E-Rechnung für Bund-Lieferanten – November 2020

Was sind E-Rechnung und XRechnung?

Am 27.11.2019 führte die Bundesverwaltung offiziell die elektronische „E-Rechnung“ flächendeckend für all ihre Behörden ein. Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz. Dieser wird in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Dabei muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes gewährleistet sein. Zudem sind Inhalte und Format europaweit einheitlich, durch die europäische Norm EN 16931, festgelegt.

In Deutschland ist nach ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§4 Abs. 1 ERechV). Unter Einhaltung dieser Standards können nun Lieferanten der Bundesverwaltung Rechnungen auf elektronischem Weg einreichen. Das Ziel bis 2022: Die auf Papier basierende Rechnungsbearbeitung durch einen elektronischen Rechnungseingang und einen einheitlichen digitalen Bearbeitungsprozess in der gesamten Bundesverwaltung abzulösen.

Was ist der Unterschied zwischen „Standard XRechnung“ und ZUGFeRD?

Im Wesentlichen unterscheidet sich das XRechnung- und ZUGFeRD-Format in der Nutzergruppe und der Informationsaufbereitung. Während für den Rechnungsversand an deutsche Behörden (B2G) das XRechnungsformat vorgegeben wurde, etablierte sich parallel das ZUGFeRD-Format zum Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Dessen Nutzung ist jedoch freiwillig.

Bei beiden Formaten wird eine XML-Datei erstellt, die einen fest definierten Aufbau hat. Entsprechend ist es auf der Empfängerseite sehr einfach sowie fehlerfrei möglich, die Informationen aus dem XML zu extrahieren. Das liegt daran, dass die Struktur und die Bedeutung der Feldinhalte eindeutig definiert sind. Verstehen Sender und Empfänger die Informationen, wird kein weiteres Medium benötigt.

Beim ZUGFeRD-Format gibt es zusätzlich zur XML-Datei noch eine PDF-Datei. In diese ist das XML integriert. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass der Empfänger eine normale Rechnung im PDF-Format bekommt, sie betrachten und manuell ins System übernehmen kann. Ist außerdem eine Lösung für die elektronische Rechnungs-Eingangsverarbeitung im Einsatz, so kann man zusätzlich, die im PDF enthaltende XML-Datei verwenden, um den Prozess zu automatisieren.

Wie führe ich XRechnung und ZUGFeRD in meinem Unternehmen ein?

Make or Buy? Ob man eine eigene Lösung entwickelt oder besser fertig kaufen sollte, hängt von mehreren Faktoren ab.
Wie bspw.:

• Gibt es bereits eine ähnliche Lösung wie ZUGFeRD im Einsatz?
• Wurde diese selbst entwickelt oder gekauft?
• Wie groß ist das Unternehmen?
• Wie ist der aktuelle Prozess der Rechnungsgestaltung?
• Welche Anforderungen sollen abgedeckt werden?

Ausgangssituation 1: ZUGFeRD bereits im Einsatz

Einige der Inwerken-Kunden haben bereits vor der Umsetzung von ZUGFeRD ähnliche Anforderungen an eine Lösung gehabt und diese umsetzen lassen. In solch einem Fall wird die bestehende Lösung pragmatisch durch eine kundenindividuelle Entwicklung um das XRechnungsformat erweitert. Der Kunde kümmert sich dann selbst um die benötigten Anpassungen wie bspw. Formate, die regelmäßig zu aktualisieren sind.

Wurde für ZUGFeRD bereits eine Lösung eingekauft, sollten Sie mit dem entsprechenden Anbieter sprechen, ob die Lösung bereits um das XRechnungsformat erweitert ist.

Ausgangssituation 2: Neueinführung von XRechnung (und ZUGFeRD)

Für Unternehmen, die bisher weder XRechnung noch ZUGFeRD im Einsatz haben, ist es wichtig, sich über die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Gedanken zu machen. SAP bietet mit „SAP Document Compliance“ eine sehr umfangreiche Lösung zur Erfüllung der internationalen legalen Anforderungen. Diese wird direkt von der SAP gehostet und ist sehr sinnvoll für Unternehmen mit hohen Anforderungen, aufgrund eines weltweiten Agierens. Entsprechend ist das Einführungsprojekt eine gewichtige strategische Entscheidung, in welche die verschiedensten Fachbereiche involviert werden.  Aufgrund der umfangreichen Größe und Komplexität der Lösung bietet sich – aus unserer Sicht – für KMU eine kleinere, passgenauere Lösung an.

Die Eigenentwicklung einer solchen Lösung hängt davon ab…
… welche spezifischen Anforderungen der Fachbereich an die Lösung hat.
… welche Entwicklungskapazitäten verfügbar sind.
… ob die regelmäßigen, notwendigen Anpassungen an das XML-Format intern umsetzbar sind.
Prinzipiell kann man sagen: Je näher die aktuellen Prozesse am SAP-Standard sind, desto weniger lohnt sich eine kundenindividuelle Entwicklung.

Auswahlkriterien

Entscheidet man sich für den Kauf einer Lösung, gibt es verschiedene Anbieter am Markt. Bei der Auswahl der Lösung gibt es neben dem Preis, einige weitere Auswahlkriterien, die man in Betracht ziehen sollte.

Wie kompatibel ist die Lösung zu S/4HANA?

Auch wenn sie aktuell SAP ERP einsetzen, planen die meisten Unternehmen in den nächsten Jahren den Umstieg auf S/4HANA. Dabei sind im Wesentlichen zwei große Änderungen bei der Produktwahl zu berücksichtigen, um die spätere Migration zu vereinfachen:

• Mit der Einführung von S/4HANA wird die Erstellung der Dokumente von der klassischen Nachrichtensteuerung auf das SAP Output Management umgestellt. Aus Kompatibilitätsgründen gibt es für die alten Prozesse weiterhin die Möglichkeit, die Nachrichtensteuerung zu nutzen, während für die neuen Dokumente das neue Output Management empfohlen wird.
• Die klassischen Debitorenstämme werden durch das Geschäftspartner-Konzept abgelöst. Werden die Daten bereits bei der Einführung der neuen Lösung in der Rolle eines Geschäftspartners hinterlegt, fallen bei der Migration später keine zusätzlichen Aufwände an.

Wie ist der aktuelle Prozess der Rechnungserstellung gestaltet?

Wird die Rechnung mit den Daten erstellt, wie sie in der Datenbank hinterlegt sind (sehr nah am Standard) oder werden sehr spät im Prozess (kurz vor Rechnungsausgabe) noch Berechnungen durchgeführt? Wann stehen die finalen Werte für die Rechnung fest? Nutzen sie IDocs zur Rechnungserstellung? Ist die Abwicklung von Rechnungen ohne Bestellbezug notwendig (FI-Beleg)?

Zur Ermittlung der Rechnungsdaten nutzen einige Anbieter ein Rechnungs-IDoc, andere ermitteln die Informationen direkt aus den entsprechenden Datenbanktabellen bzw. Schnittstellen. Entsprechend Ihres aktuellen Prozesses kann die Nutzung des einen oder anderen Weges die Integration in die Lösung vereinfachen.

Welche weiteren Anforderungen haben Sie an die Lösung?

Eigentlich soll die Rechnung „einfach“ nur verschickt werden. Meistens hat der Fachbereich jedoch noch weitere Anforderungen an den Prozess. So soll zum Beispiel beim E-Mail-Versand die Betreffzeile und der Bodytext in Abhängigkeit zur Verkaufsorganisation / Versandweg / Sparte anpassbar sein oder alle Nachrichten sollen direkt nach der Erstellung archiviert werden.

Wie sieht ein klassisches XRechnungs-Einführungsprojekt bei einem KMU aus?

1. Im Rahmen eines kleinen Workshops wird der aktuelle Prozess und das Zielbild besprochen. Ziel ist u.a. die Beantwortung der folgenden Fragen:
   – Wo werden die Kundendaten gepflegt (Debitorenstamm/Geschäftspartner)?
   – Wie ist die Nachrichtenfindung eingestellt?
   – Wo lassen sich die Daten für die Rechnung ermitteln und das entsprechende Mapping der  Quelldaten in das gewünschte XML-Format  …… ?
   – Ist die notwendige Infrastruktur (z.B. Adobe Document Services für die Verwendung von ZUGFeRD) bereits vorhanden?
2. Erstellung des Einführungskonzeptes
3. Einspielung der Transporte in das Entwicklungs- und Qualitätssicherungssystem.
4. Erstellung des Mappings der Rechnungsdaten in das entsprechende XML-Format
5. Einrichtung des Customizings
6. Abnahmetests
7. Produktivsetzung

Fazit – Nur eine gute Planung führt zu einer langfristig optimalen Lösung

XRechnung bietet in Kombination mit ZUGFeRD einen zusätzlichen Mehrwert in unterschiedlichen Geschäftsbeziehungen (B2B, B2G) sowie der unternehmensweiten elektronischen Rechnungsversendung. Je nach Lösungsansatz sparen Sie nach einer einmaligen Konfiguration Postmaterial, Porto, Bearbeitungszeit sowie Platz in Ihren Archiven.