Fuhrparkmanagement: Optimierungsmöglichkeiten für Ihre Flotte

Fuhrpark: Leasen oder kaufen?

Vier von fünf Autos in deutschen Fuhrparks werden über Leasing finanziert. Davon sind wiederum drei Viertel über das Kilometerleasing abgeschlossen. Das heißt: Man gibt bei Vertragsabschluss eine voraussichtliche Laufleistung vor, nach der sich dann der Preis richtet. Die zweite Möglichkeit lautet Restwertleasing. Hier sollte man aufpassen. Die Händler setzen den Restwert oft zu hoch an, um so die Raten zu minimieren. Tatsächlich muss dann am Ende der Nutzungsdauer der reelle Wert des Fahrzeugs ermittelt werden. Jede Gebrauchsspur – von der durchgewetzten Fußmatte bis zum Kratzer im Lack – wird dann noch abgezogen. So kann es zu einer stattlichen Schlusszahlung kommen.

Nicht immer ist man bei der Anschaffung der Fahrzeuge auf sich selbst und die Hausbank angewiesen. So gibt es von manchen Autoherstellern spezielle Finanzierungsmodelle. Sogar Industrieunternehmen helfen ihren Kunden manchmal mit eigenen Finanzierungs- und Prämienmodellen bei der Anschaffung von Fahrzeugen.

Fuhrpark versichern: Worauf kommt es an?

Bundesweit gibt es mehr als fünf Millionen Flottenfahrzeuge, welche nicht immer einfach zu versichern sind. Bei der Auswahl der Versicherung spielen viele Faktoren eine Rolle: Wie viele Fahrzeuge sind im Fuhrpark vorhanden? Wie setzt sich der Fuhrpark zusammen? Also: wie viele Pkw, wie viele Transporter oder größere Lkw/Zugmaschinen/Sonderfahrzeuge? Und natürlich: Wie ist der Schadenverlauf der Vorjahre? Denn das ist ein wichtiger Faktor, wenn es um die Berechnung der Prämien geht.

Für jede Flottengröße gibt es eine individuelle Versicherungslösung.

Ein Fuhrpark kann aus einem einzigen Fahrzeug bestehen oder – bei Konzernen – aus Tausenden. Entsprechend unterschiedlich sind die Versicherungslösungen. Das Verlaufsrabattmodell wird auf der Basis der tatsächlichen Schadenfreiheitsrabatte kalkuliert und findet vor allem bei kleineren Flotten Anwendung. Bei mittleren und größeren Flotten werden meist Stückprämien eingesetzt. Bei sehr großen Flotten kann man auch schon mal mit Einmalprämien nach dem Stichtagsprinzip rechnen.

Entscheidend für die Prämienkalkulation ist jedoch der Schadenverlauf der Vorjahre. Ein auffälliger Schadenverlauf schlägt sich in der jährlichen Versicherungsprämie nieder. Um die Versicherungsprämie hiermit nicht zu belasten, ist ein gutes Schadenmanagement erforderlich. Dies sieht so aus, dass zunächst die Schadenarten analysiert werden. Bei auffälligen Häufungen kann dann mit verschiedenen Instrumenten eingegriffen werden, um das Problem in den Griff zu bekommen. Entstehen beispielsweise viele Schäden beim Einparken oder Rückwärtsfahren, kann man mit technischer Nachrüstung an Fahrzeugen entgegenwirken. Kleine, aber häufige sind Sprünge oder Steinschläge in der Windschutzscheibe. Auch hier gibt es sehr gute Möglichkeiten, einer hohen Schadenfrequenz entgegenzuwirken.

Machen Tankkarten einen Unterschied?

Tankkosten können bis zu einem Drittel der Kosten im Fuhrpark ausmachen. Deshalb ist es wichtig, die Kosten im Blick zu haben. Tankkarten sind hier ein beliebtes Hilfsmittel. Sie sorgen nicht zwingend dafür, dass das Benzin günstiger wird, helfen aber, einen schnellen Überblick über die Ausgaben zu bekommen und entlasten so die Verwaltung. Sie funktionieren wie Kreditkarten, machen also bargeldloses Bezahlen möglich. Software-Anbieter bieten mittlerweile sogar Verknüpfungen von der Tankkarte in die Fuhrpark-Software. Auf Basis des Kraftstoffverbrauchs erkennt das System dann automatisch wie viele Kilometer im entsprechenden Fahrzeug zurückgelegt wurden. So ist der Kilometerstand jedes Ihrer Leasingfahrzeuge auf der Plattform ersichtlich. Droht eine Überschreitung der maximalen Laufleistung, wird eine Warnmeldung an den Fuhrparkmanager ausgelöst.

Es gibt sogenannte Single-Provider-Karten, bei denen man sich an einen Anbieter binden muss. Aral, Esso oder Jet sind mit eigenen Systemen unterwegs. So bekommt man einen kleinen Vorteil beim Einkaufspreis, muss sich dafür aber an eben jene Tankstellen binden. Multi-Provider-Karten, wie UTA oder DKV, haben deutlich mehr Zapfsäulen im Netz. Zum Vergleich: Während Jet nur etwa 800 Tankstellen im Kartennetz hat, bringt Aral es auf immerhin 2500. Der aktuell größte Tankkarten-Anbieter ist DKV.

Der Halter haftet für das Fahrzeug

Egal, wem im Betrieb man das Auto überlässt, die Verantwortung hat das Unternehmen. Das heißt: Man sollte sich regelmäßig vom ordnungsgemäßen Zustand des Fahrzeugs überzeugen. Dazu gehören Sichtkontrollen, Prüfung der Fahrzeuge nach den Unfallverhütungsvorschriften und natürlich die regelmäßige Hauptuntersuchung. Auch den Führerschein der Fahrer sollte man sich regelmäßig vorlegen lassen – und dies idealerweise dokumentieren. Zur Zustandskontrolle selbst gehört nicht nur das Fahrzeug selbst, sondern auch die Reifen. Reifen selbst machen zwar nur wenige Prozent der Fahrzeugkosten aus, sie beeinflussen jedoch den Verbrauch und natürlich die Sicherheit auf der Straße. Rechtzeitig Reifen zu wechseln, spart also Geld und mindert das Unfallrisiko.

Dürfen Mitarbeiter ihren Firmenwagen auch privat nutzen?

Ob ein Mitarbeiter einen Firmenwagen auch privat nutzen darf, ist eine Entscheidung der Firma. Ist es erlaubt – und sei es nur für die Fahrt zur Arbeit und zurück nach Hause –, gilt dies als geldwerter Vorteil und stellt somit eine Komponente des Einkommens dar. Dieses muss der Mitarbeiter gemäß dem Einkommensteuergesetz entsprechend versteuern. Mit dem zu versteuernden geldwerten Vorteil werden die anteiligen Gesamtkosten des Fahrzeugs für die private Nutzung abgegolten. Firmen müssen auf diese entgeltliche Leistung Umsatzsteuer zahlen, auf die Versicherung aber nicht. Wer das Auto privat fährt, ist dann auch für dessen Pflege zuständig. Die genauen Umstände – was der Mitarbeiter also mit dem Auto darf und was nicht – regelt man am besten mit einem Fahrzeugüberlassungsvertrag.

Autos, auf die generell alle Mitarbeiter Zugriff haben, nennt man Pool-Fahrzeuge. Aus Kostengründen ist es wichtig, die Auslastung der einzelnen Poolfahrzeuge im Überblick zu haben. Denn ein Poolfahrzeug macht nur dann Sinn, wenn es wirklich gefahren wird – sonst verursacht es nur unnötige Kosten.

Weitere Informationen finden Sie hier:

https://www.buechnerbarella.de/…