Experteninterview | Office 365 as a Service

Wir haben uns mit einem absoluten Experten in diesem Bereich, Torsten Gladbach zu einem Gespräch hingesetzt. In seinem Arbeitsalltag ist der Cloud Consultant von Crayon Deutschland ständig mit diesen Fragen konfrontiert und gibt darauf mit langjähriger Expertise und tagesaktuellem Know-How Antworten.

Lassen Sie uns zunächst klären, worüber wir sprechen: Wie definieren Sie als Cloud Consultant Office 365?

Wenn man über Cloud spricht, dann spricht man über verschiedene Abstufungen bzw. Varianten der Cloud. Office 365 ist ein Software as a Service (SaaS). Der Kunde bekommt also ein fertiges Set an Produkten zur Verfügung gestellt, das er sofort nutzen kann. Besonderheit dabei: Der Konsument, also der Kunde, der den SaaS-Dienst mietet, hat keinen Zugriff auf das Backend, sondern lediglich auf das Produkt bzw. Frontend. Jegliche Verantwortung hingegen, die das Management der Applikationen und auch Storage betrifft, liegt im Bereich des Cloudproviders.

Das klingt nach einer großen Erleichterung. Aber wo genau können Sie aus der Praxis die größten Vorteile der Cloudlösung berichten?

Ein Punkt ist die Responsivität: Office 365 ist sofort verfügbar und nutzbar. Nach der Provisionierung von Office 365 kann ich rein theoretisch 5 Minuten später auf alle Dienste zugreifen und das ohne ein eigenes Betriebssystem zu unterhalten. Ein weiterer Vorteil ist, dass in einer reinen Cloudlösung die Installation von z.B. SharePoint, Exchange und Skype for Business entfällt. Microsoft bietet auch grundlegende Backupmöglichkeiten an, die entweder passen oder erweitert werden können. Updates werden automatisch durchgeführt und so werden die Services immer auf dem neuesten Stand gehalten und die Bedienung optimiert.

Wo Licht ist, ist auch Schatten: Wo sind Fallstricke, die Sie als Office 365-Experte bei deinen Kunden erlebt haben und welche Herausforderungen ergeben sich daraus?

Ich würde grundsätzlich differenzieren zwischen Fallstricken, die sich bereits bei der Implementierung ergeben und denjenigen, die durch die Nutzung des Systems auftreten.

Bei Ersterem ist den Kunden beispielsweise häufig nicht bewusst, welche Bedeutung der Umstand hat, dass beim Provisionieren des Office 365 der Speicherort angegeben werden muss. Geographische Faktoren spielen bei der Performanz eine Rolle: Je näher der technische Hintergrund, also der Backbone, meiner Anwendung ist, desto performanter ist sie. Auch spielt der Speicherort bei datenschutzrechtlichen Aspekten eine Rolle. Liegen die Daten, die durch das Office 365 generiert werden beispielsweise außereuropäisch, kann dies durchaus im Konflikt mit der DSGVO stehen. In der Praxis habe ich erlebt, dass Tenants neu aufgesetzt werden mussten, weil sie zunächst auf das „falsche“ Land erstellt wurden.

Ein zweiter Aspekt, der problematisch sein kann, ist der Wandel der Rolle der IT, wenn es zur Nutzung von Office 365 kommt. Zwar fallen Aspekte wie Installation und Updating weg, aber aus der Natur der Komplexität von Office 365 ergeben sich gänzlich neue Arbeitsaufträge für die IT. Ein planvolles Vorgehen bei Inbetriebnahme des Systems kann Sicherheitslücken und Chaos im späteren Nutzungsprozess verhindern. Hier habe ich allerdings in der Praxis einige Unsicherheit oder gar Wissenslücken beobachten können. Eigentlich bringt Office 365 alles mit, um eine sichere und sinnvolle Nutzung zu gewährleisten – aber vieles davon ist nicht gleich ersichtlich oder per Default gegensätzlich eingestellt. Beispielsweise ist in vielen Fällen eine Multi-Faktor-Authentifizierung ratsam, diese muss allerdings vorab aktiviert werden. Auch sind Ablaufdaten von geteilten Dokumenten ratsam, um einen planvollen und sicheren Austausch zu gewährleisten. All dies ist von der IT zu leisten und hilft Probleme, die sich aus der Nutzung durch den User ergeben, vorzubeugen. Schließlich stellt die Mächtigkeit und Verschiedenheit der Tools besonders beim User eine Herausforderung dar.

Können Sie auf die Fallstricke bei der Nutzung näher eingehen – und hier ein Beispiel nennen?

Ein Beispiel, an dem man das ganz gut festmachen kann, ist Teams. Das Tool wurde im Januar 2017 released und es ist das Office 365-Produkt in das Microsoft im letzten Jahr intern die meisten Ressourcen investiert hat und in das die meiste Entwicklung reinfloss. Das Tool der Stunde ist aktuell die Lösung auf dem Markt, wenn es um das Thema Zusammenarbeit geht. Die Komplexität des Systems zeigt sich bei näherer Betrachtung: Jeder Mitarbeiter ist im Stande, Teams anzulegen. Steuerung und Kontrolle sind bei einem offenen System wie Teams eine Herausforderung. 

Welche Unterstützung bietet Crayon hier an?

Wir beraten beim planvollen Einführen der Microsoft Cloud Produkte: Man muss nämlich wissen, dass per Default zunächst einmal alle Tools des Office 365-Paketes aktiv sind und dass viele Sicherheitsfunktionen zwar verfügbar sind, jedoch nicht auf das jeweilige Unternehmen eingerichtet sind. Crayon kann auch beraten, welche der Vielzahl an unterschiedlichen Produkten sinnvoll einsetzbar sind. Auch im Hinblick darauf, den User nicht mit Tools zu überfrachten, sondern sie sukzessive und planvoll zu aktivieren. Und an dieser Stelle auch die Frage zu beantworten, ob die Services, wie beispielsweise Teams, managed oder unmanaged laufen sollen. Wir helfen unseren Kunden dabei, das System stetig zu entwickeln und neue Funktionalität gezielt einzubinden.

Grundsätzlich beraten wir unsere Kunden in allen Phasen eines Cloud Projekts. Das bedeutet beispielsweise, dass in Abhängigkeit der Anforderungen die richtigen Office 365-Lizenzen bestimmt werden, sowie auch festgelegt wird, welche Services wann und wie konfiguriert und ausgerollt werden sollen. Ein wichtiger Startpunkt für das Rollout ist somit die Governance. Das bedeutet, es muss in Abstimmung mit dem jeweiligen Kunden ein Regelwerk definiert werden, wie innerhalb des Office 365-Mandanten gearbeitet werden soll. Dies soll zum einen das Ziel haben, dass Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Office 365-Produkte klar definiert sind, um beispielsweise neue Anforderungen auch an die richtigen Personen zu adressieren. Darüber hinaus ist ein wesentlicher Bestandteil das Festlegen von Basiseinstellungen. Welche Namenskonzepte möchte ich etablieren? Gibt es SharePoint Online Bereiche, welche besonders schützenswert sind? Dürfen meine Benutzer Services nutzen wie Flow, PowerApps etc.?   

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag im Cloud-Umfeld aus? Wie bereiten Sie sich auf Ihre Aufgaben als Cloud-Consultant vor?

Ich sammle alle Informationen zu Office 365: Beispielsweise verfolge ich über Twitter viele Microsoft Cloud Spezialisten, teste neue Features und informiere mich über aktuelle Microsoft-Szenarien und Trends. Hierzu bin ich selbst auch in verschiedenen Communities und Veranstaltungen sowohl als Sprecher als auch als Teilnehmer aktiv. 

Mein Know-How gepaart mit meiner langjährigen Erfahrung durch die Begleitung unterschiedlichster SharePoints sowie Office 365 Projekte stellt mir einen großen Fundus zur Verfügung, aus dem ich schöpfen kann, um meine Kunden sicher durch alle Projektphasen zu begleiten. Dabei lege ich Wert auf eine langfristige Kundenbeziehung, da es meiner Meinung nach ein wichtiger Aspekt ist, um zusammen erfolgreich Strategien zu entwickeln.