Listen schnell die Übersichtlichkeit verloren, was sich am Ende in einer schlechten Disposition der Service-Techniker niederschlägt. Weiterhin ist die Tourenplanung in Excel wenig flexibel und optimiert nicht automatisch die Tour der Techniker, wenn Änderungen oder Störungen auftreten. Diese führt zu einer begrenzten Terminauswahl und -planung im Arbeitsalltag, zu vielen zusätzlichen Kilometern, zusätzlichen Arbeitsstunden und potenzieller Frustration bei den Mitarbeitern und Kunden. Excel wird selbst bei mittleren und großen Betrieben noch häufig für die Routenplanung eingesetzt. Je mehr Mitarbeiter mit einer Liste arbeiten, desto größer ist die Gefahr für Formatierungs- und Verweis-Fehler.

DIE SMARTE TOURENPLANUNG – DURCH CLEVERE, AUTOMATISIERTE ECHTZEIT-SOFTWARE

Die Zukunft in der Disposition liegt in jedem Falle in einer softwaregestützten Tourenplanung und ist so eine echte Alternative zur Tourenplanung mit Excel. Die Vorteile dieser Variante liegen auf der Hand:

• erhebliche Zeitersparnis bei der Tourenplanung
• geringer Personalaufwand für die Disposition
• Optimierung der Tour in Echtzeit
• automatische Information aller relevanten Instanzen bei Änderungen
• maximale Effizienz bei der Disposition

Mit einer Tourenplanungssoftware kehrt selbst bei langen Touren mit vielen Stopps eine maximale Transparenz ein. Auf Störungen innerhalb der Tour kann in Echtzeit reagiert werden und alle relevanten Instanzen werden automatisch informiert. Egal ob es Umleitungen durch Baustellen gibt, Verkehrsbehinderungen bestehen, Termine abgesagt oder hinzugefügt werden, die Routenplanung wird völlig automatisiert von der Tourenplanungssoftware angepasst. So wird eine maximale Flexibilität und Effizienz bei der Planung und Disposition von Touren erreicht. Durch die Automatisierung vieler Prozesse ist nur noch ein geringer Personalaufwand notwendig und die Disponenten können sich anderen interessanten und strategischen Aufgaben widmen – wie beispielsweise dem Notfall-Management und dem ganzheitlichen Kundenservice. Eine moderne Tourenplanungssoftware ist daher für moderne Betriebe unverzichtbar, um konkurrenzfähig und agil zu bleiben und gleichzeitig ausreichend Fachkräfte mit spannenden Aufgaben rekrutieren zu können. Die Anwendung eignet sich für kleine Betriebe genauso, wie für global agierende Konzerne.