So hat eine aktuelle, europaweite Studie von Kyocera Document Solutions Europe ergeben, dass in Deutschland nur 11 Prozent der Unternehmen in die Automatisierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse investiert haben. Damit hinkt Deutschland im internationalen Vergleich hinterher: In den Niederlanden hat laut Studie bereits jedes dritte Unternehmen Schritte in diese Richtung unternommen. Ein Hebel, um Geschäftsprozesse in das digitale Zeitalter zu überführen, ist das Dokumentenmanagement, kurz DMS.
Denn: Ein smartes Dokumentenmanagement ist in modernen Betrieben unumgänglich, um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig sicherzustellen. Eine intelligente Dokumentenablage hat eine weitaus größere Bedeutung erlangt, als dies noch vor wenigen Jahren der Fall war: Die Anzahl digitaler Daten wächst – wenn auch unterschiedlich je nach Branche – rasant. Wer gesetzliche Vorgaben einhalten und der Konkurrenz (mindestens) eine Nasenlänge voraus sein will, kann auf eine moderne DMS-Lösung nicht mehr verzichten.
Zukunftssichere Dokumentenprozesse
Für jedes Unternehmen ist es deshalb an der Zeit, sich mit der Zukunftsfähigkeit seiner Dokumentenprozesse zu befassen. Wer sich mit dieser Aufgabe auf den Weg machen möchte, kennt jetzt die wichtigsten Regeln und Gefahren. Das größte Risiko besteht darin, den Status quo zu belassen.
Die Digitalisierung der Dokumente aus den einzelnen Arbeitsschritten allein bringt in Unternehmen keine signifikante Verbesserung der Arbeitsabläufe gegenüber rein analogen Prozessen. Die Möglichkeiten eines echten und umfassenden Dokumentenmanagements sind noch nicht einmal annähernd ausgeschöpft. Um Abläufe im Sinne der Wirtschaftlichkeit zu optimieren, ist ein grundsätzliches Umdenken erforderlich. Dokumentenmanagement muss zu einer Umgestaltung der Prozesse hin zu einem besseren Workflow führen, der nicht nur die Produktivität steigert, sondern die Administrationsabläufe verschlankt.
Beispiele für schlanke Dokumentenprozesse
- In mittelständischen Unternehmen steckt in dem Workflow von Verkauf, Disposition, Fertigung, Produktionssteuerung, Qualitätskontrolle, Versand bis hin zum Rechnungswesen viel Potential für einen schlanken Dokumentenprozess.
- Ein weiteres Beispiel sind die Aufgaben einer Personalverwaltung. Als intelligentes Management dieser Dokumente bieten sich hier digitale Personalakten an. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen mit geringen Personalressourcen können von den Möglichkeiten einer entsprechenden Software profitieren.
- In Druckern und Multifunktionsgeräten mit integrierter KI überwachen in den Maschinen verbaute Sensoren sämtliche noch so kleinen Teile und senden Informationen über eine Abweichung von der Norm sofort an die Administratoren. Diese vorausschauende Wartung hilft dabei, Ausfällen durch Verschleiß oder Überhitzung durch zu hohe Temperaturen von über 30 Grad vorzubeugen.
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