Automatisierte Berichtsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 for Sales

Der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst entwickelte den UniPRO/ReportManager ursprünglich, um den administrativen Aufwand in Vertrieb und Rechnungswesen einzudämmen. Heute haben die Funktionen des Programms durch ihre Allgemeingültigkeit an den verschiedensten Stellen der Geschäftsprozesse in Microsoft Dynamics 365 for Sales ihren festen Platz. So werden Angebote, Aufträge und Rechnungen im System erfasst und unmittelbar an den Kunden übermittelt. Das mühsame manuelle Erzeugen des Belegs, das Zusammenführen mit einem Versanddokument und das Verschicken entfällt. Der UniPRO/ReportManager generiert nach der Freigabe durch den Anwender den jeweiligen Beleg, schickt ihn per E-Mail an den Kunden, gibt das Briefdokument auf dem Drucker aus oder speichert diesen in Microsoft SharePoint oder im CRM-System.

Durch die Allgemeingültigkeit des Programms ist dieser Ablauf für beliebige Datensatztypen in Microsoft Dynamics 365 for Sales umsetzbar. So erzeugen etwa Finanzdienstleister Beratungsprotokolle, welche sie an den Mandanten senden; Produktionsbetriebe Lieferscheine und Bestellungen oder Softwarehersteller die Kundenlizenzdokumente.

Bei der Entwicklung legte Unidienst großes Augenmerk auf die Konfigurierbarkeit der Anwendung und die Automatisierung der Prozesse. Zentral ist einmal die Generierung der Vorlagen und Versandtemplates für Briefe und E-Mails. Sie hängen von der Art des Belegs (z.B. Angebot), als auch vom Versandtext ab – und beides darüber hinaus von der gewählten Kundensprache. Nicht nur die Sprache, auch die Ausgabeziele E-Mail, Drucker, Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics 365 for Sales sind pro Kunde bestimmbar. Parameter definieren die Filter, die für den Belegversand herangezogen werden sollen. Beispiele hierfür sind der E-Mail-Betreff oder gezielte Kontaktdaten.

Die zweite zentrale Funktion ist der Einsatz von Workflows. Workflows steuern nicht nur die eben genannten Parameter, sondern sind die Grundlage für die flexible Automatisierung unternehmensspezifischer Anforderungen: Sie berücksichtigen auch Sonderbedingungen! So erzeugen sich Geschäftsführer mit UniPRO/ReportManagement durch Workflows periodisch gezielte Auswertungen (z.B. Umsatzberichte) in Microsoft Dynamics 365 for Sales – und stellen sich diese selbst per E-Mail bereit!

Die Basisfunktion des UniPRO/ReportManagers, nämlich das Erzeugen von Berichten, das Zusammenführen mit Versanddokumenten mit und ohne Anhang und die Bereitstellung als E-Mail, Brief oder Dokument auf Microsoft SharePoint ist in diverse Richtungen flexibel zu öffnen. Eine Übersicht über die laufenden, automatisch abzuarbeitenden Berichtsaufträge und deren Erfolg geben Dashboards.

Die Applikation eignet sich für Microsoft Dynamics 365 for Sales Online und für OnPremise Installationen. Wobei zuletzt bei der Online-Funktionalität noch eine Hürde zu nehmen war: Durch ein Client-Tool wird ein Papierbeleg nun auch direkt an den Drucker ausgegeben. Ein Zwischenspeichern des Dokuments ist jetzt nicht mehr notwendig.