Panvision setzt gemeinsam mit Bahlsen ersten Workflow in PANFLOW um

142.700 Tonnen Gebäck im Jahr: Das entspricht täglich rund 50 randvoll beladenen LKWs, die Süßgebäck in die ganze Welt ausliefern. Doch bis es dazu kommt, läuft hinter den Kulissen bei Bahlsen ein komplexer Workflow ab, der zahlreiche Tätigkeiten eines interdisziplinär arbeitenden Teams verknüpft und dessen Zuständigkeiten regelt. Dieser Workflow wurde 2001 auf Basis einer Lotus Notes Datenbank eingeführt, was jedoch lange Einarbeitungszeiten, wenig Transparenz bei der Frage der Zuständigkeiten sowie mangelnde Berechtigungs- und Reporting-Funktionen mit sich brachte.

Ziel bei Bahlsen war es demnach, mit einem neuen Workflow Management System die Nachteile des Vorgängersystems zu optimieren und künftig weitere Prozessoptimierungen anzugehen. Der nun mit PANFLOW umgesetzte Workflow passt sich dem kontinuierlichen Change Management Prozess flexibel an und kann bei Bedarf durch den Bahlsen-Administrator verändert werden.

Der Rote Faden durch die Produktentwicklung

Angestoßen wird der Workflow durch einen Mitarbeiter des Marketings oder des Vertriebs, der eine neue Artikelnummer anfordert. Anlass hierfür können zum Beispiel die Neueinführung eines Artikels, die Reaktivierung eines Artikels, eine Veränderung der Produktverpackung oder aber ein bevorstehendes saisonales Ereignis sein.

Um die Machbarkeit zu prüfen und eine erste Abschätzung der vorläufigen Produktkosten zu erhalten, werden die dafür erforderlichen Angaben durch ein speziell auf den Workflow zugeschnittenes Formular abgefragt. Hierzu zählen zum Beispiel die Produktbezeichnung, die verantwortliche Abteilung, der geplante Einführungstermin des Produkts sowie die Information, ob es sich um einen Listungsartikel oder einen Aktionsartikel handelt und über welchen Zeitraum dieser verfügbar sein soll.
Um die zur Produktion benötigten Kapazitäten und Ressourcen festzulegen, werden zudem die geplante Absatzmenge des Produkts sowie das Produktionswerk und die jeweilige Produktionsanlage angegeben. Zudem wird bei Mischungen (z. B. verschiedene Kekssorten innerhalb einer Ladeneinheit) der korrekte Mischungsspiegel mit den Anteilen der jeweiligen Produkte angegeben.
Um bestehende Produkte einfach und schnell anzupassen, gibt es innerhalb der Bestandsprodukte eine Suchfunktion, die auf Produktdaten zugreift, welche über eine Schnittstelle regelmäßig aus SAP in die Workflow-Datenbank übertragen werden. So können Produktdaten bestehender Artikel übernommen werden und nur noch die Änderungen müssen bearbeitet werden. Zur Spezifikation eines neuen Artikels werden durch den Workflow unter anderem die Rezeptur sowie Angaben zur Verpackung und Mindesthaltbarkeit eingeholt und die Streichung der „ausgedienten“ Artikelnummer mitgeteilt.

Anschließend durchläuft der Workflow weitere Freigabeschritte, innerhalb derer die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, unter anderem die Produktion, das Controlling des herstellenden Werkes, das Controlling der verkaufenden Vertriebsgesellschaft, das Verpackungsmanagement, die Logistik und die internationale Mengenplanung bestimmte Schritte und Aktionen genehmigen müssen. So folgen etwa Ergänzungen oder Änderungen der ursprünglichen Angaben und Kostenberechnungen.

Nützliche Funktionen rund um den Workflow

Innerhalb des Workflows kann jeder Nutzer sehen, welcher Arbeitsschritt als nächstes ansteht und wer wofür verantwortlich ist. Dank des flexiblen Rollenkonzepts können Zugriffsberechtigungen speziell auf die verschiedenen Nutzergruppen und deren Anforderungen zugeschnitten werden.
Bei der geplanten Abwesenheit eines verantwortlichen Mitarbeiters kann im Workflow eine vertretungsberechtigte Person hinterlegt werden. Im Falle einer ungeplanten Abwesenheit ist der Bahlsen-Administrator dazu befähigt, kurzfristig einen Vertreter zu hinterlegen. Zudem kann er die Soll-Bearbeitungszeit verschiedener Workflow-Schritte festlegen und somit
sicherstellen, dass der Workflow nicht stagniert. Über ein Ampel-System hat der Nutzer jederzeit einen Überblick über den Status, in dem sich der Prozess gerade befindet.

Um dem Workflow neben den im Formular erhobenen Daten ergänzende Informationen hinzuzufügen, können externe Dokumente an den Prozess angehängt werden. Aber auch entgegengesetzt ist ein einfacher Austausch von Informationen möglich: PANFLOW hält flexible Reporting-Möglichkeiten bereit, um Daten aus den verschiedenen Workflow-Schritten z. B. nach SAP oder Excel zu exportieren.