Kongresse digitalisieren

convivus tüftelte intern das Jahr 2018 an einem Konzept. Im Vordergrund stehen der Digitalisierungsgedanke, Papier, Zeit und Kostenersparnis.

Der erste Schritt des Konzepts kann bereits Anfang 2020 die Veranstaltungen der MCN Medizinischen Congressorganisation Nürnberg AG und convivus, den Geschäftsbereich für nicht medizinische Veranstaltungen, erobern.

„Unsere Stelen übernehmen nun das Scannen für uns!“ freut sich Thorsten Böhm, Vorstand der MCN AG. Bisher wurden der Besuch am Kongress und das Besuchen einzelner Vorträge durch Personal am Tagungsschalter und vor den Vortragssälen registriert.

Gerade für zertifizierte Kongresse, wie es beispielsweise im medizinischen Bereich der Fall ist, ist dies äußerst penibel und exakt durchzuführen. Schließlich darf nur der Teilnehmer eine Zertifizierung erhalten, der die Veranstaltung oder den Vortrag auch wirklich besucht hat.

Ab 2020 soll dies eine Maschine übernehmen die, dank ihres flexiblen Handlings, vor Ort eingesetzt werden kann.

Das Besondere ist die „Kommunikation“ des Automaten mit dem Ticket des Teilnehmers und unserer Software. Die Besucher finden auf Ihren Badges einen Code, welchen sie von den Automaten einscannen lassen. Hinter diesem Code versteckt sich, nicht nur wer der Teilnehmer ist, sondern auch welche Kurse er gebucht hat, ob er vor dem richtigen Vortragssaal steht und welche Kurse er bereits gezahlt hat.

Entwickelt und gebaut wurden die kleinen Helfer von der hauseigenen IT-Abteilung des PCO’s. Frank Tasche, der Initiator der Idee ist angetan: „Wir freuen uns auf den ersten Einsatz auf einem medizinischen Kongress Anfang Februar in Nürnberg und sind gespannt wie sich die ersten Prototypen noch weiter ausbauen lassen.“

Der nächste Schritt wird im Jahr 2020 weiter ausgefeilt werden. Zukünftig möchte man das Registrierungsverfahren auch per Mail oder Handy laufen lassen und das aushändigen der Teilnehmerunterlagen soll ähnlich der digitalen Bordkarte erfolgen.

Vorteile bringen die Automaten bereits für 2020 mit.

Neben einem weiteren „Highlight“ für den Besucher, muss dieser nicht mehr extra an den Tagungsschalter laufen um sich zu registrieren und spart somit viel Zeit. Die Zertifikate können im Nachgang online heruntergeladen werden. Auch die Warteschlangen vor den Vortragssälen werden in der Zukunft der Vergangenheit angehören. Der Veranstalter spart sich hier, auch ganz klar, die hohen Personalkosten.

Weitere Gedankengänge sind den Zweck der Scannerstelen in Zukunft zu variieren.

Je nach Veranstaltungstyp und Anforderungen könnte man sich vorstellen, die Automaten auch anderweitig zum Einsatz kommen zu lassen: Für Aussteller wäre es eine einfache Methode sich die Daten von interessierten Besuchern zu merken. Der Automat würde davor am Stand des Ausstellers stehen, den Teilnehmercode scannen und am Ende alle gescannten Teilnehmer listen.

Auch Handouts oder andere Informationen können an Interessierte verschickt werden, scannen sich diese an Robotern ein, die entsprechend gekennzeichnet sind. Denn diese können alleine, ohne fremde Hilfe am Kongress stehen und von jedermann bedient werden.

convivus freut sich auf die nächsten beiden spannenden und zukunftsweisenden Jahre!