Effizienzsteigerung in Handwerk und Mittelstand … gute Vorsätze für 2018

Beim Betrachten der alltäglichen Belastung und der Unternehmensprozesse wird jedem schnell klar: eine Lösung muss von aussen kommen. Das Auftragsmanagement sollte personenunabhängig sein und nur eine Software benötigen. Der Berliner Berater Ralf Hasford fasst das so zusammen: „Die Lösung heißt Umstellen auf e-Kollaboration. Mit einer e-Kollaborations-Software kann die Zusammenarbeit personengenau und unternehmensübergreifend realisiert werden. Sie ist das Mittel der Wahl, um sich vor der alltäglicher E-Mail Flut zu retten und vielmehr noch alle Prozesse der Beschaffung, Beauftragung und des Auftragsmanagement stringent zu steuern und nachhaltig abzubilden.“

Wie viele Arbeitsschritte hat ein Kundenauftrag

Betrachtet man heute das Unternehmen, so fallen viele notwendige Schritte der Kommunikation und Steuerung an. Diese unterteilen sich in Auftragsannahme, interner und externer Abstimmung, Entscheidungsfindung, Kostenfreigabe, Materialbeschaffung ggf. externer Beauftragung, Abrechnung und der Erfolgskontrolle sowie Kundeninformation. Noch benötigen man dafür unterschiedliche Computerprogramme. Mitunter bleiben dabei sogar Informationen in einzelne Köpfe hängen ohne dass diese schriftlich erfasst und weitergegeben werden. Spätestens bei Abrechnung, bei Kundennachfragen oder einer späteren Wiederholung einer gleichen Arbeitsaufgabe entstehen Schwierigkeiten oder zumindest zusätzlicher Aufwand. Effizienz geht anders!

So betrachtet, ist jetzt die richtige Zeit für eine Änderung erreicht. Blickt man mit etwas Abstand, dann wird man feststellen, effiziente Arbeit ist immer dann erforderlich, wenn Werte erfolgsorientiert erschaffen oder erhalten werden sollen. Die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder Lieferanten erweitert dabei die eigenen Optionen. Anders gesagt geht es im Business – Handwerk, Mittelstand und Industrie eingeschlossen – immer darum, gewinnorientiert Kundenwünsche zu verstehen sowie diese schnell und kostengünstig zu erfüllen. Arbeit ist also eine Verbindung aus auftragsbezogener Kommunikation und Interaktion mit anderen. Doch um erfolgreiche Zusammenarbeit zu organisieren, bedarf es Absprachen, Datenaustausch und Verträge. Das wird heute mittels einem Mix aus Office-Dateien, Branchensoftware, ERP-System, Telefon, E-Mail und eventuell sogar noch Fax erledigt. Wer käme dabei auf die Idee, den Vorgang als „eindeutig, zielgenau und verlässlich“ zu beschreiben – wohl niemand.

Auftragsbasierte Konversation führen und gezielt Informationen austauschen
Die Aufgabe ist es nun, mit dem richtigen Tool und der richtigen Arbeitsweise, einen durchgängigen Prozess aufzubauen. Hierbei sollte gleichzeitig ein Überblick zum Stand der Arbeit, daran beteiligte Personen sowie Unternehmen, erfolgter Daten- und Informationsweitergabe sowie den Ablauf des Gesamtprozesses entstehen. Dazu kann ein e-Kollaborations-Tool eingesetzt werden. Hier findet man Auskunft zu allen zuvor aufgeführten Punkten und kann darüber hinaus auch die schriftliche Kommunikation und das Zustellen von Informationen zeitlich nachverfolgen. Keine Information geht verloren oder bleibt im SPAM Filter hängen. Der gesamte Vorgang wird zusammenhängend abgelegt. Das Maximum an Transparenz und Wiederauffinden sind erreicht. Das bedeutet mit nur einer Software wird der gesamte Prozess der Zusammenarbeiten unterstützt. Das bietet Unternehmen die Chance, Effizienzsteigerung bei Arbeitsplanung, Durchführung, Abrechnung und im Auftragsmanagement zu erzielen. Und die wunderbare Nebenwirkung die mit dem Einsatz der Kollaborations-Software erzielt wird, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmen entgehen dem Ersticken in der alltäglichen Email Flut.

Umstellung auf neue Software und neue Arbeitsweise

„Kollaborieren statt Kollabieren“ kann also die Antwort heißen, wenn man das neue Jahr mit solch guten Vorsätzen betritt. Der Einstieg ist einfacher als man es denkt. Software installieren und loslegen … Doch halt, das könnte dann zu einer schnellen Frustration führen, denn die größte Umstellung muss im Kopf des Mitarbeiters und der Mitarbeiterin erfolgen. Hier heißt es zu lernen, wie Aufträge nachhaltig benannt werden, Informationen mit anderen zu teilen und die vielen Möglichkeiten preiswerter Software zu entdecken und richtig einzusetzen sind. Wer dazu im Unternehmen nicht bereit ist, weil man sich durch das Horten von Informationen unentbehrlich machen wollte, ist für das neue Jahr und die neue Arbeitsweise noch nicht bereit. Hier gibt es allerdings einen Lichtblick …

Beratung zur Softwareauswahl, Seminar und Begleitung bei Einführung und Arbeit

Beratung und Coaching im Unternehmen sind das richtige Angebot für alle, die jetzt hellhörig geworden sind. Denn das gegenwärtige Angebot von entsprechender Software ist unübersichtlich und nur lückenhaft auffindbar. Bekannte Anbieter von Officesoftware halten dabei nicht unbedingt das beste und schon garnicht das günstige Angebot für Handwerk und Mittelstand bereit. Daher rechnet sich eine Beratung sehr schnell. Sie beginnt bei Berater Hasford mit einem Gespräch zur Aufgabenstellung. Dem schließt sich eine Beratung bei der Softwareauswahl an. In Folge ist sein Kollaborations-Seminar dann das am besten geeignete Mittel, um das notwendige Wissen ins Unternehmen zu tragen auf Vorurteile einzugehen und Unsicherheiten abzubauen. Hier haben alle Mitarbeiter die Chance umfassendes Wissen zu erwerben und den schnellen Einstieg zu trainieren.

Als Business Moderator und Berater vereint Hasford den Überblick über den Software-Markt, die Erfahrung aus Workshops zur Softwareeinführung und Begleitung der alltäglichen Arbeit. Für eventuell notwendige Anpassungen verfügt er über Kontakt zu Software-Anbieter und IT-Service. Er unterstützt aktiv bei Formular- und Prozessgestaltung, berät zu Fragen der Datenschutzgrundverordnung und optimiert Arbeitsstrategien. Der Umstieg auf kollaboratives Arbeiten heißt für ihn, immer auf die konkrete Situation und die Wünsche des Kunden einzugehen und dabei Dienstleistung auf Umfeld und Sprache des Kunden abzustimmen.

Die Herausforderungen bei der Einführung einer neuen Software kennen

Benötigen man noch Hilfe beim Überzeugen des Chefs oder sind in größeren Unternehmen wichtige Stakeholder mit Informationen und Berechnungen zu versorgen? Muss die IT Abteilung überzeugt werden, dass bestehende Software wie Outlook, Word, Excel, MS Project, Trello oder Ansana eben nicht für das kollaborative Business ausreichen? Oder fehlt noch der Überblick bei den alltäglichen Prozessen? Muss noch eine Auswahl der Beteiligten erfolgen? Hasford sagt dazu: „Ich unterstütze meine Kunden Lösungen zu finden. Für mich ist die erste Aufgabe, die Probleme und Herausforderungen meiner Kunden zu verstehen. Denn die Arbeit beginnen wir dort, wo sie heute stehen. Das klare Ziel dagegen heißt Effizienzsteigerung und damit eine Zukunft des Unternehmens zu sichern.“ Kollaboration erfolgreich im Unternehmen zu implementieren bedeutet aber auch die Zeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen produktiver zu gestalten und sie von nervenaufreibender und unnötiger Suche in der E-Mails zu entbinden. Ein weiterer Schritt der digitalen Transformation im Unternehmen.

Viel Erfolg bei der effizienteren Gestaltung kollaborativer Arbeit im neuen Jahr!