Kosten sparen dank DSGVO-konformer Daten

Alle nicht benötigten Daten sollten so schnell wie möglich gelöscht werden, da ihr Wert häufig zeitlich begrenzt ist, sie gleichzeitig aber das Risiko in sich bergen, gegen gesetzliche Bestimmungen zu verstoßen. Außerdem verursachen sie unnötige Kosten – in Zeiten von Niedrigzinsen und verstärktem Wettbewerb ein nicht zu unterschätzendes Argument.

In Banken und Sparkassen gilt dies insbesondere für sogenannte inaktive Kunden, also Kunden, zu denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht. Diese müssen gemäß DSGVO nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Gleichzeitig verursachen sie neben Speicherkosten auch Kosten, die aufgrund mangelnder Aktualität der Daten entstehen, wie z. B. Postrückläufer, aber auch Kosten für das unnötige Bearbeiten von Daten und für Prozessabbrüche.

Bei Sparkassen werden inaktive Kunden vom operativen System OSPlus automatisch mit einem Löschkennzeichen versehen. Dieses sorgt dafür, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine automatische Löschung erfolgt. Leider gibt es Konstellationen, bei denen dieser Mechanismus nicht greifen kann, da Spezialfälle ein allgemeines Vorgehen verhindern. Dies betrifft z. B. Verbünde, bei denen Daten verschiedener Kunden verknüpft sind. Ist ein inaktiver Kunde Vormund für ein minderjähriges Kind, muss er im Datenbestand verbleiben. Bei einem Eheleuteverbund, bei dem ein Partner inaktiv ist, sollte der betroffene Datensatz aber so schnell wie möglich gelöscht werden. Da das operative System in der Regel keine Möglichkeit hat, Spezialfälle als solche zu erkennen, schließt es bei der Vergabe des Löschkennzeichens generell alle Verbünde aus. Das Resultat sind große Mengen an unnötig und unzulässig aufbewahrten Daten.

Eine schnelle Abhilfe schafft das auf Basis der Prüfsoftware enfoxx entwickelte Dienstleistungsprodukt Inaktive Kunden. Mit seiner Hilfe werden diejenigen inaktiven Kunden, die gemäß der organisatorischen Richtlinien und Wünsche der beauftragenden Sparkasse nicht aufbewahrt werden müssen, aber bisher nicht mit einem Löschkennzeichen versehen werden konnten, sicher identifiziert. Die zur Löschung notwendige Kennzeichnung erfolgt im Anschluss per Massendatenänderung. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Weise – abhängig von den bereits im Vorwege durchgeführten Maßnahmen – 10% bis 30% der Kundenbasis zusätzlich als inaktiv kennzeichnen und dem etablierten Löschprozess der Sparkasse zuführen. Aufgrund der großen Menge ist dies ein wichtiger Schritt hin zu einer DSGVO-konformen Datenbasis. Außerdem entfallen bereits durch diese Maßnahme Kosten, die ansonsten durch die unnötige Pflege dieser häufig nicht mehr aktuellen Daten entstehen würden.

Die endgültige Löschung nicht mehr benötigter Datensätze erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zweimal jährlich auf Grundlage des hinterlegten Löschdatums in sogenannten Reorganisationsläufen. Untersuchungen in den Datenbeständen einer Reihe von Sparkassen haben allerdings gezeigt, dass das hinterlegte Löschdatum zum Teil erheblich vom eigentlich korrekten Datum abweicht. Ein Grund hierfür ist, dass in manchen Sparkassen bei der Migration auf OSPlus bereits zur Löschung vorgemerkte Datensätze statt des tatsächlichen, das Migrationsdatum als Löschdatum erhalten haben. Bei anderen Instituten erfolgte das Setzen des Löschkennzeichens erst nachdem vorhandene Verbünde oder auch generische Konstrukte mit zum Teil deutlich zeitlicher Verzögerung aufgelöst wurden. Als Folge werden viele Datensätze länger aufbewahrt als dies gesetzlich vorgeschrieben ist und verursachen zudem unnötige Speicherkosten. Zur Lösung dieses Problems bietet die emagixx GmbH das Dienstleistungsprodukt Reorganisation an.

Softwaregestützt werden hierbei alle im Datenbestand vorhandenen Datensätze mit Löschkennzeichen untersucht. Durch einen Abgleich des hinterlegten Löschdatums mit anderen in OSPlus zur Verfügung stehenden Informationen wie z. B. historischen Konten u. ä. wird innerhalb weniger Stunden ermittelt, ob das hinterlegte Löschdatum korrekt ist. Wenn nicht, wird auf Basis der zur Verfügung stehenden Informationen ein neues Datum vorgeschlagen. Die Ergebnisse werden den Sparkassen als csv-Datei zur Verfügung gestellt, so dass sie über den Änderungsservice der FinanzInformatik maschinell in den Datenbestand eingepflegt werden können. Auf diese Weise ist es in der Regel möglich, mehrere tausend Datensätze früher aus dem Datenbestand zu entfernen.

Die Kombination der beiden Dienstleistungsprodukte ermöglicht es Sparkassen, inaktive Kunden gemäß ihrer eigenen Richtlinien als solche zu identifizieren und mit einem Löschdatum zu versehen. Außerdem werden bereits zur Löschung vorgemerkte Kunden zum Teil erheblich früher als geplant der Löschung zugeführt. Durch diese Maßnahmen entsteht ein DSGVO-konformer Datenbestand und gleichzeitig können deutliche Kosteneinsparpotentiale realisiert werden. Bereits 70 Sparkassen sind diesen Weg gegangen. Für Sparkassen, die Interesse an den Dienstleistungsprodukten haben, sich aber erst einmal einen Überblick über die Situation in ihrem Haus verschaffen möchten, bietet emagixx mit „DSGVO-Status“ eine sehr kostengünstige Möglichkeit. Bei dieser maximal zweitägigen Dienstleistung wird ermittelt, wie viele bisher nicht gekennzeichnete inaktive Kunden in der Datenbank vorhanden sind und für wie viele Datensätze eine frühere Reorganisation möglich wäre. Auf dieser Basis können Sparkassen faktenbasiert entscheiden, ob eine Bereinigung des Datenbestandes mit Hilfe der Dienstleistungsprodukte Inaktive Kunden und Reorganisation aus Risiko- und Kostengründen sinnvoll ist.