Stolperfallen bei der Buchführung

Unnötige Arbeit und Fehler vermeiden

Es gibt zwei grundsätzliche Stolperfallen bei der Buchführung:

• Der Unternehmer reicht seine Belege auf eine Weise ein, die unnötige Arbeit verursachen.
• Die Belege sind mangel- oder fehlerhaft.

Beides lässt sich vermeiden, denn es kostet den Buchführungsservice Zeit und den Unternehmer damit Geld. Übrigens hat ein Buchführungsservice bei Gründern ein gewisses Verständnis für dessen Stolperfallen bei der Buchführung, doch nach rund ein bis zwei Jahren schwindet dieses Verständnis sehr. Jungunternehmern sei daher geraten, die Geduld ihres Dienstleisters nicht über Gebühr zu strapazieren. Die folgenden 7 Tipps helfen wahrscheinlich weiter.

#1: Konzentration auf das Wesentliche

Der Buchführungsservice benötigt weder alle Geschäftsbriefe noch Angebote oder Lieferscheine. Für die Abrechnung sind diese nicht relevant. Er wird darauf auch verweisen, um nicht Unnötiges von Wichtigem trennen zu müssen. Auch Miet- oder Darlehensverträge müssen nur einmal vorgelegt werden. Danach genügt eine Mitteilung zu Änderungen, falls diese auftreten.

#2: Kontierung

Der Buchhalter legt Sachkonten an, auf die er den Unternehmer nach einer ersten Durchsicht von dessen Geschäftsunterlagen hinweisen wird. Ein Sachkonto kann zum Beispiel Miet-, Leasing-, Fuhrpark-, Material-, Energie- oder Lohnkosten betreffen. Der Unternehmer sollte seine Belege nach diesen Konten sortiert einreichen. Ein Karton voller unsortierter Belege ist für einen Buchhalter der GAU. Er wird möglicherweise die Sortierung selbst vornehmen, doch dafür auch eine saftige Rechnung präsentieren, und das vollkommen zu Recht. Die Kontierung, also das Vorsortieren, ist kein großer Aufwand. Es genügt ein Ordner mit Kontenblättern, hinter die eine ankommende Rechnung einsortiert wird. Die Belege sollten darüber hinaus lesbar sein.

#3: Vollständigkeit beachten

Die Belege müssen für einen Abrechnungszeitraum vollständig sein. Der Abrechnungszeitraum kann ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein. Ein Nachreichen von Belegen führt auch beim Finanzamt zur Verwirrung und könnte eine Steuerprüfung auslösen.

#4: Thermopapier kopieren

Die Gastronomie und der Einzelhandel arbeiten vielfach mit Belegen auf Thermopapier, weil ihre Kassen und Kartenlesegeräte dieses ausgeben. Thermopapier verbleicht im Laufe der Zeit. Das Finanzamt prüft ein Unternehmen meistens bis zu sechs Jahre (in Ausnahmefällen auch noch später) nach einem Geschäftsvorfall. Es prüft beispielsweise im Jahr 2021 die Geschäftsjahre 2015 bis 2018. Einige Thermobelege sind dann nicht mehr lesbar und werden dadurch auch nicht anerkannt. Es ist mit einer gewissen Mühe verbunden, doch Thermobelege sollten vor dem Einreichen beim Buchführungsservice kopiert werden.

#5: Richtig lochen, nicht tackern, keine Hüllen

So banal es auch klingt: Dokumente müssen an der langen und linken Seite gelocht werden. Ansonsten entsteht ein sogenannter Kopfverdreher, der den Buchführungsservice unglaublich viel Zeit kostet. Beim Lochen dürfen keine Informationen verschwinden. Die Dokumente sollen nicht getackert und auch nicht in Hüllen gesteckt werden. Der Buchführungsservice benötigt die Blätter einzeln. Nicht einmal Büroklammern sind erwünscht. Diese Hinweise wirken nur auf den ersten Blick kleinlich, doch hier geht es in Wahrheit um große Stolperfallen bei der Buchführung. Man stelle sich vor, mit welchen Unmengen von Papier ein Buchführungsservice täglich umgehen muss. Die Digitalisierung ermöglicht es freilich heutzutage, Dokumente abzufotografieren und dann ins System einzupflegen. Doch diese Variante muss mit dem Buchführungsservice abgesprochen werden, denn er will nicht täglich irgendeine Rechnung digital übermittelt bekommen. Es müsste dann eine digitale Kontierung angelegt werden.

#6: Fristen einhalten

Für die Steuervoranmeldung und die Jahressteuerabrechnung sind Fristen einzuhalten. Der Buchführungsservice wird zwar daran erinnern, doch dazu ist er nicht unbedingt verpflichtet. Außerdem kann er nicht wissen, welche Rechnungen beim Unternehmer noch kurz vor Fristablauf angekommen sind. Es gilt also, die Fristen selbst zu terminieren. Das Finanzamt gibt sie vor.

#7: Nicht tricksen

Last, but not least sei darauf verwiesen, dass jedermann eine Steuerprüfung riskiert, der Einnahmen verschweigt oder dem Finanzamt private Ausgaben unterjubeln will. Die Versuchung, Steuern vorsätzlich zu verkürzen oder gar strafbar zu hinterziehen, gehört auch zu den Stolperfallen bei der Buchführung.

Die PLF Consult GmbH empfiehlt Unternehmen gern den passenden Buchführungsservice.